Дата рахунку-фактури пізніше за місяць надання послуги

При складанні рахунків-фактур продавцями можна зустріти різні варіанти датування, які розглянуті нижче.

Рахунок-фактура датований числом фактичного відвантаження товару, виконання роботи, надання послуги.

Відповідно до статті 169 ПК України рахунок-фактура є документом, який є підставою для прийняття пред'явлених сум податку до відрахування або відшкодування у покупця в установленому порядку. Рахунки-фактури, складені та виставлені з порушенням порядку, встановленого пунктами 5 та 6 зазначеної статті, не можуть бути підставою для прийняття пред'явлених покупцю продавцем сум податку до відрахування або відшкодування.

На підставі статті 171 НК Україна платник податків має право зменшити загальну суму податку, обчислену відповідно до статті 166 НК РФ, на встановлені цією статтею податкові відрахування. Вирахуванням підлягають суми податку, пред'явлені платнику податків при придбанні товарів (робіт, послуг) на території України щодо товарів (робіт, послуг), що придбаються для здійснення операцій, що визнані об'єктами оподаткування.

Такі податкові відрахування провадяться на підставі рахунків-фактур, виставлених продавцями при придбанні платником податків товарів (робіт, послуг). Відрахуванням підлягають, якщо інше встановлено статтею 172 НК РФ, лише суми податку, пред'явлені платнику податків, після прийняття на облік зазначених товарів (робіт, послуг) з урахуванням особливостей, передбачених зазначеною статтею та за наявності відповідних первинних документів.

Таким чином, платник податків має право на податкові відрахування за дотримання трьох умов:

товари, роботи, послуги мають бути прийняті до обліку;
вказані товари(роботи, послуги) використовуються у діяльності, що оподатковується ПДВ;
у наявності є рахунок-фактура за придбаними товарами, роботами, послугами.

За дотримання всіх названих умов у податковому періоді ПДВ можна пред'явити до відрахування.

Якщо дата рахунка-фактури збігається з датою відвантаження, то даний варіант є найкращим і для продавця, і для покупця, так як і первинні документи (накладні, акти виконаних робіт), і рахунки-фактури мають однакове число, що не викликає розбіжностей при звірці між контрагентами і претензій з боку податкових органів також не виникає. Це ідеальний варіант. Однак на практиці часто такого ідеального стану речей не дотримується.

При веденні книги покупок у графі 2 слід зазначити „дату та номер рахунку-фактури постачальника“. Пункт 8 Правил ведення наказує реєструвати у книзі покупок рахунки-фактури, отримані від продавців, у хронологічному порядку у міру прийняття на облік товарів (виконаних робіт, наданих послуг). При цьому ні дата виставлення рахунку-фактури продавцем, ні тим більше дата його отримання покупцем, виходячи з тексту пункту 8 Правил, не беруть участі у визначенні черговості реєстрації рахунків-фактур у книзі покупок. Хоча для покупця ці дати є підставою для внесення запису до книги покупок.

Найчастіше, за значного документообігу підприємства нерідко виникають ситуації, коли рахунок-фактура надходить на підприємство далеко за межами встановленого законодавством терміну його складання покупцю. Винуватцем запізнення може виступати і постачальник, який не вважав за потрібне довести виставлений рахунок-фактуру до покупця, особливо це стосується періодичних послуг, іноді це може відбуватися і з вини пошти, і що найприкріше затримку такихнеобхідні бухгалтеру для відрахування рахунків-фактур здійснюють самі співробітники підприємства, які забувають вчасно донести документи до бухгалтерії. Результатом є те, що необхідний хронологічний порядок реєстрації рахунків-фактур із прийняттям на облік дотриматися не вдається.

