Бюджетні установи фінансово-господарська діяльність - БіНО Бюджетні установи N7
Перейти на сайт Видавничого дому "БіНО"
Здрастуйте, шановні читачі!
Цей випуск містить статтю із журналу "БіНО: Бюджетні установи" № 7/2011
Дивіться наприкінці випуску:
– зміст журналу "БіНО: Бюджетні установи" № 7/2011;
– Інформацію про передплату на наші видання.
Придбання бюджетною установою ПММ
Положення нормативних локальних актів установи
Розрахунок з підзвітними особами за виданими паливними талонами
Видача талонів підзвітним особам
Положення облікової політики про організацію видачі талонів на ПММ
Паливні талони видають у порядку, розробленому та затвердженому в установі. Наприклад, талони можуть видавати раз на тиждень, якщо поїздок небагато, або щодня. Найменування та форми документів, на підставі яких касир видає талони під звіт, встановлюють в обліковій політиці.
В установі з невеликою кількістю поїздок порядок може бути таким. Співробітник, який відповідає за планування поїздок, знаючи, які заходи намічено на наступний тиждень, складає графік поїздок та погоджує його. З графіка поїздок, цей співробітник визначає, скільки знадобиться ПММ, отже, талонів кожного виду. На підставі розрахунку він формує заявку на талони за встановленою в установі формою. Заявку він віддає касиру, який видає водіям вказану в заявці кількість талонів зазначеного виду.
В установах, робота співробітників яких пов'язана з постійними роз'їздами, наприклад водіїв машин швидкої допомоги, талони на зміну видають за нормою, встановленою розпорядженням керівника. І тут на нічні зміни талони видають матеріально-відповідальним особам, які передають їх водіям.
Видавати талони слід відповідно до прийнятого в установі Порядку обліку талонів. У цьому документі також слід закріпити такі норми:
– талони видає матеріально-відповідальна особа, призначена наказом керівника установи;
– талони видають особам, які мають право керувати автомобілями установи та купувати ПММ для службових поїздок. Насамперед, це мають бути штатні працівники установи. Зовсім не обов'язково, щоб вони офіційно обіймали посаду водія. Наприклад, талони з каси можуть одержувати спеціально призначені працівники установи для подальшої передачі водіям. Такий порядок видачі талонів вимагає від МОЛ додаткового контролю за рухом талонів;
– талони видають суворо у підзвіт за розпорядженням керівника установи, головного (старшого) бухгалтера, іншої уповноваженої на це посадової особи;
- одна й та сама підзвітна особа може отримати талони повторно лише за умови, що вона відзвітувала за раніше отриманими талонами;
– якщо видача талонів та оформлення дорожнього листа в установі доручені різним співробітникам, талони видають лише після пред'явлення підзвітною особою дорожнього листа. При цьому може бути встановлено додаткову вимогу до оформлення дорожнього листа: у ньому має бути зазначена кількість (вартість) ПММ, дозволених до видачі по талонах (по рядках "Водійське посвідчення перевірив, . видати пального", "Рух пального", "Витрата палива ( пального)" залежно від форми дорожнього листа);
– передача підзвітною особою виданих їй талонів іншим особам заборонена. Щодо готівки таку передачу забороняє Порядок ведення касових операцій. Те саме правило можна поширити і на паливні талони. Зазначимо, що у випадку, коли водійнабуває ПММ за талонами, виданими під звіт не йому особисто, його не можна розглядати як підзвітну особу, а, відповідно, розраховуватися з нею як з підзвітною особою. Хоча йому можуть бути компенсовані вироблені ним витрати на підставі поданих документів, що підтверджують придбання ПММ на користь установи. У цьому випадку витрати водія компенсують відповідно до чинних установ установи.
Крім цього, у Порядку обліку талонів необхідно визначити термін, протягом якого підзвітна особа зобов'язана звітувати про їх використання. Оскільки кількість автотранспорту в установі та інтенсивність його роботи може змінюватися, встановлювати певний точний термін навряд чи необхідно. Наприклад, якщо автомобілів багато, вони використовуються дуже активно, і, відповідно, ПММ набувають щодня і у значному обсязі, цей термін може становити тиждень – два. У деяких випадках авансовий звіт можна вимагати швидше.
Облік видачі та повернення талонів
Матеріально-відповідальні особи відбивають видачу талонів в облікових регістрах.
Крім того, якщо в установі ведуть журнал видачі під звіт грошових документів, у ньому вказують:
– дату видачі талонів;
– прізвище, ім'я, по батькові особи, якій вони видані;
– кількість виданих талонів, їх вартість (якщо вона вказана на бланку талону).
В отриманні паливних талонів водії розписуються у Журналі видачі під звіт грошових документів.
Щоб було легше контролювати рух талонів, за кожною маркою ПММ доцільно відкривати окремі картки (відомості) на видачу та повернення талонів, вказуючи в них такі дані:
- прізвище, ім'я, по-батькові МОЛ та осіб, які отримали (повернули) талони;
– марку автомобіля тайого номер;
– дата видачі (повернення) талонів;
– дата та номер дорожнього листа;
– серії та номери талонів;
– кількість виданих (повернутих) талонів та їх номінал у літрах та рублях.
Отримуючи талони, водії повинні обов'язково розписуватись у таких картках (відомостях), а невикористані талони здавати МОЛ, також запевняючи повернення своїм підписом.
Ще однією формою, що дозволяє відстежувати надходження та вибуття талонів, є книга обліку талонів. Насамперед, вона доцільна при змінній організації роботи МОЛ.
У строк, встановлений керівником установи, МОЛ на основі первинних документів та записів в облікових регістрах складає для бухгалтерії спеціальний звіт про рух талонів.
