Ділові прийоми

1.Прийоми та їх сутність

2.Призначення та підготовка проведення прийомів

За словами «прийом», «банкет», «вечеря» зазвичай виникають асоціації, пов'язані з відпочинком, розвагами тощо приємними речами, що не потребують напруги та мобілізації сил, професійної компетентності, уміння стежити за собою.

Однак прийом у діловій сфері – це насамперед службові обов'язки, причому не тільки для організації-господарки, яка приймає гостей, а й для організацій, які виконують роль гостей.

Ділові прийоми хоч і мають більш вільну, розкуту атмосферу, ніж ділова зустріч або ділові переговори, проте мають ту саму мету: укладання взаємовигідних угод.

Напівофіційна обстановка прийомів дозволяє присутнім зав'язати корисні знайомства, обговорити загалом майбутні вигідні для партнерів контракти, розширити і поглибити вже наявні контакти, обмінятися поглядами і думками, що дозволяють краще дізнатися економічні, фінансові та інші позиції та домагання майбутніх партнерів, їх особливості в організації . Крім того, для досвідченого бізнесмена спостереження за поведінкою, вчинками запрошених на прийом може бути джерелом інформації, яка у свою чергу послужить однією з базових складових при прийнятті рішень про угоду, що укладається.

Очевидна користь від організації прийому полягає ще й у наступному: іноді переговори між двома фірмами затягуються, виникає тупикова ситуація, коли жодна, ні інша сторона не хоче (або не може) поступитися піти на компроміс і в той же час не бажає припинити переговори оскільки є цілком реальна можливість отримання вигоди. Багаторазові зустрічі та обговорення не призводять до ліквідації тупикової ситуації,безрезультатна дискусія продовжується. У такому разі часто організація прийому – сніданку, вечері, обіду – допомагає створити невимушену атмосферу, ближче дізнатися про партнерів, полегшує проведення переговорів та сприяє укладенню контрактів.

Отже, мета будь-якого ділового прийому – сприяти укладання взаємовигідних договорів.

Крім цієї мети є й інша: відсвяткувати ювілей фірми, досягнення значних фінансових результатів, розширення сфери діяльності фірми, оскільки це дає привід провести час у невимушеній, радісній обстановці.

На виставках, ярмарках та інших торгових заходах, як правило, також влаштовуються ділові прийоми з метою створення сприятливих неформальних умов розвитку партнерства.

Проте варто нагадати, що участь співробітників запрошеної організації у діловому прийомі – це не просто приємне проведення часу, а виконання службових обов'язків. Менеджер (або рядовий співробітник), запрошений на прийом, перш за все повинен постаратися поговорити з людьми, які його цікавлять, краще дізнатися схильності, звички, а отже, і характер передбачуваних партнерів, зміцнити знайомство, зав'язати бесіду на важливу для нього та його фірми тему.

Якщо ж менеджер належить до тих, хто працює на фірмі, яка проводить прийом, його обов'язки ускладнюються – протягом усього прийому він повинен стежити за його ходом та проводити подання запрошених один одному, організовувати численні зустрічі та бесіди окремих груп гостей, стежити за тим, щоб жодний гість не опинився на самоті, оскільки це може вплинути на нього пригнічуючим і зіпсувати враження від прийому. Крім того, співробітники фірми-господарки повинні протягом усього прийому здійснювати контроль за обслуговуючим персоналом,щоб не допустити збоїв та помилок в обслуговуванні.

Прийоми та їх сутність

Прийоми – як дипломатичні, так і ділові – одна з найважливіших форм зовнішньополітичної, ділової, культурної та іншої діяльності урядів, державних відомств, ділових людей, громадських та інших організацій та осіб. Вони можуть проводитись з урочистих випадків (на честь державних візитів, національних свят тощо) і мати політичне значення, носити суто протокольний характер (у зв'язку з діловими візитами, відкриттям виставок) або ж використовуватись у порядку повсякденної діяльності (у переговорах) та інші).

Прийоми можуть сприяти встановленню, підтримці та розвитку контактів між сторонами та окремими особами, повідомленню та роз'ясненню своєї позиції, збору інформації, обміну думками, нарешті – обговоренню та узгодженню позицій та вирішенню наявних питань у неофіційній обстановці.

Традиції проведення прийомів сягають своїм корінням в глибоку давнину. Гостинність була і залишається суттєвим показником честі та гідності народу та держави, їхньої доброзичливості.

