2000 чоловік, 3K проектів на рік що таке PPM, і навіщо це потрібно вам
Нижче — короткий лікнеп про те, що це взагалі таке, коли і для чого впроваджується, як сувора українська реальність змінює процеси та кілька порад із практики. І розповіді про 4 найцікавіші впровадження з моєї практики.
Що роблять такі системи? Якщо коротко, Project & Portfolio Management дозволяють побачити статус будь-якого проекту будь-якої миті з потрібним рівнем деталізації. Дають можливість правильно розподіляти ресурси та завантаження співробітників. Допомагають тому, щоб проекти потрапляли до бюджету, терміну та якості.
Передумови застосування PPM
Їх, насправді, дві. Перша – це коли головна організація каже, що час уже колегам працювати на нормальних ІТ-системах і вести облік проектів. Як правило, великі компанії вимагають від підрядників звіти та оновлення за статусом роботи у тому форматі, який сприймає їхня власна система PPM.
Друга причина – це коли компанія зростає та вирішує відстежувати статус своїх проектів, плюс реально економити при розподілі ресурсів. Керівник зазвичай відчуває таку необхідність досить просто: коли він не може точно сказати, що прямо в деталях відбувається на кожному проекті. Значить, настав час щось впроваджувати. Справа в тому, що після впровадження керівник отримує дуже корисний інструмент контролю та управління: йому тепер не треба штовхати своїх підлеглих щодня, уточнюючи, що як пішло. Достатньо заглянути в PPM.
І ще одна, мабуть, найважливіша відмінність. Після впровадження PPM різко зменшується кількість ситуацій, колиза чимось недоглядали. Якщо проекті виникає проблема чи ризик, вони відразу видно керівнику, і може прийняти рішення.
Найчастіше, перехід робиться або з системи неймовірно складних Excel-файлів, пов'язаних величезними зростаючими рік у рік макросами, або з купи розрізнених підсистем. Рідше в компанії немає нічого такого взагалі і потрібно перейти до нового рівня. Але вистачить теорії.
Приклади впроваджень
У себе в компанії ми поставили CA Clarity PPM. У нас тисячі проектів з IT-обслуговування компаній, і вони здебільшого передбачають роботу далеко не однієї команди. Раніше був досить розвинений трекер для встановлення завдань, окрема фінансова система, окрема система контролю ключових точок. Тобто виходило, що співробітники використовували як мінімум три (а частіше – більше) незалежні інструменти: один для постановки завдань, один для звітів та координації з іншими командами, і ще один для фінансів. Це незручно, але загалом – нормально. При цьому нам хотілося вирішити ще одразу кілька запитань. Наприклад – зробити так, щоб кожен планував не як уміє, а у єдиних стандартах з іншими. По-друге, за фактом не було можливості вхопити загальну картину: робочий день міг починатися з обдзвону всіх керівників команд та набуття статусів. Поки всіх не обдзвониш – не зрозумієш, як триває процес. Не було, відповідно, і єдиного простору, де можна було подивитися відразу все – треба було лазити купою підсистем і порівнювати звіти. Плюс трудомісткість проведення планового факт-аналізу – наприклад, щоб відповісти на запитання – скільки і яких фахівців потрібно, щоб закінчити проект на місяць швидше, доводилося знову ж таки всіх обдзвонювати та рахувати руками.
Наразі нова система інтегрована з CRM, системою облікутендерів, системою управління контрольними точками, системою мікроменеджменту (звичним трекером), HRMS, HP SM, BPM, ERP, IBM WebSphere (ESB), системою аналітичної звітності. Все це більш ніж на 2100 співробітників дозволяє вести під 3000 проектів щорічно. Є наскрізний контроль над проектами, і є отримання актуальної, повної та несуперечливої звітності. Зрозуміло, що для багатьох перехід означав дещо болісне перенавчання, але зараз усі щасливі.
Одному великому банку потрібна була реалізація інструменту централізованого управління термінами та ресурсами проектів з переформатування точок обслуговування клієнтів.У ході проекту було виконано проектування та впровадження системи на базі Microsoft Project Server 2010, проведено навчання ключових користувачів. На виході: управління проектами та програмами, контроль за дотриманням термінів, контроль якості проектів, координація зусиль усіх учасників проектів, створення єдиного інформаційного простору проектів, відстеження ходу виконання проектів, формування зведеної звітності щодо проектів.
Ну і для ще однієї компанії інтегрували Oracle Primavera EPPM з порталом на базі Microsoft SharePoint.Вийшло створення єдиного інформаційного простору, забезпечення оперативної колективної роботи проектних груп, забезпечення оперативного управління проектами та координація використання ресурсів, контроль виконання завдань проектів, ведення звітності щодо завдань проектів.
Які завдання вирішуються?
- Співробітники працюють ефективніше. У плані, що можна бути впевненим, що найдорожчі співробітники не простоюватимуть чи вирішуватимуть завдання, з якими справилися б стажери.
- Усунення «пляшкових шийок» у ресурсах, необхідних дляреалізацію проектів. І пророкування таких шийок: нижче я покажу скріншот прогнозу «що буде, якщо ми візьмемо ще одного клієнта/замовника».