Надання авансового звіту про використання талонів
Положення облікової політики щодо організації обліку розрахунків з підзвітними особами щодо талонів на ПММ
У Порядку обліку талонів треба встановити перелік документів, якими підзвітні особи підтверджують використання виданих ним талонів, вимоги до таких документів, а також термін, коли підзвітні особи мають звітувати за талонами.
Документами, за допомогою яких водії звітують у використанні виданих ним талонів, є:
– авансовий звіт щодо талонів. Незважаючи на те, що при отриманні ПММ по талонах готівка через підзвітних осіб не проходить, цей документ необхідний. Видаючи водієві талони, установа фактично делегує йому право отримати з їх допомогою цінне майно (ПММ) від імені та на користь установи. І своїм звітом щодо талонів водій підтверджує, що він це право реалізував (на ту суму і в тому обсязі ПММ, які передбачені виданими йому талонами).
Дехто вважає, щоскладати авансовий звіт обов'язково лише за кількісно-вартісними та вартісними талонами, а при використанні кількісних (літрових) талонів він не потрібен. Необхідність авансового звіту щодо кількісно-вартісних та вартісних талонів заперечувати не можна. Але, на наш погляд, для того, щоб бухгалтерія мала наочніше уявлення про використані талони, звіт варто подавати і за кількісними (літровими) талонами. У ньому просто не треба буде вказувати їхню вартість (її немає спочатку). Складання звіту за цими талонами можна зробити обов'язковим, а можна залишити на розсуд підзвітної особи;
– коріння паливних талонів, зазначених у авансовому звіті. Їх треба представляти у будь-якому випадку, за якими б талонами не звітував водій. Коріння талонів наочно підтверджують, що водій використовував видані йому талони для отримання на АЗС постачальника ПММ того виду та обсягу, які передбачені цими талонами.
Також, отримавши ПММ по талонах, підзвітна особа має подавати до бухгалтерії чеки з АЗС (касові, товарні) та дорожні листи.
При цьому чеки не є виправдувальними документами щодо використання вартісних та кількісно-вартісних талонів. Таким чином, звітуючи у використанні зазначених талонів, підзвітна особа не може замінити авансовий звіт та (або) коріння талонів чеками АЗС. Навпаки, якщо авансовий звіт щодо кількісних (літрових) талонів для підзвітної особи не є обов'язковим, водії пред'являють до бухгалтерії чеки як доказ використання талонів. Ці відмінності, пов'язані з використанням різних видів талонів, доцільно закріпити в обліковій політиці.
Що стосується дорожніх листів, то підтвердити використання талонів ними не можна, незалежно від виду талонів (вартісні,кількісно-вартісні чи кількісні (літрові)).
Форма авансового звіту з талонів на ПММ
Наразі офіційно встановлено лише одну форму авансового звіту – форму 0504049, затверджену Наказом № 173н. Ця форма розроблена для звіту щодо отриманих у підзвіт готівкових грошей. Офіційної форми авансового звіту з фінансових документів немає. Тому як форма звіту по талонах на ПММ можна застосовувати доповнену форму 0504049.
Наприклад, затверджена форма авансового звіту може бути доповнена показниками для складання звітів з паливних талонів:
– вид талонів – для зазначення відомостей про вид ПММ, отриманих за талонами;
– кількість талонів, виданих підзвітній особі;
– кількість невикористаних талонів, повернутих підзвітною особою;
- Серії, номери виданих талонів;
– вид ПММ, зазначених у виданому талоні;
- Вартість одного талону, загальна вартість виданих талонів;
– кількість літрів (кг) ПММ по талону;
- Вартість 1 л (кг) ПММ по талону.
Застосовувану форму авансового звіту по талонах треба затвердити у складі облікової політики чи Порядку обліку талонів.
Бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами
Відповідно до Інструкції № 157н рахунок 208 00 "Розрахунки з підзвітними особами" призначений для обліку розрахунків з підзвітними особами за сумами коштів та грошових документів, що видаються ним установою під звіт. Облік розрахунків з підзвітними особами з придбання ПММ ведуть на рахунок 0 208 34 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання матеріальних запасів".
Установа може встановлювати у складі робочого плану рахунків додаткове угруповання розрахунків із підзвітнимиособами у розрізі видів витрат, запроваджуючи додаткові аналітичні коди номерів рахунків бухгалтерського обліку.
Операції з розрахунків із підзвітними особами відображають у Журналі з розрахунків із підзвітними особами (ф. 0504071). Причому Журнал розрахунків за отриманими грошовими документами ведуть окремо від Журналу розрахунків за виданими коштами.
Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами за отриманими талонами на ПММ ведуть у розрізі підзвітних осіб та видів виплат у Картці обліку коштів та розрахунків (ф. 0504051) або у Журналі з розрахунків із підзвітними особами (ф. 0504071). Названі регістри бухгалтерського обліку затверджено Наказом № 173н.
Положення нормативних локальних актів установи
Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
Організація обліку талонів на ПММ
Порядок оформлення та повернення видачі дорожніх листів
Облік паливно-мастильних матеріалів
Проведення передрейсових та післярейсових медичних оглядів
Планування витрат на ПММ
Розміщення замовлення на постачання ПММ
Зміст журналу БіНО: Бюджетні установи № 7/2011
Грані розвитку: роздуми у картини
Літній день
Тема номера: ПММ
Придбання автомобільного палива за безготівковим розрахунком
Положення нормативних локальних актів установи
Планування витрат на ПММ
Розміщення замовлення на постачання ПММ
Матеріальна відповідальність
Відшкодування збитків, заподіяних майну установи працівником
Відображення у бухгалтерському обліку операцій з обліку збитків, заподіяних майну установи
Реєстри бухгалтерського обліку, що використовуються для обліку розрахунків зі шкоди майну установи