Дерево папок користувачів

Для стислості опису в документації використовуються вираз "папка містить документ", але насправді йдеться про посилання на документ

У Системі існують два типи папок:

звичайні папки;
віртуальних папок (контейнерів).

У звичайних папках можна створювати нові документи (або проекти документів). Віртуальні папки призначені для відображення результатів фільтрації документів (наприклад, вмісту полів) документів, які зберігаються у звичайних папках. Нижче буде розглянуто структуру папок, що відображається для різних ролей користувачів Системи:

Поштові папки

Дані папки є у всіх користувачів Системи і не залежать від їхньої ролі:

Поштові папки користувачів

Вони аналогічні тим, що використовуються у звичайних поштових клієнтах:

Вхідні - для вхідних повідомлень.
Вихідні - для вихідних повідомлень.
Контакти - папка для контактів користувача. Контакти можна імпортувати з різних довідників:

Майстер імпорту контактів

Надіслані - для надісланих повідомлень.

Пропоновані контакти - для контактів, які будуть пропонуватися для автозаповнення під час надсилання поштового повідомлення в поле "Кому".

Видалені - для віддалених повідомлень.

Чернетки - для ненадісланих повідомлень.

Папки виконавця

Користувач, який введений у Систему за участю співробітника-виконавця або керівника, за замовчуванням може оперувати такими папками:

Обов'язкові особисті папки співробітника-виконавця

Крім наведених вище обов'язкових папок, користувач із роллю "Виконавець" можеотримати наступні спільні папки підрозділу (організації), які, таким чином, є опціональними папками для цієї ролі:

Опціональні папки співробітника-виконавця

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Обов'язкові папки співробітника-виконавця

Опціональні папки співробітника-виконавця

Ім'я папки: Документи організаціїТип: ЗвичайнаПризначення: Для загальних нормативних документів усієї організації. ДетальнішеІм'я папки: Документи підрозділуТип: ЗвичайнаПризначення: Для загальних нормативних документів підрозділи, якого належить даний сотрудник. ДетальнішеІм'я папки: На виконання у підрозділіТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів, які надійшли до підрозділу співробітника на виконанняІм'я папки: Номенклатура справТип: ЗвичайнаПризначення: Для списаних у справу документів

У цій статті ви можете дізнатися більше, як створювати документи в цих папках і працювати з ними.

Папки керівника

Користувач, який введений в Систему за участю співробітника-керівника, за замовчуванням оперує тими самими папками, що й співробітник-виконавець.

Папки канцелярії

Користувач, який введений в Систему за участю співробітника канцелярії, за замовчуванням оперує тим же набором обов'язкових папок, що і співробітник-виконавець, але набір опціональних папок співробітника канцелярії може бути значно ширшим, ніж у виконавця:

Опціональні папки співробітника канцелярії

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Опціональні папки співробітника канцелярії

Ім'я папки: Документи організаціїТип: ЗвичайнаПризначення: Для загальних нормативних документів усієї організаціїІм'я папки: Документи підрозділуТип: ЗвичайнаПризначення: Для загальних нормативних документів підрозділи, до якого належить цей співробітникІм'я папки: ЗвітиТип: ЗвичайнаПризначення: Для роботи зі звітами з діловодстваІм'я папки: Номенклатура справТип: ЗвичайнаПризначення: Для списаних у справу документівІм'я папки: ВихідніТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів типу Вихідний листІм'я папки: ВхідніТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів типу Вхідний листІм'я папки: Звернення громадянТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів типу Звернення громадянІм'я папки: На реєстраціюТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів, які надійшли до канцелярії цього підрозділу на реєстрацію. Приклад реєстрації проекту документаІм'я папки: Надійшло з інших підрозділівТип: ЗвичайнаПризначення: Для загальних документів, які надійшли до цього підрозділу з інших підрозділів, після первинної реєстрації документа у підрозділі відправника документаІм'я папки: СлужбовіТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів типу Службова

Папки співробітника відділу контролю

Користувач, який введений в Систему за участю співробітника відділу контролю, за замовчуванням оперує тим самим набором обов'язкових і опціональних папок, що і користувач у ролі співробітника канцелярії. Особливість роботи співробітника відділу контролюполягає в тому, що він не може створювати нові документи в папках "Вихідні", "Вхідні", "Звернення громадян" та "Документи організації" ("Документи підрозділу"), оскільки за замовчуванням співробітник із цією роллю не входить до групи " Реєстратори". У співробітника відділу контролю також відсутні папки "Надійшли з інших підрозділів" та "Звіти". Але цей користувач додатково бачить папку "Контроль документів". Користувачеві з будь-якою роллю в Системі, Адміністратор Системи може дати можливість виконувати функції співробітника відділу контролю, додавши його до відповідної опціональної групи. У цьому випадку у користувача додатково до його обов'язкових папок додасться ієрархія папок, представлена на малюнку нижче.

