РОБОТА З КОНФІДЕНЦІЙНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

Оформлення секретних документів.

Одне з основних правил оформлення секретної документації: документи, що мають грифи секретності, повинні виділятися на вигляд.

На кожен документ (навіть якщо він складається з одного аркуша) або групу документів, що належать до одного питання, заводиться окрема папка з особливою обкладинкою, де проставляється вся необхідна інформація. · Гриф секретності ставиться у правому верхньому кутку (для цих цілей виготовляються відповідні штампи). · У спеціальній Книзі особових рахунків ведеться суворий облік кожного документа підлога індивідуальним номером, який проставляється на обкладинці під грифом секретності. · Документи з грифами «ДІЙСНО СЕКРЕТНО» та «ОСОБЛИВОЇ ВАЖЛИВОСТІ» рекомендується позначати особливими кольоровими смугами, проведеними з правого верхнього в лівий нижній кут обкладинки, що додатково надасть їм більш значущого вигляду. Також на випадок втрати або зіпсування обкладинки, гриф секретності та інвентарний номер необхідно продублювати на титульних аркушах цих документів.

Кожен документ, що має гриф секретності, повинен мати наскрізну нумерацію аркушів (навіть є лише один лист). Аркуші прошиваються міцною ниткою, кінці якої фіксуються шматком цигаркового паперу, де робиться відбиток спеціального друку (що використовується виключно для цього), або гербовою печаткою організації. Нижче робиться напис, де вказується кількість прошнурованих та пронумерованих аркушів, та ставиться підпис відповідального виконавця.

Іноді виникає необхідність додати до подібної папки один або кілька документів, однак, з тих чи інших причин прошнурувати та пронумерувати їх неможливо. В даному випадку на початок папки вклеюється реєстр,якому перераховуються всі наявні листи (як нові, і зберігалися раніше). Кожен із новостворених листів повинен отримати свій гриф секретності та індивідуальний інвентарний номер. Вся ця інформація вказується у реєстрі.

Як чернетка під час підготовки секретних документів повинні бути використані зошити з пронумерованими листами, на інших носіях цю роботу проводити не можна. Після того, як чернетка відпрацьована, і інформацію з неї перенесено до підсумкового документа, зошит підлягає обов'язковому знищенню спеціально уповноваженими на те співробітниками. Також необхідно суворо контролювати процес копіювання інформації із секретних папок. У приміщенні, де проводиться робота з ними, повинна бути відсутня будь-яка копіювальна техніка або налагоджений суворий облік її використання. Якщо під час роботи із секретною документацією використовується копіювальний папір, вона також підлягає знищенню відповідальними особами.

Книга особових рахунків.

Усі документи, які мають той чи інший рівень таємності, обов'язково мають бути враховані в особливому журналі реєстрації. Там вказується така інформація:

Інвентарний номер. · Назва. · Гриф секретності. · Кількість листів. · Дата отримання та підпис. · Дата вилучення та підпис.

У зв'язку з тим, що ця книга містить згадку і назву секретних документів, вона сама має гриф «СЕКРЕТНО». При цьому книга також має інвентарний номер і фіксується всередині самої себе під першим пунктом. Інші книги особових рахунків записуються в міру їхньої появи.

Якщо організація має філії, що використовують секретну документацію, то структура буде складнішою. Кожна з філій заводить свою книгу особових рахунків, копія якої(Абсолютно ідентична) зберігається в головному офісі. Повний збіг інформації в них дозволяє чітко контролювати переміщення документації між структурними підрозділами та відстежувати долю кожного документа.

На кожен із типів секретності заводиться окрема книга, в жодному разі не можна допускати змішування інформації в одному реєстрі.

Необхідно зауважити, що для документів з грифом «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ» подібний журнал заводити рекомендується, але не обов'язковий: все залежить від розсуду керівництва фірми.

У разі коли засекреченню підлягає не документ, а якийсь виріб або механізм, то облік, зберігання та робота з ним здійснюється згідно з тими самими принципами. Різниця полягає в тому, що необхідно передбачити можливість опломбування пристрою таким чином, щоб унеможливити ознайомлення з його внутрішнім пристроєм з боку зловмисника.

Якщо фірма має у своєму розпорядженні документи, що мають різні ступені секретності, то з'являється доцільність введення системи допусків. Це дозволяє максимально обмежити коло осіб, які матимуть можливість ознайомлення з комерційною таємницею. Як правило, допуски мають номерне позначення: наприклад, в армії допуск №3 дозволяє працювати з документами рівня «СЕКРЕТНО», допуск №2 – «ДІЙСНО СЕКРЕТНО», допуск №1 – «ОСОБЛИВОЇ ВАЖЛИВОСТІ». Допуск дозволяє працювати з більш «простими» документами. Так, №2 поширюється на такі, що мають гриф «СЕКРЕТНО», але не дозволяє ознайомитися з «ОСОБЛИВОЙ ВАЖЛИВОСТІ»; допуск №1 – зумовлює роботу з документацією будь-якого ступеня секретності.

Ступінь допуску того чи іншого співробітника може визначатися найрізноманітнішими факторами: виробничою необхідністю, стажем роботи в організації, нарешті,рівнем особистої довіри керівника. Але у будь-якому разі вимоги до роботи з документами мають поширюватися на всіх однаково. Це дозволяє суттєво скоротити ризики витоку інформації: ознайомлення співробітників лише з тими матеріалами, які потрібні їм у процесі роботи. Видача документів виключно під підпис та на короткий термін (для чого доцільно завести на кожен із них окрему картку). Заборона копіювання та винесення з робочого місця тощо.

З часом ряд документів може підлягати розсекреченню. Як правило, це відбувається у двох випадках: за розпорядженням керівництва фірми або після закінчення терміну засекречування. Технічно цей процес виглядає як присвоєння документам нижчого грифу секретності.

Неявні способи витоку інформації.