Департамент загального аудиту з питання переведення іноземних документів та обліку чеків ККМ

1. Чи може перекладний переклад документів іноземною мовою здійснювати співробітник компанії за наказом генерального директора? 2. Чи правомірно проводити за авансовим звітом касові чеки без посилань на компанію (покупця), оскільки часто доводиться купувати якісь дрібниці у магазинах у звичайному порядку.

З питання рядкового перекладу документів непрофесійним перекладачем зазначимо таке

Відповідно до пункту 1 статті 252 ПК Україна однією з основних вимог для обліку витрат з метою податку на прибуток є їхнє документальне підтвердження.

Відповідно до пункту 9 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності (утв. Наказом Мінфіну України від 29.07.98 №34н) документування майна, зобов'язань та інших фактів господарської діяльності, ведення регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності здійснюється українською мовою.Первинні облікові документи, складені іншими мовами, повинні мати рядковий переклад українською мовою.

Офіційна позиція контролюючих органів у тому, що переклад може бути виконаний як професійним перекладачем, і фахівцями самої організації.

Так, у листіМінфіну України від 20.03.06 № 03-02-07/1-66було зазначено:

«… Чинним законодавством України не регламентуєтьсяпорядок перекладу первинних облікових документів з іноземної на українську мову

Вважаємо, що такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцями самої організації.

Вважаємо, щоорганізація має право самостійно визначити особу, яка здійснює переклад первинних облікових документів українською мовою…».

Аналогічний висновок було зробленоу листах Мінфіну України від 14.09.09 № 03-03-05/170,від 22.03.10 № 03-03-06/ 1/168,від 26.03.10 № 03-08-05/1:

«…Такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і спеціалістами самої організації, на яких покладено такий обов'язок у рамках виконання посадових обов'язків, у тому числі і від руки».

«…Отже, документи, що підтверджують понесені організацією витрати, складені іноземною мовою таперекладені українськоюпрофесійним перекладачем (компетентним співробітником організації), можуть бути прийняті до податкового обліку як первинні документи, якщо вони оформлені відповідно до законодавства України або згідно з звичаями ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати…»

З посиланням на вищезгаданий лист Мінфіну України від 20.03.06 № 03-02-07/1-66 УФНС по м. Москві висловив аналогічну позицію:

- у листі від 09.10.06 № 20-12/89132.1:

-у листі від 26.05.08 № 20-12/050126:

Отже, документи, що підтверджують понесені організацією витрати, складені іноземною мовою та перекладені українською професійним перекладачем (компетентним співробітником організації), можуть бути прийняті до податковогообліку як первинні документи, якщо вони оформлені відповідно до законодавства України або згідно з звичаями ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати…».

Улисті від 03.11.09 № 03-03-06/1/725 Мінфін РФзробив такий висновок:

«…у разі наявності у платника податків первинних документів, складених іноземною мовою за типовою формою, вважаємо, що достатньо одноразово здійснити переклад українською мовою постійних показників типової форми. Надалі платник податків здійснює за необхідності переведення змінних показників первинного документа.

Також звертаємо увагу на те, що чинним законодавством України не регламентується порядок перекладу первинних облікових документів з іноземної українською мовою.

Вважаємо, що такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцями самої організації…»

Улисті від 20.04.12 № 03-03-06/1/202на запитання, чи може фізособа, яка володіє цією мовою, перекладати документи українською мовою з метою обліку витрат при обчисленні податку на прибуток, якщо у нього відсутній диплом, що підтверджує знання даної мови,Мінфін РФвказав таке:

«…Таким чином, для відображення таких первинних документів у бухгалтерському та податковому обліку необхідно мати рядковий переклад українською мовою первинних документів, складених іноземною мовою.

З урахуванням вищевикладеного документи, складені іноземною мовою, мають бути перекладені українською мовою.

Вважаємо, що такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцем самоїорганізації …».

Таким чином, враховуючи офіційну позицію контролюючих органів,Організація має право доручити своєму співробітнику рядковий переклад документів, складених іноземною мовою.

З питання касових чеків відзначимо наступне

Як було зазначено вище, витрати повинні бути документально підтверджені.

Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства України, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати, та (або) )документами, що побічно підтверджують вироблені витрати(у тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору). Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Відповідно до пункту 1 статті 9 Закону № 402-ФЗ[1]кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються факти господарського життя, що не мали місця, у тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод.

Пунктом 2 статті 9 Закону № 402-ФЗ встановлено список обов'язкових реквізитів первинного облікового документа.[2]

Як випливає з питання, касовий чек видається співробітнику організації під час здійснення ним купівлі товарно-матеріальних цінностей потреб Організації. Надалі чек прикладається до авансового звіту.

Відповідно до пункту 2 Положення про реєстрацію та застосування контрольно-касовоїтехніки[3],касовий чек – первинний обліковий документ, надрукований контрольно-касовою технікою на паперовому носії,підтверджує факт здійснення між користувачем та покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахункута (або) розрахунку з використанням платіжних карток, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстровані програмно-апаратними засобами контрольно-касової техніки, що забезпечують належний облік коштів під час проведення розрахунків.

Таким чином, касовий чек є підтвердженням здійснення розрахунків між співробітником організації та продавцем товарно-матеріальних цінностей, алене є первинним документом, оскільки може не містити всіх обов'язкових реквізитів, встановлених Законом № 402-ФЗ, зокрема «найменування посади» та «підпис» осіб, які здійснили операцію.

Аналогічна думка з цього питання викладена у листі ФНП Україна від 25.06.13 № ОД-4-3/11515@(Про підтвердження витрат платника податків касовими чеками ККМ для цілей податку на прибуток):

«Відповідно до законодавства про бухгалтерський облік, всі господарські операції (факти господарського життя) оформляються первинними обліковими документами.

Враховуючи викладене, платник податківмає право підтвердити вироблені витрати касовим чеком, однак для обліку витрат з метою оподаткування поряд з касовим чеком необхідні й інші первинні документи, що свідчать про зв'язок понесених витрат з діяльністю організації, спрямованої на отримання доходів».

З урахуванням вищевикладеного, на нашу думку, Організація має право прикладати до авансового звіту первинні документи, що підтверджують, що працівник поніс витрати на користь організації. При цьому із зазначених документів маєслідувати, що набуті товарно-матеріальні цінності необхідні потреб організації.

Таким чином, якщо чек ККМ містить усі обов'язкові реквізити, передбачені Законом № 402-ФЗ, на наш погляд, він може бути таким первинним документом.

Якщо в чеку відсутній будь-який з обов'язкових реквізитів, то для обліку витрат з метою оподаткування необхідно додати документ, що містить обов'язкові реквізити (наприклад, товарний чек або товарна накладна).

[1] Федеральний закон від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»

[2] Обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є:

1) найменування документа;

2) дата складання документа;

3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідальної (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення долі;

7) підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

[3] Положення про реєстрацію та застосування контрольно-касової техніки, що використовується організаціями та індивідуальними підприємцями утв. Постановою Уряду України від 23.07.07 № 470