3. Загальний порядок оформлення дефектних поштових відправлень
3.1. При виявленні РПО та простих дрібних пакетів у дефектному стані необхідно скласти акт про зовнішній стан дефектного поштового відправлення ф. 51-д (додаток №1).
Акт ф. 51-д складається у таких випадках:
- за відсутності ярлика ф. 2 на посилці, або вказівці маси на оболонці, або за наявності виправлень маси в супровідних документах або на оболонці відправлення;
- при перезаробленні дефектних транзитних РПО;
- при порушенні упаковки РПО або при отриманні міжнародних листів, бандеролей, дрібних пакетів і посилок зі слідами розтину без відповідної позначки;
- за порушення перев'язі, пломби, швів, стрічки скотч РПО.
3.2. Складання та оформлення акту ф. 51-д здійснюють поштові працівники, які виявили дефектні поштові відправлення, у присутності відповідальної особи (начальника чи заступника цеху, дільниці, об'єкта поштового зв'язку, поштового вагона).
В акті ф. 51-д (додаток № 2) зазначаються:
- найменування об'єкта поштового зв'язку (підрозділу об'єкта поштового зв'язку), що становить акт;
- дата та час складання акта;
- найменування об'єкта поштового зв'язку, з якого отримано дефектне поштове відправлення;
- найменування та номери документів, за яких отримано дефектне поштове відправлення;
- ШПІ поштового відправлення;
- сума оголошеної цінності та післяплати у відповідних випадках;
- страхова сума (для відправлень EMS), якщо поштове відправлення застраховано та в описі вкладення присутня відмітка про страхову суму;
- маса РПО за супровідними документами або вказана на упаковці поштового відправлення;
- фактична маса РПО;
- найменування об'єкта поштового зв'язкумісця прийому;
Далі докладно викладається суть питання, а також докладно вказується зовнішній стан упаковки РПО. У постанові акта ф. 51-д вказується, як вчинити з поштовим відправленням, у скільки примірниках скласти акт і куди його направити. Акт підписується відповідальною особою (начальником або заступником начальника цеху, дільниці, об'єкта поштового зв'язку, поштового вагона) та працівником, який виявив дефектні поштові відправлення, та засвідчується відбитком КПШ.
Про складання акта у супровідних документах (накладних ф. 16, бланку ф. 116) робиться відмітка «При акті».
3.3. Акт ф. 51-д складається у трьох примірниках та реєструється у журналі обліку вихідних актів (додаток № 3). При цьому у разі реєстрації актів у журналі обліку вихідних актів, що оформляється у відділенні поштового зв'язку, графа 6 не заповнюється.
Акти пересилаються в реєстрованих поштових відправленнях розряду «Службове» (у листах на замовлення і бандеролях, посилках звичайних).
При необхідності проведення відомчої перевірки та/або передачі акта перевізнику акт може складатися у більшій кількості екземплярів.
При виявленні дефектних РПО, що пересилалися в контейнерах, ящиках, страхових мішках, міжнародних мішках та мішках EMS, в актах докладно описується їхній зовнішній стан, стан елементів закладення та стан ємності, в якій пересилалося РПО.
3.4. При виявленні дефектних поштових відправлень у групах РПО у момент обміну на супровідних документах, у яких було отримано дефектні поштові відправлення, робиться відмітка упорядкування акта із зазначенням номера акта, дати складання, засвідчена підписом осіб, які брали участь у обміні пошти. До документів додається копія акта.
3.5. Керівникиоб'єктів поштового зв'язку при отриманні актів зобов'язані того ж дня забезпечити їх реєстрацію на об'єкті поштового зв'язку у спеціальному журналі обліку вхідних актів ф. 51-д (додаток №4). Нумерація триває протягом року.
За кожним актом ф. 51-д проводиться перевірка. Акти, які потребують відомчого розслідування, виконуються протягом 2 діб, які потребують розслідування - протягом 10 робочих днів.
Якщо перевірка пов'язана з бригадою поштового вагона, час відомчого розслідування продовжується на час знаходження поштового вагона в дорозі.
