Свій бухгалтер, фрілансер чи аутсорсер
У сучасному світі компанії стикаються з безпрецедентним тиском з боку ринку. Виживають і досягають успіху ті організації, які ведуть бізнес найефективнішим способом, домагаючись зниження операційних витрат за збереження високої якості товарів та послуг. Однією з найбільш сучасних та успішних бізнес-моделей, що дозволяють досягти реальних конкурентних переваг, є аутсорсинг та залучення до проектів фрілансерів, - вважає керуючий партнер АКГ «Фінрада Аудит» Вадим Долгополов.
Для початку необхідно розібратися у термінах:
Аутсорсинг (від англ. outsourcing: зовнішнє джерело) - передача організацією певних бізнес-процесів або виробничих функцій на обслуговування іншої компанії, що спеціалізується у відповідній галузі. На відміну від послуг сервісу та підтримки, що мають разовий, епізодичний, випадковий характер і обмежені початком і кінцем, на аутсорсинг передаються зазвичай функції з професійної підтримки безперебійної працездатності окремих систем та інфраструктури на основі тривалого контракту (не менше 1 року).
Фрілансер (у переносному значенні — вільний художник) — людина, яка виконує роботу без укладання довгострокового договору з роботодавцем, що наймається лише для виконання певного переліку робіт (позаштатний працівник). Будучи поза постійним штатом будь-якої компанії, фрілансер може одночасно виконувати замовлення для різних клієнтів.
Бухгалтерський аутсорсинг - це можливість доручити облік всіх фінансових питань сторонній фірмі або приватному фахівцю.
Якщо подивитися, як розвиваються такі послуги за кордоном, то легко побачити: подібна практика там поставлена на потік.Більшість невеликих фірм (та й багато великих!) взагалі не містять штатних бухгалтерів.
І це зрозуміло. Наприклад, у США або Великій Британії бухгалтерія - це технічна робота, що зводиться до правильної реєстрації всіх засобів бізнесу та заповнення стандартних форм звітності. А таку копітку та точну, але не надто складну роботу мають виконувати кваліфіковані фахівці, яких якраз і можна знайти у консультаційних компаніях.
А в нас бухгалтер - людина, швидше, творча. Запити українських підприємців часом просто нездійсненні. Зазвичай від бухгалтера потрібно зробити все так, щоб компанія заплатила до бюджету справжні копійки. І податкове відомство залишилося б задоволеним. Або вже як мінімум спокійним. Так от, у разі використання бухгалтерського аутсорсингу подібне відбувається далеко не завжди, оскільки навіть в Україні "зовнішні" бухгалтери працюють за правилами.
Саме ця обставина суттєво знижує в очах українських підприємців переваги бухгалтерського аутсорсингу. А насправді їх чимало. І вони все частіше змушують керівників уважніше придивлятися до зовнішнього обслуговування.
Обсяг послуг, які надають аутсорсингові фірми, обмежений лише фінансовими можливостями підприємства. Тобто будь-яка пристойна аудиторська компанія може розробити облікову політику, скласти баланс, оформити банківські документи або взяти на себе весь бухгалтерський облік.
І все-таки в Україні, за статистикою, більшість фірм віддає перевагу зовнішній бухгалтерії.
Так що краще створити власну бухгалтерську службу або передати бухгалтерський облік на Аутсорсинг? Відповісти на це питання допоможе невеликий порівняльний аналіз:
1. У штаті аудиторськоїфірми складаєтьсякваліфікований персонал, здатний самостійно вирішувати більшість поточних питань без втручання керівника.
Зауважимо, що більшість серйозних компаній мають у штаті одного або кількох юристів, які забезпечують правову підтримку бізнесу клієнта в рамках договору обслуговування. Консультаційні послуги також зазвичай включаються до договору комплексного обслуговування. Оскільки навіть найдосвідченіший працівник не застрахований від помилок, періодично потрібне проведення внутрішнього аудиту.
Простіше кажучи, якщо передати бухгалтерію аудиторській фірмі, яка надає аутсорсинг, ймовірність помилок зводиться до мінімуму. Фактично, за великим рахунком, і складанням звітності, і її перевіркою займається одна й та сама компанія, лише різні відділи.
