Документування нарад

Новини на цю тему

Нарада – обов'язкова частина щоденної роботи організації. І, як будь-яка виробнича діяльність, вона потребує документаційного забезпечення.

Нарада – обов'язкова частина щоденної роботи організації. І, як будь-яка виробнича діяльність, воно потребує документаційного забезпечення.

Видів нарад, як відомо, безліч, і класифікують їх за різними ознаками – від періодичності проведення до кількості учасників. Але незалежно від виду наради, його документування зводиться до трьох етапів: підготовка, протоколювання та виконання протоколу. Розглянемо ці етапи докладно з погляду оформлення документів.

Підготовка. Запрошуємо на нараду

Лист-запрошення є різновидом ділового листа, а отже, складається у повній відповідності до ГОСТ Р 6.30-2003 Державного стандарту України. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (далі – ГОСТ Р 6.30-2003). Не повторюватимемо загальні правила оформлення реквізитів, торкнемося лише пари особливостей.

Текст листа-запрошення простий. Він містить найменування, тему заходу, дату, місце та час його проведення, а також координати контактної особи для уточнення інформації. Як додатки до листа-запрошення можуть бути направлені порядок денний наради, його програма, інформаційно-довідкові матеріали для ознайомлення учасників тощо.

Збори на високому рівні

Відповідно до статті 34 цього ж закону, загальні збори скликаються виконавчим органом товариства, тобто керівником. Процедура скликання учасників та проведення зборів регламентована та міститься у Статуті або Положенні про порядокскликання та проведення загальних зборів учасників товариства.

Згідно з загальним правилом, керівництвом організації видається наказ з основної діяльності, в якому ряд працівників отримує вказівки щодо підготовки та обслуговування майбутніх зборів. Нагадаємо, що згідно із законом повідомити учасників товариства про майбутні збори необхідно не пізніше ніж за тридцять днів до його проведення.

На підставі цього наказу складається лист-запрошення. Копія наказу прикладається до листа, як і порядок денний, на окремому аркуші, звіти та інші інформаційно-довідкові матеріали також прикладаються для ознайомлення, список учасників зборів – за потреби. Доставляти подібні листи найкраще силами кур'єра, який подбає про відмітку про отримання на візовому примірнику листа, або надсилати поштою рекомендованим листом.

Центральним документом наради, безперечно, є протокол. Про те, як оформляються протоколи, можна дізнатися у таких нормативних документах:

Реквізити протоколу

Протокол містить такі реквізити:

найменування організації - оскільки протокол оформляється на загальному бланку документів, винаходити нічого не потрібно; достатньо лише підготувати бланк відповідно до Додатку Б до ГОСТу Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 – загальний бланк, малюнок Б.5 – бланк конкретного виду документа);
найменування виду документа - ПРОТОКОЛ;
заголовок до тексту – тут можна назвати вид наради, його тема чи склад;
дата документа – дата проведення наради;
реєстраційний номер документа;
місце складання документа;
текст документа;
підписи головуючого та секретаря;
візи ознайомлення.

Крім перерахованихобов'язкових реквізитів протокол може містити також:

гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
резолюцію – це дуже коректно з погляду класичного діловодства, але у організацію від вищої інстанції приходить до виконання протокол без супровідного листа, керівнику доводиться ставити резолюцію просто в протоколі.

Відмітка про наявність програми після тексту протоколу не робиться. Відомості про наявність програм прийнято надавати у тексті протоколу.

Автор: спеціаліст з ДНЗ та кадрового діловодства Євгенія Кожанова

Ми публікуємо статтю зі скороченнями. Повний текст статті, в якому також наведено приклади листа-запрошення, протоколу та рішення наради, а також порядок контролю її виконання ви знайдете в №8 2014 журналу "Сучасні технології документообігу та діловодства"

Сподіваємося, що отримана інформація допоможе вам ефективніше працювати з документами та уникати багатьох поширених помилок.

Гіпермаркет професійної інформації

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" – провідний щомісячний журнал з підвищення кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів та офіс-менеджерів.