Тому країни дбайливо зберігають історичні традиції прийому гостей як символи миролюбності та добросердечності. Традиції української гостинності й досі відзначають іноземні гості. Багаторічна міжнародна практика встановила види дипломатичних прийомів, методи підготовки, дипломатичний етикет, якого прийнято дотримуватися.

Протокольна практика України загалом збігається з міжнародною. Прийоми поділяються за часом на денні (до 19 годин) та вечірні, а за розміщенням гостей – на прийоми з розсадкою та без розсадки.

Призначення та підготовка проведення прийомів

Прийом – одна з форм «зовні – та внутрішньополітичної»діяльності організації. Це, як правило, організоване та заздалегідь підготовлене господарями, спільне проведення часу представників організації-господаря та гостей. Прийом проводиться: а) з нагоди урочистої дати – ювілею, річниці заснування фірми або створення організації; б) з нагоди відвідування організації відомого та почесного гостя, делегації фірми-партнера; в) у порядку повсякденної діяльності фірми на регулярній основі.

Метою проведення прийому може бути розширення та поглиблення контактів у сфері діяльності компанії, отримання необхідної інформації, формування іміджу організації у зовнішньому діловому середовищі.

Прийоми можуть бути: денні та вечірні, з розсадкою (заздалегідь розподіленими місцями учасників) та без розсадки, формальні та неформальні.

Денні прийоми – це «келих шампанського», «келих вина», «сніданок». "Келих шампанського" починається зазвичай о 12 годині і триває близько години. Приводом для такого прийому можуть бути річниця національного свята, від'їзд (приїзд) офіційної особи, перебування делегації. Відкриття виставки (фестивалю) тощо. Це найпростіша форма прийому, яка потребує великої підготовки. Прийом проходить без розсаджування гостей – стоячи. Напої та закуски розносять офіціанти. Зазвичай подаються тільки шампанське, вина, соки та легка закуска (міні-тістечка, бутерброди, горіхи).

Сніданок або обід з розсадкою – урочистіша форма прийому. Для такої форми прийому передбачаються місця за столом всім учасників. Сніданок з розсадкою влаштовується між дванадцятьма і п'ятнадцятьма годинами і триває приблизно півтори години. За своїм змістом і часом він відповідає українському обіду і може включати 1-2 холодні закуски, одну рибну або одну м'ясну страву і десерт. Допустима подача гарячої закускипершої страви. Під час збору гостей в аванзалі їм пропонуються аперитив, соки, в ході сніданку – сухі виноградні вина, а по завершенні подаються чай, кава, пропонуються шампанське, коньяк, лікер. Гості зазвичай приходять на сніданок у повсякденному одязі, якщо його форма спеціально не вказана у запрошенні.

Вечірні прийоми бувають кількох типів. Найбільш популярним, демократичним, масовим та продуктивним, з погляду охоплення спілкування є «коктейль», який починається між 17-18 годинами і триває дві години. Прийом відбувається стоячи. Гості самі підходять до столів із закусками, набирають собі частування, а офіціанти пропонують напої, якщо розносяться гарячі закуски, то прийом може бути названий "а ля фуршет". Для більшої урочистості зустрічі до її кінця можливе подання шампанського, морозива, кави. Фуршет – найдемократичніша форма прийому. З такого банкету можна піти у будь-який зручний час. Перебуваючи на такому прийомі, слід пам'ятати кілька правил:

- підходити до столу слід лише після запрошення або після того, як до столу пішли решта присутніх;

- гості беруть тарілки зі стопки, що стоять на початку столу, і рухаються вздовж столу в один бік (щоб не заважати один одному), накладаючи на свою тарілку частування;

- неввічливо перебувати біля столу з сигаретою, що димиться;

-Некрасиво навалювати на тарілку всі пропоновані страви відразу. Існує певний порядок частування: потрібно спочатку покуштувати рибних страв, риба і м'ясо не повинно бути на одній тарілці;

- слід брати рівно стільки, скільки можна з'їсти;

- закуски перекладають у тарілку загальним приладом, який знаходиться на тарелі з даною закускою. Набравши частування, слід забути покласти загальний прилад місце;

- для десерту тасолодких страв потрібно взяти чисті тарілки;

- Чоловік може пригостити даму, принісши їй щось із буфета. Жінці неприпустимо пригощати чоловіка.

Єдиним столовим приладом на фуршеті є виделка. Тому закуски нарізають невеликими шматочками (на один раз). Крім виделок можуть бути подані і шпажки - невеликі палички встромлені в бутерброди-канопі та інші штучні закуски. Ножі можуть бути на столі, але скористатися ними в будь-якому випадку буде незручно. На фуршет прийнято приходити у повсякденному костюмі чи сукні.

