Чи потрібно сканувати кожну вхідну пляшку для системи ЄДАІС
Для чого потрібно зчитувати сканером кожну пляшку, що надходить?
На сьогодні залишається спірним питання про побутову приймання товару. Оскільки необхідно мати колосальні ресурси приймання кожної пляшки. А у керівників роздрібної сфери та it-директорів із цього приводу залишається безліч думок. На сьогоднішній день питання вибору про приймання кожної алкогольної одиниці чи ні, поки що залишається за конкретною торговою точкою.
У цій статті ми хочемо поділитися думкою про спосіб побутового прийому товару. Для чого це потрібно і навіщо витрачати стільки часу та сил.
Це питання стосується трьох сполучних, а саме: прийом товару, касових операцій та системи ЄДАІС. Тим самим можемо сказати про те, що потрібно проводити швидке приймання товару, щоб скоротити логістичні витрати. А довгі маніпуляції касирів можуть збільшувати час на обслуговування споживача та зростання черг, що може призвести до падіння попиту та продажу. І на завершення сама система ЄДАІС загальмовує весь процес.
Насамперед ми хочемо розповісти про сам принцип роботи системи ЄДАІС. Тому що дана система обліку докорінно відрізняється від того принципу роботи за яким діяли всі торгові підприємства.
Перше, що мають врахувати підприємці, це те, що в системі ЄДАІС не виражається факт госпоперацій, таких як: оплати, рахунки або накладні торг 12, а виражається лише факт переміщення торгової одиниці, її кількість, звідки і куди надійшла.
Раніше на торгових точках була можливість заднім числом проставляти у документах дані для сходження взаєморозрахунків. Але тепер із впровадженням облікової системи ЄДАІС необхідно одразу надсилати документацію про приймання чи відправку алкогольної продукції.
Для чого це потрібно: при завантаженні залишків на балансі в систему ЄДАІС вводяться всі штрих-коди кожної одиниці, так само як і при відвантаженні фіксується діапазон штрих-кодів. При продажі скануючи пляшку, є ймовірність, що при сліпому обміні даними із системою ЄДАІС без прив'язки за фактом до реальних пляшок торгова точка може провести через касу пляшку, яка за документами ТТН значиться на поверненні або не надходила зовсім (скасовані ТТН).
А так само в системі ЄДАІС створено свій номенклатурний довідник, який відрізняється від довідників торгової точки або постачальника, а продукція, що містить алкоголь, в ньому має свої присвоєні артикула або по-іншому код, наприклад:
Цей код вшитий в акцизну марку. Також у них є своя особливість, однакові пляшки з аналогічними етикетками можуть мати різні коди.
Через що це відбувається: все йде від виробника та імпортера, тому що у них є своя програмна система ЄДАІС (великий ЄДАІС), в яку вони вносять дані своєї продукції, факт її виробництва, відвантаження тощо. А також різні заводи виробника або навіть різні лінії на виробництві і різні цехи з розливу на одному заводі можуть мати різні коди, а зроблено це для того, щоб виробник даної алкогольної продукції міг відстежувати рух кожної одиниці по країні.
На прикладі ситуації, що дистриб'ютор пакує продукцію у великогабаритну тару по 6 або по 20 пляшок і реалізує їх зі знижкою. Співробітник складу бере будь-який палет і переносить його на переупаковку, при цьому всі палети з різних заводів перемішуються, а це означає, що за документацією ЄДАІС буде продукція одна, а за фактом вона інша хоч і за візуального огляду вона ідентична один одному.
Розберемоінший приклад. На торговій точці касир пробиває пляшку з кодом, який, згідно з даними системи ЄДАІС, не надходила до магазину. За документацією, ця пляшка значиться в магазині міста Рязань, а продати її намагаються в Москві, постає питання як ця пляшка опинилася в іншому місті або де магазин закуповує підпільну алкогольну продукцію.
Припустимо, під час перевірки виявили, що магазин не розливає та не закуповує підпільну продукцію, тоді постає питання, звідки ця пляшка з'явилася у магазині. У цьому питанні винен постачальник, а магазин не перевірив продукцію та виставив на реалізацію.
У цій статті ми розібрали, що достовірні та легальні акцизні марки при неправильному прийманні та обліку в системі ЄДАІС можуть зашкодити організації та призвести до перевірок та штрафів. А це означає, що найвірніший спосіб уникнути таких ситуацій лежить у принципі побутової приймання товару.
Насамперед необхідно перевіряти такі нюанси як:
1. Чи підлягає скануванню акцизна марка.
2. Звіряти код алкогольної продукції з кодом ТТН у системі ЄДАІВ.
3. Звіряти виробника та імпортера з ТТН у системі ЄДАІС.
4. Чи є у документах ТТН акцизні марки, які є за фактом.
Звичайно, сканування пляшок - це екстремальний випадок. На практиці можна знайти способи зрізати кути та сканувати вибірково. Наприклад, перевіряти по 2-3 пляшки із ящика. Перевіряти одних постачальників ретельніше за інших. Або якусь номенклатуру сканувати тотально, іншу вибірково, а третю загалом по пляшці на палету. Вибирати лише Вам.
Підбиваючи підсумки, хочеться сказати ще про програмне забезпечення. З безлічі різновидів, оптимальним на наш погляд, для складських приміщень є Mobile Smarts ЄДАІС. В данномуПрограмне забезпечення має весь базовий функціонал для автоматизації складських операцій. За допомогою терміналу збору даних зі сканером штрих-кодів можливо проводити перевірку поставки товару з даними ТТН у системі ЄДАІС, перевіряти легальність продукції та звіряти дані щодо акцизних марок.
А для роздрібних торгових точок розроблено програмне забезпечення Mobile Smarts Магазин 15, в якому весь створений функціонал підходить для мобільних пристроїв із вбудованим сканером штрих-кодів. Дане програмне забезпечення розроблено для автоматизації всіх робочих процесів з обліку товару та інвентаризації у роздрібному магазині, а також оптимізації робочих місць.