Чому новачки йдуть або Як побудувати ефективну систему адаптації
Кожен керівник рано чи пізно стикається з проблемою адаптації нових співробітників у компанії. Останнім часом багато організацій дедалі більше приділяють увагу політику адаптації. Саме налагоджена система адаптації дозволяє утримати на робочому місці нових співробітників, яких, до речі, часто так довго шукали, обираючи найкращих, найпрофесійніших кандидатів. Звичайно, завжди можна перекласти провину на службу персоналу, мовляв, не тих підібрали, не розібралися, не розгледіли. Іноді це справді так. Але в більшості випадків, як показує практика, проблема знаходиться в дещо іншій площині. Як правило, є дві основні причини відходу нових співробітників у перші місяці, а то й дні з вашої компанії. Перша причина - погано продумана, слабо організована або взагалі відсутня система адаптації. Друга (втім, вона ж є однією зі складових першої): у корпоративній культурі компанії не щеплена політика доброзичливого, уважного ставлення до новачків. Щодо першої причини. Для того, щоб адаптаційна система була ефективною, щоб нові співробітники якнайшвидше увійшли до ритму роботи, службі персоналу слід розробити положення «Про систему адаптації та наставництва».
У положенні «Про систему адаптації та наставництва» мають відображатися всі три складові.
На цьому етапі у кожного співробітника є наставник, який займається молодим спеціалістом протягом усього адаптаційного періоду і несе відповідальність за виконання заходів, прописаних у «Плані роботи на випробувальний термін». Наставником призначається або безпосередній керівник новачка, або досвідчений співробітник. Професійна адаптаціявключає виконання наміченого для новачка «Плана роботи на випробувальний термін». Професійна адаптація співробітника полягає в активному освоєнні професії, її тонкощів, необхідних навичок, прийомів роботи, способів прийняття рішення. По завершенні виконаних заходів і закінченні терміну адаптаційного періоду наставник подає до служби персоналу «Відгук» до розгляду питання про проведення іспиту. У графі «Рекомендації» наставник зазначає рівень готовності нового співробітника. Підведення підсумків адаптації, проведення атестації. При винесенні рішення про проведення атестації служба персоналу формує атестаційну комісію, куди зазвичай входять: наставник, лінійний керівник, керівник чи спеціаліст служби персоналу, керівники компанії, є експертами у цій галузі. Служба персоналу спільно з керівником підрозділу готує передбачуваний перелік питань: наприклад, для менеджерів з продажу - знання реалізованої продукції, асортименту товарів, документообігу, психології спілкування. термін», «Відгук», «Оцінка праці співробітника після закінчення випробувального терміну») з метою ознайомлення з ними атестаційної комісії. Результати заносяться до «Атестаційного листа», підписуються всіма учасниками атестації. У разі незадовільного результату іспиту або за негативного «Відгуку» наставника новому співробітнику пропонується звільнення за власним бажанням або як не витриманий випробувальний термін. Додатковий.атестації голова атестаційної комісії урочисто вітає співробітника із успішним проходженням випробувального терміну. Служба персоналу представляє копію «Атестаційного листа» до бухгалтерії зміни оплати труда. Из зібраних матеріалів служба персоналу формує особисту справу нового співробітника.
Крім розробленого «Положення про адаптацію», де прописані всі регламентуючі процедури роботи з новими співробітниками, потрібна ще доброзичлива внутрішня культура компанії по відношенню до всіх співробітників, що знову прийшли. Практика попередньої роботи з колективом, до якого приходить новачок, дозволить підготувати «старожилів» до вливання «нових сил» та уникнути чуток та недоброзичливого ставлення до «новачків». Перше, що має зробити керівник ще до появи у підрозділі новачка, – розповісти про нього загалом членам колективу. Це та інформація, яка завжди цікавить співробітників: його вік та сімейний стан, яка ділянка роботи йому буде доручена, як може стати в нагоді колективу його досвід роботи. Наступний крок – підготувати робоче місце: комп'ютер, друкарські приналежності тощо. Якщо новачкові самому доведеться займатися «добуванням» всього елементарно необхідного в роботі, то в нього цілком закономірно може скластися враження, що тут кожен «сам собі режисер», що теж відіб'ється на його відношенні до цієї компанії та колективу. Дрібні знаки уваги та турботи допоможуть новачкові швидше відчути себе «своїм», а відчуття подяки спонукає його працювати більш ефективно та з повною віддачею.
Велику роль у впровадженні системи адаптації відіграють професіоналізм та особисті якості співробітників служби персоналу, оскільки є провідниками корпоративної політики та уособлюють зразок поведінки у компанії.Вони разом із наставниками повинні супроводжувати новачків на всіх етапах адаптації. Дуже показовими є спостереження взаємин між новачками та «старими» співробітниками в буфеті, в обідню перерву. Співробітників служби персоналу має насторожити ситуація, коли новий співробітник протягом кількох днів обідає поодинці або взагалі відмовляється від обідів. Можливо, його ніхто не запросив, не надав моральної підтримки, просто не звернув уваги на його стан дискомфорту в новій обстановці. Або коли в присутності новачка атмосфера серед колег стає штучно напруженою. Часом такі, начебто, дрібниці, є для деяких співробітників вирішальними у бажанні продовжувати працювати у цьому колективі.
У кожному разі служба персоналу разом із керівниками підрозділів відповідає за якнайшвидше формування позитивного настрою нового співробітника на продуктивну роботу у стінах цієї організації.