Організація обліку лікарських засобів в аптеці за системою штрихового кодування
Організація обліку лікарських засобів в аптеці за системою штрихового кодування ……………………………………….……………………………………4
Список використаних джерел ………………………………………….……….12
У сучасному супермаркеті покупець із разючою безтурботністю набиває продуктами металеві кошики, навіть не замислюючись про те, як потім касир розбиратиметься, який товар скільки коштує. А, власне, причин для занепокоєння немає — адже всі касові апарати підключені до комп'ютера. Провів сканером із упаковки — отримав повну інформацію. Така автоматизація стала можливою завдяки лише одному винаходу - штрих-коду.
За кількістю транзакцій великі аптеки можуть перевершувати супермаркети. Головна особливість фармацевтичної галузі – дуже великий асортимент. Асортимент однієї аптеки найчастіше становить від 4000 до 8000 найменувань продукції. Всі інші особливості роздрібного продажу полягають у правилах зберігання та продажу ліків, правилах відпустки за рецептами, що накладають специфічні обмеження на бізнес-процеси в аптеках. Гігантський обсяг транзакцій, номенклатурних одиниць та кількості користувачів є справжнім випробуванням для будь-якої системи.
Як відомо, в СРСР такого поняття як штрих-код не існувало. Справа в тому, що в магазинах Країни Рад достатку товарів не спостерігалося; говорити про якийсь їхній асортимент теж не доводилося. Зовсім інша ситуація — коли кількість видів виробленої підприємствами і продукції роздрібної продукції різко збільшується. Як колись говорив Президент Франції Шарль де Голль, важко управляти країною, де виготовляється 400 сортів сиру. Не дивно, що запам'ятати всі найменування жоден продавець, касир, та й сам виробник сьогодні не в змозі. Сучасномупідприємцю необхідна інформація актуальна та максимально точна. Це стосується не лише торгівлі, а й виробництва. Як вирішити цю проблему? Найбільш популярна на сьогоднішній день відповідь: за допомогою штрихової ідентифікації. В даний час штрих-код завдано практично на 100% товарів, що реалізуються в Західній Європі, США та Японії. Як показує досвід, ефективне використання штрихового коду в торгівлі можливе за його наявності не менше ніж на 70% всієї продукції, що продається в магазині (в аптеці, на складі). Це, своєю чергою, висуває таку вимогу: абсолютна більшість виробників має постачати свої товари штриховим кодом.
Існує кілька стандартів штрих-кодів. В основному сьогодні застосовуються тип EAN-13 (European Article Numbering), тобто 13-розрядний штрих-код. Загалом 9 початкових цифр — унікальний реєстраційний номер конкретної компанії, з них перші 2–3 цифри — код національної організації, де було зареєстровано та видано цей код. (Наприклад, діапазон від 00 до 13 зарезервований за США, від 460 до 469 – за Україною, 482 – за Україною, 50 – за Великобританією тощо). Наступні 3 цифри – ідентифікаційний номер продукції всередині підприємства. Він надається кожному товару самим виробником. Існує хибна думка, що за першими 2–3 цифрами штрихового коду можна визначити країну, де вироблено товар. Насправді, це не зовсім так. Справа в тому, що за ними можна лише дізнатися, в якій національній організації зареєстровано те чи інше підприємство. Приміром, вся продукція компанії COCA-COLA, виготовлена в Європі, має префікс національної організації Бельгії-Люксембургу — 54. До речі, ці ж цифри вказані й у штриховому коді на пляшках COCA-COLA, виготовлених у Москві. А компанія PEPSI-COLA, наприклад, ставить наупаковці своєї продукції реєстраційний номер тієї країни, де виробляється напій.