У Бухгалтерських компаніях зазвичай працюють дуже мобільні фахівці щодо освоєння чогось нового. І це пов'язано насамперед із тим, що Бухгалтерські компанії обслуговують багато фірм, кожна з яких є унікальною у своїй діяльності, у своїй специфіці. Тут завжди є накопичені у процесі роботи методичні матеріали, що регламентують ведення обліку більшості видів господарської діяльності. До того ж, фахівці, коли вони зібрані в одному місці, можуть завжди обмінятися своїми думками, знаннями, накопиченим досвідом.
Тому, поки ваш бухгалтер витрачатиме час на самостійне вивчення або на пошук та відвідування потрібного семінару, а ви витрачатимемо гроші на оплату цього семінару, фахівці Бухгалтерської компанії вже почнуть вести бухгалтерський облік діяльності нашої компанії. А все тому, що вже підібрано необхідні методичні матеріали, виявлено та вирішено проблемні питання, які вже виникали у компаній зі схожою специфікою, а хто-або зі спеціалістів цієї компанії вже відвідав спеціалізовані семінари та поділився знаннями зі своїми колегами.
2. Використання ліцензійного програмного забезпечення також є додатковою гарантією надійності в роботі компанії. Як правило в аудиторських компаніяхтехнічне оснащення знаходиться на хорошому рівні та забезпечує високу надійність роботи обчислювальної та офісної техніки, сучасний рівень зв'язку з клієнтами.
3.Оперативність. Перевагою власної бухгалтерської служби є близькість її місцезнаходження, що дозволяє оперативно отримувати інформацію, складати документи, вирішувати нагальні проблеми.
При передачі ведення бухгалтерського обліку до сторонньої організації обробка первинних документів та ведення обліку здійснюватимуться в основному офісі цієї організації. Це може ускладнити вирішення оперативних завдань.
І тут можливі різні варіанти мінімізації втрат часу. По-перше, використовувати сучасні канали зв'язку, по-друге, у тих випадках, коли це виправдано, можливе встановлення розподіленої комп'ютерної бази даних, яка дає можливість обом сторонам у режимі реального часу відстежувати поточні операції. По-третє, можна передбачити у договорі, що ведення бухгалтерського обліку здійснюватиметься в офісі Замовника.
4. Відповідальність исполнителя. За законом відповідальність порушення законодавства про бухгалтерський облік лежить керівника організації. Він у свою чергу при виявленні порушень та накладення на організацію штрафних санкцій може притягнути до відповідальності бухгалтера – у рамках законодавства про працю.
Але найчастіше сума штрафних санкцій перевищує ці межі. До того ж бухгалтер може раптово звільнитися.власним бажанням. Керівник організації в цьому випадку зазнає серйозних фінансових та моральних втрат.
У свою чергу, договір зі спеціалізованою організацією дозволяє встановити відповідальність виконавця за якість послуг. Як правило, це відповідальність за своєчасність подання звітів до контролюючих органів, за правильність нарахування податків, за відповідність ведення бухгалтерського та податкового обліків чинному законодавству. І тут керівник організації у разі порушення умов договору може вимагати відшкодування збитків, викликаних діями бухгалтерської компанії.
У спеціалізованій організації, де справа "поставлено на потік", один бухгалтер одночасно веде облік у кількох організаціях, між якими розподіляються накладні витрати, мінімізуючи цим середню вартість бухгалтерських послуг. До того ж вартість аутсорсера є вашими витратами, і скорочує базу оподаткування.
6. Безперервність робочого процесса. Штатним співробітникам необхідно надавати відпустку, тоді як компанія-аутсорсер працює постійно.
7. Конфіденційність. Майже кожен співробітник тією чи іншою мірою є носієм комерційних секретів компанії. З розвитком бізнесу питання безпеки стають дедалі актуальнішими. Існує думка, що в цьому відношенні власний бухгалтер надійніший, ніж працівник чужої компанії. Проте життєві ситуації часом непередбачувані. І практика показує, що саме бухгалтер (тим більше – колишній бухгалтер), скривджений за щось на свого роботодавця, може бути інформаційним джерелом для зовнішніх зацікавлених осіб.
Перше питання, яке постає перед компанією, яка збирається вдатися до послуг аутсорсера: кому кращепередати бізнес-процес – окремій людині чи фірмі?