- Плюс – стандартизація процесів, повна інформація щодо кожного. Що важливе — виключення ситуацій безконтрольного чи непоміченого вчасно порушення термінів.
- І, звичайно, економія часу керівника, всі дані для прийняття рішень на кліку.
Чим це все відрізняється від трекерів?
Хто виграє від застосування?
Що взагалі вміє PPM та як вибирається конкретна система?
На ринку PPM рішень я бачу чітке розбиття систем на три типи. По-перше, це «монстри» або core-системи, в яких є всі модулі управління проектами, які можна вигадати (від стратегічного управління до планування операційної діяльності). Вони ставляться на сервери компанії і потихеньку стають свого роду кровоносною системою бізнесу, проникаючи у всі процеси без винятку. Впровадження триває довго, складно, але через 20-річну еволюцію таких рішень передбачаються майже всі проблеми великого бізнесу. Є системи, де майже нічого немає – лише базова звітність і мало аналітики. І є рішення, які лежать десь у середині, що дозволяють, з одного боку, легко розвернутися, а з іншого – досить гнучкі для модернізації.
"Монстри" PPM
Серед «монстрів» на вітчизняному ринку найчастіше зустрічаються такі рішення:
- CA Clarity
- HP PPM
- Oracle Primavera
- Microsoft Project Server
Усі перелічені системи хороші залежно відкомпаній та типів завдань. У моїй практиці одна компанія вибирала собі рішення з приблизно такого ж списку11 місяців: два тижні складався шортлист, потім фахівці компанії навчалися у кожного постачальника, потім проганяли деякі тестові проекти в демо-версіях на реальних даних. Тобто, по суті, весь цей час коригував техзавдання та вимоги. Через 11 місяців система була обрана, 3-4 місяці впроваджувалась перша версія і час, що залишився, робилася міграція історичних даних + навчання користувачів.
Сучасні гнучкі рішення
Але не завжди хочеться переробляти весь бізнес і змінювати думку на процеси в ньому, і не завжди хочеться будувати нову ІТ-інфраструктуру для PPM.
Набагато частіше є локальні завдання на кшталт ведення портфеля проектів та оцінки того, як і що в ньому відбувається. У таких випадках практично ідеальними стають рішення, які швидко розгортаються у хмарі та «закривають» найгарячіші завдання. В Україні зараз поступово з'являються рішення цього класу, а Gartner вже ставить їх у свій квадрат і пояснює, для якого бізнесу вони актуальніші за «монстрів». Одне з таких рішень — KeyedIn Projects, яке працює з «хмари», але може бути розгорнуте і в інфраструктурі компанії. Нижче приклад саме про «хмарний» варіант роботи з одного із завдань.
Приклад управління ресурсами
Розподіл ресурсів – одне з типових завдань для багатьох організацій та структур, особливо сервісних. Це може бути:
- Оцінки, які співробітники знадобляться, якщо ви візьмете новий проект.
- Оцінки, що насамперед потрібно робити в IT-проектах компанії та в якому порядку.
- Розподіл завдань у проектному офісі.
- Планування проектів із урахуванням завантаження ресурсів.
Потрібно розподіляти не просто людей, а ролі плюс врахувати наявність обладнання, час, можливості і взагалі купу деталей, включаючи навички кожного ресурсу в проекті. Тобто в частині стратегічного планування ми говоримо про те, що є можливість зіставляти capacity (ресурсні можливості) компанії з тим, які ролі та в якому обсязі потрібні для реалізації кожного проекту та портфеля проектів загалом. У цьому можна проводити сценарний аналіз. Тобто для кожного проекту можуть бути різні сценарії виділення ресурсів — наприклад, як працювати за оптимістичного прогнозу ходу проекту або за песимістичного. Або що робити, якщо фінальний реліз вийде раніше за графік, або затримується. Це називається "What If - аналіз".
Інша сильна сторона KeyedIn Projects — це можливість навести лад у «головах» керівників проектних офісів. У системі можна структурувати всі проекти, подивитися по кожному з них статуси, хто займається, добре йде чи погано, чи потрібно робити контрзаходи. Керувати офісом, де ведеться, починаючи від десятків і закінчуючи тисячами проектів, без такого інструменту просто неможливо.
Скільки займає використання?
Зазвичай, core-системи «рівня ОС» типу HP PPM чи Clarity впроваджуються від півроку, залежно від широти обраного замовником функціоналу. Дуже багато часу йде на перенесення процесів і даних у систему, плавну міграцію і так далі. Зазвичай на 3-4 місяць переходить один відділ, потім це робиться для інших. Наприкінці впровадження користувачі ще кілька місяців постійно дзвонять у хелпдеск запитувати, як щось робити, потім звикають і радіють. Або сумують, якщо раніше нічого не робили, а тепер це випливло. Таке також буває.
Системи під конкретні завдання на кшталт KeyedIn – кілька місяців, причому більшість часу – це збирання даних та його перенесення у систему. Якщо розгортання йде у хмарі – ще менше.
Якщо комусь цікаво, систему можна протестувати в «хмарі» у вендора. За запитом можемо розмістити систему в публічній хмарі КРОК (як сервіс).