Рахунок-фактура датована числом пізнішим, ніж дата надання послуги

Відповідно до п. 3 статті 168 ПК України рахунки-фактури виставляються не пізніше за п'ять днів з дня відвантаження товару, надання послуги або виконання роботи. Під терміном „виставлення“ розуміється складання рахунку-фактури постачальником, причому дата рахунку-фактури не повинна перевищувати п'ятиденний термін від дня відвантаження товару чи надання послуги. Наприклад, відвантаження товару відбулося 25 травня 2006 року, отже, датуватися рахунок-фактура має числом не пізніше 30 травня 2006 року. Щодо послуг пункт 3 статті 168 ПК Україна каже наступне: „при реалізації послуг виставляють рахунки-фактури не пізніше ніж за п'ять днів, рахуючи з дня надання“. Таким чином, якщо укладено договір оренди майна із щомісячним нарахуванням орендної плати, то датою надання послуги буде останній день кожного місяця. Орендодавець, дотримуючись норм податкового законодавства, має право скласти рахунок-фактуру п'ятим числом наступного місяця. Зазначимо, що такий порядок складання рахунків-фактур невигідний орендарю, тому що пред'явити ПДВ до відрахування він зможе не в місяці надання послуги, а лише наступного місяця, коли виконується обов'язкова умова для пред'явлення ПДВ до відрахування про наявність рахунку-фактури. Щоб уникнути подібних небажаних наслідків для орендаря, можна рекомендувати під час укладання договорів вказувати, якою кількістю орендодавець повинен датувати рахунок-фактуру та у які терміни виставляти орендарю.

Потрібно врахувати,що, якщо продавець все-таки наполягає на подібному варіанті складання рахунків-фактур, то змінити його точку зору неможливо, тільки сподіватися на його свідомість, оскільки він діє відповідно до законодавства. А ось що робити з рахунками-фактурами, які можуть бути складені числом, пізнішим, ніж 5 днів з дня виконання робіт, надання послуг?

Рахунок-фактура складено не пізніше 5 днів з дня виконання робіт, надання послуг

Таким чином, реєструючи у книзі покупок рахунки-фактури за датою їх фактичного отримання бухгалтерією від постачальника, доцільно за кожним фактом розбіжності цієї дати та дати надання послуг, відвантаження товарів, виконання робіт більше ніж на п'ять „дозволених законодавством“ днів мати виправдувальний документ наприклад, конверт, де на штемпелі вказується дата надходження на поштове відділення організації. У разі, коли неможливо довести факт приходу на підприємство рахунки-фактури пізнішою датою не з вини покупця, тоді керуватися принципом обережності, визнаючи те, що відбулося спотворенням, що виникло в попередньому податковому періоді, та приймати встановлені статтею 54 ПК України вимоги щодо внесення виправлення до обліку та подання уточнених податкових декларацій.

Рахунок-фактура складено раніше, ніж дата надання послуги

Така ситуація може мати місце, коли покупець зробив передоплату та просить продавця скласти документи. Якщо продавець йде назустріч покупцеві, то він надає „ведмежу“ послугу своєму клієнту, тому що в цьому випадку жодної з необхідних умов для відрахування не дотримується – послуга ще не надана, отже, ПДВ не може бути пред'явлено до вирахування в поточному податковому періоді, а лише після прийняття на облік. Податкові органи під час перевірки можутьпомітити подібну невідповідність, що спричинить донарахування пені та санкцій.

Таким чином, відповідно до ПК, Україна продавець може скласти рахунок-фактуру та врахувати його у себе в журналі, відправляти його покупцю Податковий кодекс чомусь не наказує, як і не встановлює терміни для цього. Податковий кодекс не зобов'язує продавця зберігати рахунок-фактуру у себе. Підпункт 8 пункту 1 статті 23 ПК Україна зобов'язує зберігати протягом чотирьох років документи, необхідні для розрахунку та сплати податків, але рахунок-фактура до таких у продавця не належить, оскільки згідно з визначенням рахунку-фактури, що дається у пункті 1 статті 169 ПК РФ, рахунок-фактура – це документ, що є основою відрахування ПДВ у покупця. Отже, зберігання такого роду документів має здійснювати саме для підтвердження відрахувань у разі податкової перевірки. За відсутність рахунків-фактур, за якими пред'являвся ПДВ до вирахування, податкові органи може оштрафувати лише покупця за статтею 120 ПК України за грубе порушення правил обліку.

Отже, продавець несе жодної відповідальності за несвоєчасне пред'явлення рахунку-фактури покупцю. Для того, щоб труднощів з отриманням рахунків-фактур на практиці не виникало, слід передбачити в договорі пункт про обов'язкове складання рахунку-фактури в обумовлений договором строк та санкції за несвоєчасне надання продавцем, тим самим з'являється можливість дисциплінувати продавця.