Папки співробітника відділу контролю

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Папки співробітника відділу контролю

Ім'я папки: Контроль документівТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів, зазначених як "контрольні"Ім'я папки: На контрольТип: ЗвичайнаПризначення: Для документів, які були спрямовані на контроль та за якими потрібно ухвалити рішення про постановку їх на контрольІм'я папки: Зняті з контролю/ВиконаніТип: ЗвичайнаПризначення: Для контрольних документів, які були зняті з контролю або закритіІм'я папки: На сьогодніТип: ВіртуальнаПризначення: Для контрольних документів, у яких планова дата виконання збігається з поточноюІм'я папки: ПростроченіТип: ВіртуальнаПризначення: Для контрольних документів, у яких планова дата виконання менша, ніж поточнаІм'я папки: Термін наближаєтьсяТип: ВіртуальнаПризначення: Для контрольних документів, у яких до планової дати виконання залишилося менше тижня

Роботу співробітників відділу контролю описано у статті.

Ієрархія папок "Вихідні доручення"

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Папки ієрархії "Вихідні доручення"

Ієрархія папок "Вхідні документи"

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Папки ієрархії "Вхідні документи"

Ім'я папки: Вхідні документиТип: ЗвичайнаПризначення: Для незакритих вхідних доручень (не заповнене поле "Дата звіту виконавця")Ім'я папки: ЗавершеніТип: ЗвичайнаПризначення: Для закритих вхідних доручень (заповнене поле "Фактична дата виконання")Ім'я папки: На сьогодніТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень, у яких планова дата завершення збігається з поточною датоюІм'я папки: ПростроченіТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень, за якими виконавець ще не прозвітував, а термін виконання вже минувІм'я папки: Термін наближаєтьсяТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень, у яких залишився тиждень до планової дати завершення, а виконавець ще не звітувавІм'я папки: На підписТип: ВіртуальнаПризначення: Фільтр для доручень виду "на підпис"Ім'я папки: На сьогодніТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень виду на підпис, в яких планова дата завершення збігається з поточною датоюІм'я папки: ПростроченіТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень виду "на підпис", за якими виконавець ще не прозвітував, а термін виконання вже минувІм'я папки: Термін наближаєтьсяТип: ВіртуальнаПризначення: Для доручень виду "на підпис", в яких залишився тиждень до планової дати завершення, а виконавець ще не звітувавІм'я папки: На узгодженняТип: ВіртуальнаПризначення: Фільтр для доручень виду "на погодження"Ім'я папки: На резолюціюТип: ВіртуальнаПризначення: Фільтр для доручень виду "на резолюцію"

Ви можете налаштувати папку "Вхідні документи" так, щоб закриті доручення видалялися з цієї папки та переміщувалися до папки "Завершені". Для цього виберіть папку "Вхідні документи", перейдіть на закладку "Властивості папки" та встановіть галочку "Переміщати закриті доручення до папки "Завершені":

Налаштування властивостей папки "Вхідні документи"

Крім того, ви можете зробити додаткові налаштування, зокрема, сортувати підпапки всередині папки "Вхідні документи".

Потрібно зауважити, що до папки "Вхідні документи" надходять доручення. Під час відкриття цих доручень Система автоматично відкриватиме картки документів, з якими ці доручення пов'язані.

Ієрархія папок "Завдання"

Папки Ця ієрархія призначена для зберігання документів типу "Завдання", створених цим користувачем. Завдання можна доручити одному чи декільком виконавцям у вигляді створення доручень.

Ієрархія папок "Завдання"

У папці "Завершені" зберігаються всі завдання, за якими всі виконавці відзвітували.

Ієрархія папок "Проекти документів"

Папка "Проекти документів"призначена для зберігання проектів документів до того, як із проекту буде створено та зареєстровано новий документ:

Ієрархія папок "Проекти документів"

Папка "Відкладені" призначена для зберігання проектів документів, робота з яких була припинена.

Робота користувача з проектами документів описана у цій статті.

Ієрархія папок "Документи організації"

У цій ієрархії папок зберігаються документи, призначені для працівників всієї установи. Документи розбиті за відповідними типами. Кожному типу документа відповідає своя папка:

Ієрархія папок "Документи організації"

Безпосередньо створити документ у цих папках можуть лише користувачі, введені в Систему за участю співробітника канцелярії.

Ієрархія папок "Документи підрозділу"

Ієрархія "Документи підрозділу" містить самі папки, як і ієрархія "Документи організації". Різниця полягає в тому, що в цій ієрархії зберігаються всі документи, призначені для роботи у цьому підрозділі.

Ієрархія папок "Вхідні"

Ієрархія папок "Вхідні" призначена для збереження та роботи з документами типу "Вхідний лист":

Ієрархія папок "Вхідні"

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Папки ієрархії "Вхідні"

У цій статті докладно розглянуто роботу з вхідними/вихідними листами.

Ієрархія папок "Службові"

Ієрархію папок "Службові" призначено для зберігання та роботи з документами типу "Службова":

Ієрархія папок "Службові"

Призначення папок ті ж, що і в ієрархії "Вхідні".

У цій статті розглянуто роботу зі службовими записками.

Ієрархія папок "Звернення громадян"

Ієрархія папок "Зверненнягромадян" призначена для зберігання та роботи з документами типу "Звернення громадян".

Ієрархія папок "Звернення громадян"

Призначення даних папок розглянуто у таблиці:

Папки ієрархії "Звернення громадян"

У цій статті докладно розглянуто роботу зі зверненнями громадян.