15 помилок під час впровадження електронного документообігу
6. СЕД – гарна річ, але не для всіх
Звичка – річ сильна: не всі можуть зрозуміти, що робота з паперовими документами – минуле століття. Люди, які все життя розгрібають папір, можуть не оцінити цю диявольську машину. Їм не поясниш, що СЕД прискорює роботу, робить її ефективнішою. То що робити, якщо ви вже уклали договір, встановили систему, а співробітники ігнорують її?
Такі речі варто обміркувати заздалегідь. Варто пояснити співробітникам, для чого це потрібно, розписати всі плюси роботи в програмі до встановлення системи. Якщо ж СЕД вже працює, то сила переконання тут не допоможе. Поставте користувача в таке положення, в якому він сам усвідомлює, що нова система необхідна.
Крім того, пам'ятайте про те, що до недосвідченого співробітника програма має бути привітною – зрештою, йому ще не доводилося порівнювати звичний та електронний документообіг.
Із цього випливає наступний пункт.
7. Навчіть, поки не пізно
Допоможіть своєму співробітнику навчіть його користуватися СЕД. Самонавчання, звичайно, добре, але в цій ситуації може створити низку зайвих проблем та загальмувати роботу всієї компанії.
Якщо ви розраховуєте отримати максимум користі від документообігу та покращити роботу співробітників за допомогою впровадження електронного документообігу, то однозначно не варто втрачати від 25% до 95% можливостей програми, про які користувачі просто не знатимуть. Крім того, пам'ятайте, працівники можуть звільнитися, якщо їх щось не влаштовує. Наприклад, складна та незнайома програма. А всьому виною економія на навчанні працівників.
8. Один у полі не воїн
Як показує практика, впроваджувати СЕД ізольовано з інших систем – погана ідея.
Інтеграція з обліковими системами вв більшості випадків йде за умовчанням. Адже набагато зручніше, коли СЕД автоматично взаємодіє з іншими програмами, підвищуючи продуктивність роботи співробітників.
Системи автоматизації бізнесу підтримують експорт даних у формати Word/Excel/PDF, які можуть завантажуватися в СЕД для ознайомлення чи архівації. Завдяки цьому сучасна система документообігу цілком може виконувати роль єдиного сховища документів організації.
Щоб уникнути скарг співробітників, що їм доводиться виконувати зайву роботу, а СЕД виявилася неефективною, краще не нехтувати можливістю інтеграції. У такій ситуації ізоляція призведе лише до незручностей.
9. Анархія - це не мати порядку
Підлеглий поставив завдання керівнику? Документ пішов не до того відділу? Чи не витриманий регламент роботи, поставленої в документообігу? Це нормально, коли співробітники ще не звикли до роботи і лише знайомляться із системою. Проте не можна дозволяти цьому процесу «тестування» тривати надто довго.
Досвідчені вендори, які люблять своїх клієнтів та бажають їм добра, як правило, пропонують уже розроблений регламент роботи зі своєю СЕД у рамках пакету послуг із впровадження. Типове положення про електронний документообіг в організації коротко визначає порядок роботи з основними функціями будь-якого СЕД. За потреби його нескладно переписати «під себе» та своїх співробітників.
10. Не забувайте про мобільність
На жаль (чи на щастя) умови бізнесу вимагають від нас бути завжди і скрізь на зв'язку, будь-якої миті виконати поставлене завдання. Найчастіше від оперативності співробітника залежить темп роботи його колег, тому він повинен завжди бути в системі своєї організації.
Якщо ваші співробітники вже звикли працювати черезгаджети, то повертатися за ПК при найменшій необхідності для них стане справжнім покаранням. Бізнес-процеси йдуть повільніше.
11. Не обмежуйте використання системи відділом ДОП
Будь-який продукт хороший тоді, коли його ресурси використовують по максимуму. Також і з документообігом: щоб він виправдовував себе та працював 100% ефективно, не можна зациклювати його на одних діловодах.
Існуючі СЕД успішно автоматизують контрольно-облікову функцію канцелярії, прискорюють обробку документів – сканування, реєстрацію, пошук, передачу, друк тощо, зменшують втрату документів, проте процеси створення самих документів (створення, погодження, затвердження) залишаться за кадром, якщо обмежити область дії системи лише відділом ДОП.
Не охопленими залишаться і процеси, які йдуть за підсумками затвердження документа – призначення завдань співробітникам та контроль їх виконання. Тим часом, сучасні СЕД містять функціонал, що сприяє прийняттю управлінських рішень та контролю за їх виконанням. Цей функціонал входить до стандартного пакету будь-якої СЕД, і гріх не використовувати те, на що витрачені кошти.
12. Не пропускайте оновлення
Мало купити машину - її ще й потрібно підтримувати в хорошому стані. З СЕД те саме. Необхідно постійно оновлювати систему, виправляти помилки у роботі. Якщо не виконувати цей пункт, є ризик через якийсь час виділити бюджет на нову СЕД. Вам це потрібно?
Переведення системи у постійну роботу – найважча частина проекту. У процесі здійснення електронного документообігу у замовника постійно виникають різні нюанси, які постачальнику доводиться парирувати на льоту постійними оновленнями.
Тому важливо, щоб як мінімум у першіпівроку-рік після впровадження системи вендор зобов'язався надавати вам виправлення помилок та зміни на вашу вимогу, а також підтримувати систему у стабільному стані. Продовження договору на підтримку також гарантує своєчасні оновлення – ці два пункти взаємопов'язані.