3.6. Про результати перевірки та вжиті заходи по кожному акту повідомляється об'єкту поштового зв'язку, що склав (направив) акт. Відомості, що бракують в актах, а також інші необхідні для перевірки виробничі документи запитуються додатково. Розглянуті акти ф. 51-д залишаються на об'єкті поштового зв'язку, який перевірив.
У журналі обліку вхідних актів щомісяця підбиваються підсумки їх руху та виконання, за результатами проводиться аналіз та доповідається керівництву.
Що стосується прийому дефектної посилки без складання акта ф. 51-д, відповідальність доручається працівника, який прийняв дефектне поштове відправлення.
Розписка за прийняту пошту надається лише після підписання акта ф. 51-д супроводжуючим.
3.8. Дефектні РПО без оформленого акту ф. 51-д у поштовий вагон (каюту) та з поштового вагона (каюти) не приймаються, за винятком здачі пошти з поштового вагона (каюти) у кінцевому пункті проходження поштового вагона (судна) або пункті перечіплення поштового вагона. У цих випадках у накладній та її копії (під копірку) робиться відмітка за підписами приймаючого та здаючого пошту приблизно наступного змісту: «Посилання № 39400778005934 з Воронежа в Ярославль неприйнята -відсутня свинцева пломба».
Посилки з підмоченою оболонкою та ознаками можливого псування вкладення повинні прямувати до місць призначення при акті ф. 51-д про зовнішній стан посилки, в якому (по можливості) вказуються причини та обставини виникнення ознак псування.
Дефектні РПО, не прийняті бригадою поштового вагона (каюти), повертаються в об'єкти поштового зв'язку для вжиття необхідних заходів.
Дефектні РПО, не прийняті з поштового вагона (каюти), оформляються актом, направляються та здаються для перезароблення в перше попутне МСЦ/ПЗДП/ОПП. Акт складається у трьох примірниках. У акті вказується зовнішній стан РПО. Дефектні посилки, крім посилок зі свіжими фруктами та овочами та посилок з ярликом«Обережно»,разом з першим екземпляром акта закладаються в мішок і здаються в МСЦ/ПЗДП/ОПП за окремою накладною. На внутрішній накладній ф. 16 робиться відмітка:«Посилання №_________з оголошеною цінністю на_____руб., з____________ при акті для перезароблення».
Посилки з пошкодженою упаковкою, що не вміщаються в мішок, а також посилки зі свіжими фруктами та овочами або відміткою«Обережно»здаються відкрито із зазначенням у накладній«При акті для перезароблення».Перший екземпляр акта прикладається до накладної ф. 16, а другий екземпляр до копії накладної, третій екземпляр направляється в об'єкт поштового зв'язку, з якого надійшло дефектне РПО.
МКПО, дефектний стан яких виявлено в момент прийому, до пересилання не приймаються, а списки ф. 103 вносяться зміни.
РПЗ, включаючи МКПО, дефектний стан яких виявлено після прийняття у вагон, з шляху прямування не повертаються.
3.9. При виявленні простого поштового відправлення (листа, бандеролі, секограми) зпорушеною упаковкою працівник об'єкта поштового зв'язку, який виявив дефект повинен:
- обклеїти місце порушення упаковки (розриву, порізу тощо) стрічкою скотч з логотипом об'єкта поштового зв'язку;
- на зворотний бік упаковки поштового відправлення нанести відбиток штампу про надходження поштового відправлення у пошкодженому вигляді (додаток № 5) та відбиток КПШ;
- поставити свій підпис та прізвище у нанесеному штампі.
Оформлення простого дрібного пакету з порушеною упаковкою необхідно провести відповідно до пунктів 3.1 – 3.3 цього Порядку.
3.10. При отриманні від авіапідприємства дефектного РПО необхідно його зважити для звірення фактичної маси і маси зазначеної на ярлику та супровідних документах. Потім скласти міжвідомчий акт за формою додатка 7 до Правил перевезення пошти повітряними лініями Союзу РСР, затвердженим спільним наказом Міністерства цивільної авіації та Міністерства зв'язку СРСР від 27.12.1982 № 206/457.
Акт складається у чотирьох примірниках: два примірники – для авіапідприємства, два – для об'єкта поштового зв'язку.