Де шукати документ
Працівники архівів забайкальської столиці завжди прийдуть на допомогу
Свого часу в арсеналі Народного артиста СРСР Аркадія Райкіна був сатиричний жарт про паперову тяганину з надання різних довідок. «Дайте мені таку довідку, спра-а-авище про те, що мені більше не потрібна жодна довідка!», - з обуренням звертався до уявних чиновників відомий гуморист.
Минуло десятиліття. Немає вже на карті тієї країни, від імені якої Аркадію Йосиповичу було надано високе звання. Проте залишилася і досі не втратила своєї актуальності проблема надання різних довідок на паперових носіях. І це, незважаючи на всесвітню комп'ютеризацію!
З цієї причини наші співвітчизники, відкинувши всі справи (у тому числі й робітники, оскільки всі документи інстанції, що «запитують», працюють у «робочі дні») змушені займатися розвідувальною діяльністю. Яка може розтягнутися на тривалий час. Причому з потенційним знищенням нервових клітин, які, на жаль, не відновлюються.
І це відбувається з наступної причини. Потрапивши нещодавно в аналогічну ситуацію, зіткнулася з вражаючим фактом. Як з'ясувалося, працівники тієї чи структури бувають навіть «не в курсі», де шукати необхідний документ. В даному випадку на виручку прийшла професійна скрупульозність, і вже наступного дня документ був у мене на руках. Сповнена подяки до професіоналів своєї справи вирішила написати матеріал, який може виявитися корисним для наших читачів, які опинилися в подібній ситуації. До речі, про ділові якості та доброзичливість працівників архівів забайкальської столиці позитивно відгукуються не лише наші земляки, а й гості краю. У тому числі й закордонні.
Отже,знайомтеся, начальник відділу у справах архівів Адміністрації міського округу «Місто Чита» (Муніципальний архів) Наталія Коновалова. І перше питання, яке поставила керівнику такого важливого відомства, звичайно ж, було пов'язане з тим, скільки ж всього архівів знаходиться в крайовій столиці?
- Наталю Олександрівно, поясніть, будь ласка, читачам «Ефекту», у чому різниця між вище перерахованими «сховищами» різної документації?
- Щодо відомчих, Військового та Залізничного архівів, то, виходячи з назв, тут все ясно. Тому розповім про те, за якими принципами працюють державні та наш, муніципальний, архів. Почнемо, мабуть, із найстарішого і значущого архіву – Державного архіву Забайкальського краю. Архів веде свою історію, починаючи з 1923 року, та здійснює зберігання та використання 370 фондів. Що й казати, список дуже великий. До нього входять документи установ та організацій Далекосхідної республіки, радянського та пострадянського періодів, документи громадських організацій, особисті фонди та колекції мешканців краю, які зробили значний внесок у його розвиток у будь-якій зі сфер своєї діяльності.
- У такому разі, хто може звертатися до цього архіву?
- Наші земляки можуть звертатися до Держархіву краю за отриманням копій всілякої управлінської документації, як-от: копії, розпорядження, постанови наказу державних органів влади, організацій, установ та підприємств, розташованих на території регіону. Крім цього, сюди можуть звертатися студенти, викладачі, історики та ті громадяни, яким необхідні документи для якихось наукових досліджень, написання дипломів, дисертацій, докторських робіт тощо. Також документи крайового держархівуможуть виявитися корисними тим, хто вирішив скласти генеалогічне дерево свого роду. Метричні книги знаходяться на зберіганні лише у цьому архіві. До державного ж архіву з особового складу слід звертатися при оформленні пенсії за віком, у разі потреби підтвердження стажу та заробітної плати в організаціях, установах та підприємствах Читинської області та Забайкальського краю, які нині ліквідовані. Якщо ж організація існує і донині, то за підтвердженням стажу та зарплати, що нараховується, необхідно йти в саму організацію.
- А які документи зберігаються у Муніципальному архіві?
- Проте, за якою інформацією слід звертатися до Муніципального архіву?
- Наталя Олександрівна, скажіть, а який «термін придатності» документів на місцях? Після закінчення якого періоду вони надходять до архіву на безстрокове зберігання?
- Вся управлінська документація надходить до архівів тільки після закінчення 5-річного терміну зберігання у тій чи іншій організації. І якщо громадянину потрібна копія розпорядчого документа терміном менше 5 років, то за нею слід звертатися безпосередньо до тієї організації, в діяльності якої і було створено необхідний документ.
- Як показує дійсність, робота численних відомств, які вимагають від громадян надання різних документів на паперових носіях, поки що не перейшла на електронний формат за офіційними відомчими запитами. Щоб витратити мінімум часу і сил на пошук затребуваних документів, яку пораду Ви можете дати нашим читачам зі свого боку?
- А де можна отримати документи «особистого характеру»?
- За отриманням особистих документів, як свідоцтво про народження, документ про реєстрацію актагромадянського стану тощо, необхідно звертатися до територіальних органів Мін'юсту України та органів РАЦС за місцем проживання.
- Велике спасибі за бесіду.