Працювати з фрілансерами зручно та найчастіше дешевше, ніж з аутсерсинговими компаніями. Тому що з поставленим вами завданням працює лише одна людина, її накладні витрати мінімальні і гонорар отримує він сам. Але найчастіше фрілансери менш відповідально підходять до виконання своєї роботи. Так, як перед ним не стоїть відповідальність за бренд та репутацію колективу.
Юридична особа, як правило, прагне довгострокових відносин, для нього це частина ділового іміджу. А ось для фрілансера набагато важливіше отримання прибутку, і він легко може пожертвувати замовленням заради більш вигідного. Тому навіть за рівного навантаження і порівнянної якості роботи фірми мають перевагу перед фрілансерами.
У своїй більшості всі, хто замовляв будь-які послуги у фрілансерів, знають, що спочатку все йде добре, а потім чомусь стає все важче і важче додзвонитися, потім змусити доробити почате, витримати терміни та якість. І ось дивишся, ви вже самі доробляєте його роботу або берете нову людину.
Практика показує, що фрілансерам можна довірити проекти середньої важливості, поступово підвищуючи рівень довіри до конкретних фрелансерів, якщо вони на це заслуговують. Часто відносини між Замовником та фрілансером складатимуться на «понятійній», тобто без договірної основі. Це, звичайно, неправильно, тому що договір дозволить вам позначити ваші побажання і у разі виникнення взаємних претензій у вас будуть аргументи на захист своїх інтересів.
Перш ніж застосовувати аутсорсинг або відмовитися від нього, треба прорахувати всі плюси та мінуси кожного варіанта – фінансові та нефінансові, тактичні та стратегічні. А також оцінити ризики та визначити резервні сценарії.
Якщо компанія не має сформульованих цілей та завдань, які вона хоче вирішити методом передачі деяких функцій на аутсорсинг, швидше за все, цей перехід не дасть бажаного ефекту.
До ухвалення остаточного рішення: користуватися послугами аутсорсера чи ні необхідно:
Виробити узгоджену позицію, яка враховує інтереси всіх представників керівництва. Не виключено, що цінний час та інші ресурси будуть витрачені на пошук постачальника послуг, ефективність якого виявиться неприйнятною для одного з керівників. Проте чітко визначена мотивація допомагає правильно виділити критично важливі області аутсорсингу.
У різних постачальників послуг аутсорсингу є свої переваги та недоліки. Добре сформульована мотивація допоможе співвіднести їх сильні сторони з вашими потребами і спростить відсікання кандидатів, які не відповідають вимогам, що висуваються до них.
Мотивація допомагає знайти баланс між сумою грошей, що виплачуються, і якістю одержуваних послуг. Більшість постачальників послуг аутсорсингу готові помітно покращити якість обслуговування – але за набагато більші гроші.
Велику роль грає час роботи компанії над ринком, наявність різних сертифікатів, дипломів. До речі, кількість послуг аутсорсингової фірми теж має велике значення. Відповідно, чим ширший спектр, тим краще - тоді компанія зможе вирішити набагато більше завдань.
І не забудьте поцікавитися, чи застрахована відповідальність аутсорсингової фірми перед третіми особами.
Будьте уважні: Мабуть, одним із найнаочніших показників якості бухгалтерського обслуговування є кількість організацій, які перебувають у віданні одного бухгалтера-виконавця.
Практика показує, що залежно від обсягудокументообігу, наявності допоміжного персоналу, який обробляє первинну документацію, і низки інших технічних параметрів один бухгалтер може вести максимум три-чотири організації.
Йдеться про реально працюючі компанії, які щодня здійснюють господарську діяльність, яким необхідне податкове та фінансове планування.
Проте не рідкісні випадки, коли "бухгалтери-багатоверстатники" ведуть облік одночасно в 10 і більше не нульових організаціях. При такому завантаженні якісно виконувати свої обов'язки не в змозі навіть найдосвідченіші фахівці. Існують певні межі "пропускної спроможності", за якими кваліфіковане ведення бухгалтерського обліку закінчується і починається творчість, яка нічого спільного з бухгалтерією не має. При цьому, як правило, звіти здаються своєчасно, бухгалтер не ставить зайвих питань щодо первинних документів, вартість обслуговування більш ніж прийнятна. В очах замовника все виглядає чудово – до першої серйозної аудиторської чи податкової перевірки.