Схожий на фуршет прийом – коктейль. Він також проходить у проміжку часу від 17 до 20 години. На відміну від фуршету столи для коктейлів не накриваються. У залі розставляють кілька невеликих столиків, на них розкладають цигарки, сірники, попільнички та ставлять паперові серветки у вазочках. Частування та напої подаються офіціантами на тацях. Замість виделок гості користуються спеціальними банкетними шпажками. Закінчують прийом подачею шампанської та кави.

Обід – найбільш урочиста форма прийому. Починається в період з 17 до 19 години, триває 2-3 години і більше. Гості спочатку перебувають за столом протягом години, потім вони переходять в інше, менш офіційне приміщення, або частину залу для бесіди, куди і подається чай, кава. Форма одягу – урочиста. Обід проводитися з розсадженням – кожен учасник дізнається про номер свого місця за столом із запрошення.

Чай влаштовується між 16-18 годинами, як правило, для жінок. Вечеря з розсадкою відрізняється від обіду лише пізнішим часом проведення.

На офіційні прийоми запізнюватися не можна. Гості на такі прийоми (сніданок, обід, вечеря) з'їжджаються протягом 3-5 хвилин і після невеликої паузи, що використовується для взаємних привітань і знайомства, запрошуються до столу. Знайомитьсяза столом не прийнято. Не рекомендується розмовляти з кимось через сусіда по столу. За столом жінка може сидіти у капелюсі, але рукавички має зняти обов'язково.

На прийомі з розсадженням необхідно дотримуватись старшинства, службове чи громадське становище гостей, оскільки місця діляться на почесні та менш почесні. Першим вважається місце праворуч від господині будинку, другим – праворуч від господаря. У відсутності жінок першим вважається місце праворуч від господаря, другим – ліворуч від нього. При розсадженні дотримуються таких правил:

- першими праворуч і лівою рукою від господині саджають чоловіків, господаря ж оточують дами. Потім місця чергуються: поруч із жінками садять чоловіків і навпаки;

- жінку не садять із жінкою і наприкінці столу, якщо в торці столу не сидить чоловік;

- чоловіка не садять поряд із дружиною;

- два іноземці з однієї країни не сидять разом;

- останні місця за столом займають співробітники своєї установи (але не жінки).

Щоб кожен гість міг швидко знайти своє місце за столом, при вході виставляється план розсаджування, на стіл кладеться кувертна картка з ім'ям та прізвищем запрошеного, а іноді схема столу вручається кожному гостю. Гості займають свої місця після того, як сяде господиня, вона першою і встає після закінчення прийому.

Неформальні прими проводяться в ситуаціях, коли на гостей «не чекали» заздалегідь, частіше в невеликих фірмах та експромтом, у неформальній обстановці. Неформальні прийоми поширені США, коли партнерів запрошують на ланч. Неформальність обстановки сприяє розв'язанню нестандартних проблем, здатності глянути проблему інакше. До такого прийому слід бути готовим.

У ході проведеної мною роботи було встановлено, що прийом у діловій сфері – цепередусім службові обов'язки, причому як організації-господарки, приймаючої гостей, але й організацій, виконують роль гостей. Тому до прийому слід ставитися відповідально, знати основи його проведення, рамки здійснення прийому.

Прийоми необхідні для плідної роботи, допомагають проведенню ділових переговорів, знімаючи з них завісу офіційності і надаючи їм невимушений характер. У той же час, щоб не скривдити гостей, треба знати основні правила проведення прийомів. А щоб самому не потрапити в незручну ситуацію за присутності на прийомі треба знати, як поводитися на ньому. Цьому і було присвячено проведену роботу, під час якої мною було виявлено основні правила проведення прийомів.

Сучасна міжнародна протокольна практика свідчить про прагнення країн робити прийоми скромними, уникати зайвої пишноти, надати їм більшої раціональності.

Прийшовши із заходу, практика проведення прийомів набуває дедалі більшого поширення й у нашій країні, стаючи невід'ємною частиною проведення ділових переговорів.

1) Ботавіна Р.М. Етика ділових відносин: навчальний посібник. - М.: Фінанси та статистика,2002.-с.208.

2) Данкел. Діловий етикет - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2006. - 370.

3) Чуміков О.М., Бочаров М.П. Зв'язки з громадськістю: теорія та практика.- М.: Справа, 2003.-с.496.

4) Шепель В.М. Настільна книга бізнесмена та менеджера.-М.: Фінанси та статистика, 2000.-с.354.

5) Яшин В.В Ділова етика.- М.: Справа, 2002.-с.342