3.1. Основні напрямки вступних та вихідних документів, порядок їх розгляду, реєстрації та доведення до виконавців
Під документообігом розуміється рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення чи здавання до архіву. Сюди включають операції прийому, розподілу, реєстрації, контролю за виконанням, видачі довідок, формування справ, передархівної обробки, зберігання та використання документів.
Робота з документами підприємства може бути подана у вигляді наступного технологічного ланцюжка операцій:
• прийом вхідних документів;
• попередній розгляд (розмітка секретарем);
• доповідь керівнику про отримані документи;
• ухвалення рішення керівником;
• направлення документів на виконання;
• контроль за виконанням документів;
• формування документів у справи;
• використання документів у довідково-інформаційній роботі;
• визначення термінів зберігання документів (передача до архіву, подальше використання, знищення документів).
Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.
У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три основні групи документів: вхідні документи (що надходять), вихідні документи (що надсилаються), внутрішні документи.
З стадії формування справ всі групи документів проходять одні й самі операції, крім вхідних документів, які, за рідкісним винятком, не передаються на архівне зберігання.
Для встановлення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства, яка містить зразки правильно оформлених документів та правила роботи зними.
Прийом та обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, що надійшли, проходять наступні етапи:
• попередній розгляд, розмітку;
• розгляд документів керівництвом;
• напрямок виконання;
• підшивку документів у справи.
Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на документи, що реєструються та нереєструються.
На документах, що реєструються, проставляється вхідний номер, дата надходження документа в організацію.
Далі вхідні документи надсилаються керівнику. Керівнику підприємства передаються на розгляд найбільш важливі та термінові документи, що надійшли.
При попередньому розгляді з'ясовується також, чи не потребують документи, що передаються керівнику, добору додаткових матеріалів: попереднього листування, контрактів, нормативних документів тощо. Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом із документом керівнику підприємства.
Керівник підприємства розглядає вхідний документ та з резолюцією, що відображає його рішення та реальні строки виконання, направляє виконавцю через секретаря. Секретар вносить резолюцію до реєстраційного журналу. Якщо у резолюції зазначено кілька виконавців, то документ передається першому у списку, який вважається відповідальним виконавцем.
Виконавець, працюючи з документом, готує відповідь, яка надсилається керівнику на підпис (разом із супровідними матеріалами, які використовувалися під час підготовки відповіді).
Секретар (за потреби) здійснює контроль за виконанням вхідного документа.
Документи, що відправляються з фірми, називаються вихідними документами. Обробкавихідних документів складається з наступних операцій:
• складання проекту вихідного документа;
• узгодження проекту документа;
• перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
• підшивка другого екземпляра (копії) документа у справу.
Проект вихідного документа складається та оформляється виконавцем, а секретар перевіряє правильність його оформлення.
Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів, складених одному примірнику.
Підготовлений проект вихідного документа передається підпис керівнику. Разом із ним можуть бути передані інші документи, на підставі яких складено проект вихідного документа (ініціативні листи, контракти, акти, нормативні документи тощо).
Керівник може внести будь-які зміни та доповнення до підписаного документа або повернути його на доопрацювання виконавцю.
Після підписання керівником двох екземплярів документ реєструється секретарем. Документи, що надсилаються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів».
Для реєстрації вихідних документів необхідні такі дані:
• індекс документа, що включає номер справи;
• позначка виконання (запис про вирішення питання, номери документов-ответов);
Копійний екземпляр документа, що відправляється, і єдиний екземпляр факсу підшивається у справу з листуванням.
• Документи мають бути оброблені та надіслані того ж дня.
• Телеграми надсилаються негайно.
• Вихідні документи друкуються у двох примірниках.
• Якщо документ підлягає поверненню, ставиться штамп або робиться помітка «Підлягає поверненню» та позначається у реєстраційній картотеці або журналі.
Реєстрація документів.Це фіксація факту створення документа або його отримання шляхом присвоєння документу реєстраційного номера (індексу) та запису відомостей про нього до реєстраційного журналу.
Реєстрація необхідна для забезпечення збереження документів, оперативного пошуку, обліку та контролю; дати якісні та кількісні характеристики документів; підтвердити факт отримання чи надсилання документа; створити реєстраційно-довідковий апарат, який можна використовувати з інформаційною метою; вести контроль за виконанням документа.
Кожен документ має реєструватися у цьому підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструються у день надходження, вихідні та внутрішні документи – у день підписання.
Існує кілька форм реєстрації документів:централізована, децентралізована, змішана.
p align="justify"> Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації документів, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій в одному місці або одним працівником, наприклад, секретарем. Така система дозволяє створити єдиний довідковий центр за документами підприємства та встановлює єдиний порядок реєстрації.
Децентралізована система передбачає реєстрацію документів у місцях їх створення чи виконання, тобто у структурних підрозділах.
З урахуванням специфіки підприємства може використовуватися змішана система реєстрації документів, коли частина документів реєструється централізовано, частина документів – децентралізовано, у структурних підрозділах.
При реєстрації документів на підприємстві повинні дотримуватися таких правил:
• кожен документ реєструється лише один раз;
• усі документи реєструються лише в одному місці;
• усі документи реєструються за єдиною формою,прийнятої для підприємства.
Під час реєстрації всі документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо: вхідні документи, вихідні документи, внутрішні документи, комерційні контракти, документи, які мають гриф КТ (Конфіденційно).
При реєстрації кожної групи документів слід застосовувати єдині уніфіковані способи присвоєння номерів (індексів) документам.
Існують три основні види реєстрації документів:
1) карткова система реєстрації документа;
2) журнальна система реєстрації документа;
3) комп'ютерна система реєстрації документа.
Контролю за виконаннямпідлягають найважливіші вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Дії контролю за виконанням документів включають безпосередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік та аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни.
Реєстрацію документів вважатимуться початковим етапом контролю над їх виконанням. Після вказівки керівника про постановку документа на контроль секретар проставляє червоним фломастером букву "К" на лівому полі документа навпроти реквізиту "заголовок". Після цього секретар робить відмітку про контроль у реєстраційному журналі, про терміни виконання, про відповідального виконавця. Усі ці відомості беруться із резолюції керівника на документі.
Для більшості документів термін виконання не повинен перевищувати 10 днів. Індивідуальні терміни виконання встановлюються для найважливіших документів керівником підприємства міста і вказуються у самому документі.
Строк виконання документа обчислюється з моменту надходження його на підприємство. Якщо у вхідному документі вказано термін, до якого передбачається отримативідповідь, цей термін, як правило, повинен дотримуватися.
Секретар позначає собі проміжні терміни перевірки виконання документа, проставляє в журналі. Продовження термінів виконання може проводитись лише за вказівкою керівника.
Документ вважається виконаним та знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки відповіді, складання проекту контракту тощо). Результати виконання у короткій формі записуються на самому документі (реквізит «відмітка про виконання документа») і також ставиться відмітка про виконання у журналі реєстрації.