Як ефективно працювати в програмі Word Microsoft Office, ІНСТИТУТ ПРОЕКТУВАННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ
У цій статті буде зроблено спробу описати один із підходів до оформлення тексту при розробці проектної документації з максимальною можливістю використання вбудованих засобів Word та одночасного задоволення вимог нормативних документів щодо оформлення текстової частини проектної документації. Однією з проблем розробки текстового документа при проектуванні об'єктів капітального будівництва є необхідність роботи над документом кільком фахівцям відразу, і відсутність у більшості проектних компаній можливості організації одночасної роботи над одним документом кількох користувачів, і найболючіший етап у подальшій роботі над документом – це його коригування.
Оскільки Word насправді є далеко не дуже простою програмою, яку інтуїтивно можливо освоїти за півгодини і навіть за тиждень, то пропонується наступний спосіб розв'язання описаного завдання (як приклад розглянемо оформлення текстового документа, що відповідає вимогам ГОСТ Р 21.1101- 2013):
Створюємо шаблон документа, оформлений за вимогами нормативної документації: з рамками, основними написами з максимальним заповненням, стилями, налаштованими під нормативні вимоги конкретної проектної організації тощо. (малюнок 1).
Розподіляємо зони документа між виконавцями, які працюють над документом: обкладинка та титульний лист, склад проекту розробляє ДІП; описова частина текстового документа, додатки – виконавці відділу-розробника, який виконує розробку конкретного розділу проектної документації; Створюємо шаблони до роботи (кожному учаснику свій окремий шаблон) (рисунок 2).
Кожен учасник розробкиТекстовий документ розробляє свою частину незалежно від інших виконавців, що беруть участь у розробці документа.
А тепер найголовніше, коли документи розроблені, їх необхідно зібрати разом, для цього в основному шаблоні вставляємо посилання на файли з текстами, підготовленими різними виконавцями та отримуємо готовий документ (рис. 3)
Запропонований спосіб створення текстового документа Word має ряд переваг:
- не вимагає від виконавця рівня просунутого користувача програми Word;
- дозволяє працювати над документом одночасно декільком виконавцям;
- дозволяє швидко вносити зміни до документа.
- все-таки наявність у створенні хоча б одного дуже просунутого користувача програми Word;
- файли, створювані виконавцями, мають бути у певних місцях.