Бухгалтерські довідки в - Ельбі інструкція по - застосуванню
Бухоблік відстежує кожну операцію в житті організації, і на кожен «крок» потрібний первинний документ: акт, накладна, авансовий звіт, договір, квитанція, звіт агента чи інший. На підставі документа в бухобліку створюються проводки, які відображають те, що сталося в обліку.
Бухгалтери навчаються кілька років, щоб знати всі рахунки, проводки та правила бухобліку. Ми постаралися зробити в Ельбі доступний бухоблік невеликих ТОВ із простими операціями, в яких зможе розібратися навіть директор без спеціальних знань. Для найпоширеніших господарських угод Ельба автоматично робить проведення на підставі документів. Наприклад, за вихідною накладною визнає дохід від продажу та списує у витрати собівартість товару, по платіжці постачальнику гасить борг підприємства з оплати та зменшує залишок на розрахунковому рахунку.
Деякі проводки поки що не піддалися автоматизації в Ельбі. Наприклад, нарахування агентської винагороди за звітом агента або визнання доходу в бухобліку за договором оферти. Такі операції потрібно відобразити у бухобліку «ручними» проводками. За правилами для ручних проведення існує окремий документ — бухгалтерська довідка.
Що таке бухгалтерська довідка?
Цей документ має просту форму, в якій міститься господарська операція, сума та рахунки бухобліку, де відображаються зміни. Бухдовідка створюється лише з документальної підстави та описує, як в обліку відображена операція з документа, для якого поки що не передбачено автоматичного проведення в Ельбі.
Найскладніше у бухдовідці — вказати рахунки бухобліку, тому що для цього потрібно розбиратися у проводках та знати правила. Але вам зовсім не обов'язково ставати бухгалтером - Ельба допоможе з самиминайпоширенішими ситуаціями.
Бухдовідки в Ельбі: коли та як створювати
Після того, як ви заведете в Ельбі всі документи, надходження та списання та приберетеся в товарах, слід звернути увагу на операції, які потрібно відобразити бухгалтерськими довідками.
Нарахування амортизації за основними засобами
Основним засобом є майно для бізнесу дорожче за 40 000 рублів, з терміном використання більше року і не призначене для перепродажу. Наприклад, автомобіль, обладнання, офіс. У бухобліку вартість такого майна списується у витрати частинами – це називається амортизацією.
За правилами амортизацію потрібно розрахувати за кожен місяць, як описано у статті, та в Ельбі додати бухдовідки на останню дату кожного місяця з типом операції «Нарахування амортизації за основними засобами».
Списання боргу, якщо працюєте без документів, що закривають
Іноді хочеться спростити роботу з контрагентами і позбутися документів, що закривають. Для цього в договорі або рахунок-договорі вказується умова: після закінчення певного терміну з моменту оплати замовником послуги вважаються наданими, а роботи — прийнятими.
Щоб у бухгалтерській звітності у вас не було боргу перед клієнтом, потрібно сформувати бухгалтерську довідку з типом операції «Списання боргу перед клієнтом» на суму оплати від клієнта. А якщо, навпаки, ви були замовником — для списання боргу постачальника потрібно створити бухгалтерську довідку з типом операції «Списання боргу постачальника» на суму вашої оплати.
Оплата від клієнтів за банківськими картками та електронними грошима
Такі способи оплати ведуться через посередників (банк, платіжну систему чи агрегатор платежів), і бухгалтерські довідки допомагають правильно відобразити дохід і нарахувати комісію. Причому відображеннядоходу залежить від того, ви виставляли в Ельбі акти та накладні покупцям чи ні.
Якщо вашими покупцями є звичайні фіз.особи, яким ви не формували акти та накладні: Потрібно створити бухдовідку з типом операції «Оплата від населення за банківськими картками та електронними грошима». Контрагентом за рахунком 76 вкажіть посередника, який перераховував вам гроші від клієнтів — банк, платіжну систему чи агрегатор платежів. А у сумах — комісію та суму оплати клієнтами без утримання комісії посередника. Щоб усе склалося правильно, не забудьте у надходжень банку від такого контрагента вибрати тип операції “Реалізація за агентським договором”.
Серед ваших покупців фіз.особи та компанії, яким ви виставляли в Ельбі акти та накладні: Бухдовідки потрібно створити з типом операції «Оплата від клієнтів за банківськими картками та електронними грошима». Контрагентом за рахунком 76 вкажіть посередника, який перераховував вам гроші від клієнтів — банк, платіжну систему чи агрегатор платежів. Контрагентом за 62 рахунками оберіть вашого клієнта. А у сумах заповніть комісію та суму оплати клієнтами без утримання комісії посередника.
Робота за агентським договором
Угоди за агентським договором вимагають особливого підходу через те, що у звичний процес «покупець — продавець» втручається третя сторона — агент. При відображенні угод неодмінно необхідно враховувати всі умови роботи.
Ви продаєте через агента товари або послуги Наприклад, працюєте з кур'єрською службою
Бухдовідки потрібні, щоб нарахувати винагороду агенту, відобразити дохід від продажу через агента та списати собівартість проданих товарів.
Тип операції бухдовідки «Продаж через агента товарів та послуг населенню» призначений для відображення операцій, якщосеред ваших покупців - звичайні фізособи, яким ви не виставляли акти та накладні в Ельбі. А при виставленні клієнтам актів та накладних підійде тип операції «Продаж через агента товарів та послуг клієнтам». Контрагентом за рахунком 76 вкажіть вашого агента, а контрагентом за рахунком 62 — покупця, якому виставляли документи, що закривають. При зазначенні суми зверніть увагу, що у доходах визнається вся сума, яку сплатив клієнт без вирахування комісії агента.
Якщо товари агенту ви відвантажували за актом списання в Ельбі, для обліку собівартості у витратах не забудьте створити бухдовідку з типом операції «Списання собівартості товарів, проданих агентом». Якщо такий акт списання не створювався, спишіть реалізовані товари звітом про роздріб.
Ви - агент і продаєте товари або послуги принципала Наприклад, у вас туристична агенція
Бухгалтерська довідка допоможе визнати дохід у вигляді агентської винагороди та відобразити, що клієнт отримав товар від вашого принципала. Для цього потрібно вибрати тип операції бухгалтерської довідки «Продаж товарів та послуг принципала за агентським договором».
У таких угодах також потрібно визнати у доходах вашу агентську винагороду та врахувати, що товар чи послуга передані принципалу — вашому замовнику. Для цього створено тип операції бухдовідки «Купівля товарів та послуг для принципала за агентським договором».