Всі сучасні штрих-коди дозволяють робити процес сканування під будь-яким кутом, причому може бути ідентифікуватися як весь код цілком, так і по складових частинах. Імовірність правильного зчитування з першого разу становить близько 99%, що говорить про досить високу надійність цієї технології. Будь-яка компанія, що вступила до лав EAN/UCC, значно підвищує ефективність своєї діяльності. Застосування різних стандартів EAN/UCC створює очевидні переваги в галузі логістики, знижує витрати на паперову роботу, скорочує час між замовленням та доставкою продукції, збільшує точність розрахунків та посилює контроль за всім ланцюжком процесів транспортування, зберігання та реалізації товарів. Багато підприємств реально відчувають економічний ефект від запровадження систем кодування EAN/UСC, оскільки вони, зберігаючи у себе безумовне право будувати внутрішній виробничий процес на власний розсуд, використовують одні й самі методи під час роботи зі своїми торговими партнерами. Впровадження системи допомагає підвищити керованість розподіленої структури компанії, забезпечити прозорість її фінансового стану, дозволяє реалізувати комплексний управлінський облік, забезпечує достовірне та оперативне отримання управлінської інформації, що дозволяє компанії успішно конкурувати.
Все сказане має місце — це об'єктивна реальність. Але як із цією реальністю справляються практичні працівники – ті, хто займається реалізацією товару кінцевому споживачеві. З чим їм пов'язаний перехід на штрихове кодування, зокрема лікарських засобів? Адже, як відомо, теорія та практика — дві примхливі панночки, які рідко ходять під руку.Чого більше в цьому переході: технічних та інформаційних переваг чи фінансових та матеріальних витрат?
Любов Андріївна Лупкіна, уповноважена особа з контролю якості ТОВ «Аптека № 450» (Харків):
Штрихове кодування, гадаю, — найпоширеніший і найоптимальніший метод предметно-кількісного обліку. Штрих-коди надаються виробниками фармацевтичної продукції за спеціальними правилами, затвердженими Міжнародною асоціацією товарної нумерації продукції EAN, і для кожної конкретної назви є індивідуальною. Одного разу промаркувавши товар етикетками зі штриховими кодами, можна багаторазово зчитувати інформацію: прийомі, переміщенні, відпустці, інвентаризації. Однак є групи товарів, які в даний час виробниками не маркуються і не мають свого штрих-коду, зокрема це предмети догляду, супутні товари, частково косметика. Але нам це не проблема. Ось уже два роки, як ми повністю перейшли на предметно-кількісний облік з використанням штрихового кодування, і у разі відсутності оригінального штрих-коду на упаковці ми присвоюємо препарату свій внутрішньофірмовий. Таким чином, кожна товарна одиниця в аптеці (а у нас понад 5000 найменувань) має свій індивідуальний штрих-код (чи це оригінальний штрих-код виробника, чи це наш внутрішньофірмовий), що однозначно її ідентифікує в нашій базі даних. Загалом, присвоєння штрих-кодів справа нескладна. Після введення всієї інформації про продукт в електронну картку код надається автоматично. Цифри йдуть по наростаючій, так що помилка та дублювання практично виключені. Переваги організації предметно-кількісного обліку лікарських засобів методом штрихового кодування очевидні. Якщо раніше на запитання покупця проНаявності того чи іншого препарату потрібно було довго шукати його в торговому залі або, того гірше, бігти на склад, то зараз це одне натискання клавіші на комп'ютері. Разом із програмою автоматизації обліку впровадження методу штрихового кодування дозволяє нам:
у будь-який момент часу мати інформацію про наявність чи відсутність препарату у торговому залі чи на складі;
знати точну кількість залишків по кожному препарату та спрощувати процедуру інвентаризації (проводити переоблік можна не закриваючи аптеку та не припиняючи продаж);
здійснювати аналіз оборотності лікарських препаратів за групами та за окремими товарними одиницями;
відстежуючи мінімальні залишки, своєчасно планувати закупівлю препаратів;
виявляти нерентабельні та слабо затребувані препарати тощо.
Що потрібне для організації обліку з використанням штрихового кодування?
Наявність сучасного програмного забезпечення та висококваліфікованих фахівців. ТОВ «Аптека № 450» завжди уважно стежить за новинками як фармацевтичної галузі, так і в галузі інформаційних технологій, і, мабуть, ми одними з перших упроваджуємо у своїй роботі нові прогресивні методи. Наші фахівці постійно підвищують свою кваліфікацію, проходять навчання та тестування. Йти в ногу з новими технологіями — дороге задоволення, але застосування всього нового дозволяє нам бути більш привабливими для покупця щодо обслуговування, надавати широкий асортимент високоякісних лікарських засобів, виключати продаж фальсифікованих товарів. Система внутрішньофірмового штрихового кодування дозволяє виправити деякі недоробки фірм-виробників щодо виконання стандартів, затверджених Міжнародною асоціацією товарної нумерації продукції EAN.
