Де зберігати електронні податкові накладні
Чи потрібно зберігати електронні податкові накладні на зовнішніх носіях інформації? Адже згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на даних носіях. Може, достатньо використати програму передачі електронних податкових накладних?
Якщо ви використовуєте програму передачі складених податкових накладних — вона автоматично зберігає їх на диску комп'ютера. А ось щодо онлайн-версії (через сайт) реєстрації складених податкових накладних можуть виникати питання.
Щодо виписаних на підприємство (вхідних) зареєстрованих у ЄРПН податкових накладних. Якщо їх вам направив раніше постачальник, програма автоматично «підтягує» їх з ЄРПН. Крім того, виписані податкові накладні на підприємство, зареєстровані в ЄРПН, можна отримати на запит з ЄРПН. Після отримання вони зберігаються на комп'ютері. Отже, якось додатково зберігати не потрібно. Пояснимо.
Не зайвим буде відзначити: розвиток сучасних IT-технологій, серед іншого, спрямований на те, щоб жодна інформація без бажання/відома її творця не була знищена. Інакше висловлюючись, забезпечення дублювання необхідних документів вимагає додаткових витрат. Проте з'ясуємо, які носії інформації беруться на облік контролерами.
Як саме контролери тлумачать термін «електронний носій інформації», не ясно. Втім, здогадатися, як хочуть бачити зберігання, неважко. Адже до зовнішніх носіїв фактично відносять жорсткий диск комп'ютера, флеш-диск, CD-R (RW), DVD-R (RW). Але зараз, використовуючи одну із програм електронного документообігу, питанняпаралельного зберігання інформації стає вже другорядним, оскільки дана система автоматично може зберегти складену (відправлену) накладну і на жорсткому диску комп'ютера, і на хмарному сховищі даних (тепер це вже поширене явище, яке може бути інтегроване як до системи документообігу, так і до електронної пошти користувача).
Як зазначалося раніше, суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо зберігання електронних документів шляхом використання послуг посередника, у т.ч. архівної установи, якщо така установа дотримується вимог цієї статті. Навіть у разі використання онлайн-програм з реєстрацією накладних через веб-сайт буде забезпечено їх зберігання, тобто фактично взяв на себе посередник зберігання. Та й сам ЄРПН чим не «посередник» у зберіганні зареєстрованих накладних?
Крім усього описаного, варто наголосити: навіть у разі втрати і самого першого примірника (оригіналу), і продубльованого документа відправлена до органу ДФС податкова накладна все одно зберігається, щоправда, вже у контролерів. Не слід забувати, що фіскальні органи мають свої ресурси, які включають створені, оброблені та накопичені дані в інформаційних системах органів доходів і зборів.
Враховуючи вищесказане, залишається лише зробити висновок: якщо податкову накладну відправлено до контролюючого органу (або покупця) через систему електронного документообігу, отже, вона вже збережена на зовнішньому носії (вінчестері), і вимоги додатково дублювати на диск/флешку не повинні виникнути.
Отримані від постачальника або на запит з ЄРПН податкові накладні також збережені на вінчестері. А ті накладні, які не отримані, але зареєстровані уЄРПН, завжди є можливість отримати з ЄРПН, в т.ч. — та під час проведення перевірки податківцями. Таким чином, не бачимо проблем щодо зберігання електронних податкових накладних.