Система оплати товару
Крім штрих-кодування та автоматизації обліку, в нашій аптеці впроваджено та успішно працює система оплати товару за безготівковим розрахунком та відпустка за кредитними картками. Для постійних покупців ми випустили дисконтні картки, які мають свій штрих-код і дають право на пільгове придбання товарів за спеціальними цінами не тільки в аптеках, а й у магазинах, кафе, фотосалонах. Для зручності роботи лікарів ТОВ «Аптека № 450» розробила та впровадила рецептурні бланки з індивідуальним штрих-кодом. Клієнти купують ліки, виписані на цих рецептурних бланках за спеціальними цінами. Все це надає нашим покупцям додаткові пільги, високий рівень сервісу та багато інших переваг. Використання нових технологій, знання та досвід висококваліфікованих фахівців дозволяють нашій аптеці протягом тривалого часу користуватись заслуженою повагою наших клієнтів.
Тетяна Андріївна Куликова, завідувачка аптечних кіосків у ТД «РОСТ» «АптекаРОСТ» (Харків):
Системою штрихового кодування ми користуємось вже 3,5 роки. Питання доцільності роботи у цій системі жодного опору не викликало, тому що переваги його очевидні. Переважна більшість лікарських препаратів, які ми отримуємо, мають якісно надрукований оригінальний штрих-код. Хоча зрідка трапляються і збіги кодів та їхня нерозпізнаність сканером. Є препарати без штрих-коду. Відсутність коду, звичайно ж, призводить до певних незручностей та втрати часу при відпустці ліків. Однак таких препаратів небагато. У нас впроваджено власну систему кодування товару, яка дозволяє своєчасно здійснювати закупівлю. Вона передбачає внутрішню 7-8-значну нумерацію, що присвоюється кожній вступникуодиниці, кожному найменуванню. Індивідуальний номер-код, що дозволяє будь-якої миті часу мати повну інформацію про рух товару — від закупівлі у постачальників до продажу споживачеві, має ті ж переваги, що й штрихове кодування. Адже що таке штрих-коди самі по собі? Це лише засіб для швидкого введення інформації про товар автоматизовану систему торгівлі. Інформація кодується в штриховому коді шляхом застосування штрихів і прогалин між ними різної ширини і, будучи нанесеною на упаковку або етикетку, вона автоматично зчитується сканером. Звичайно, це швидше, ніж пошук найменування у комп'ютері. Але важливіше максимально швидко і точно ідентифікувати відпущений товар, не допускаючи помилок і пересортиці. І це відбувається, в одному випадку, зчитуванням інформації з упаковки, а в іншому — натисканням клавіші на клавіатурі.
У нашій електронній картці, що відкривається на кожну одиницю товару, ми також вказуємо всі можливі відомості: найменування, завод-виробник, номер реєстраційного свідоцтва, постачальник, форма випуску, дозування, рецептурна або безрецептурна відпустка, термін зберігання, і т.д. Штрих-код із упаковки вноситься до електронної картки окремою позицією. На правильний облік лікарських засобів у нашій аптеці відсутність або наявність штрих-коду на упаковці практично не впливає. Довідково: сьогодні в нашій аптеці близько 7600 найменувань препаратів. Система замовлень може відстежити: скільки продано за тиждень, скільки залишилося, скільки необхідно закупити. Ця програма спрощує роботу, з її допомогою легко відстежити рух товару. Вона дозволяє одночасно і продавати, і робити інвентаризацію. Внутрішній код товару дозволяє безпомилково виконувати замовлення на оптових фірмах. Для цього необхідні наші кодитоварів (індивідуальні номери) привести у відповідність до кодів (номерів) оптової фірми. Хотілося б, щоб усі наші фармзаводи присвоювали та якісно продруковували штрих-коди на кожну одиницю товару, на кожну упаковку. Тоді у нас не виникало б питання про необхідність купівлі спеціалізованих програм, додаткового обладнання та витратних матеріалів для присвоєння штрих-кодів препаратам, які їх не мають.
Список використаних джерел
1. Ходак І., Максимова А. Друк штрих-кодів. м. Москва 1993 р.
2. Книги "Штрихове кодування в системах обробки інформації".