Етапипідготовки та проведення зборів - Студопедія

Збори - це групове спілкування, яке керується, організується. Його успіх на 90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів комунікативного етапу та подальшої оцінки та самооцінки.

Докомунікативний етапКомунікативний етапПосткомунікативний етап
1. З'ясування необхідності наради.1. Вступне слово голови.Аналіз зборів
2. Формулювання теми та мети2. Обговорення проблеми (повідомлення, розмова чи дискусія)
3. Розробка порядку денного, проекту рішень3. Прийняття рішень (факультативно, який завжди)
4. Визначення та підготовка учасників4. Підсумковий монолог голови.
5. Призначення часу та місця проведення.

Підготовка наради починається звизначення її необхідності. Нарада повинна проводитися лише тоді, коли вона дійсно необхідна, коли інші шляхи вирішення проблеми є найменш ефективними.

Після рішення організувати колективний процес обговоренняуточнюють його тему та мету. Шляхом виділення та угруповання проблем розробляється порядок денний. Найбільш «важкі» пункти, що вимагають розширеного обговорення, опрацювання, найкраще помістити в другу третину зборів, коли фізична та розумова працездатність групи досягає піку. Поточні чи термінові питання, які потребують багато часу, можна вирішити насамперед, а «найпростіші» пункти чи найцікавіші - залишити наприкінці.

Загалом треба підготувати, можливо скликавши при цьому комісію,проект решения. Він нерідко є «питанником», за кожним пунктом якого учасники вході зборів будуть давати конкретні відповіді.

Наступний крок -визначення кількісного та якісного складу аудиторії, підготовка учасників.

Зовсім не обов'язково на кожну нараду запрошувати керівників усіх підрозділів. Залучаються зазвичай ті посадові особи, які є найбільш компетентними з обговорюваної проблеми. За кількістю учасників зборів можуть бути вузькими (до 5 осіб), розширеними (до 20 осіб) та представницькими (понад 20 осіб). Маленькі групи згуртовані, високопродуктивні, але у них важко зав'язати розмову, є ризик ухвалення ненадійних рішень. Великі зазвичай приймають вивірені рішення на основі багатьох точок зору, але в них важко дійти єдиної думки. Ідеальна кількість учасників для внутрішнього ділового засідання – від 6 до 9. Усі співробітники мають бути завчасно ознайомлені з темою, метою, порядком денним та необхідними матеріалами, документами.

Найкращий час для проведення зборів, згідно з ергономічними дослідженнями, - це пізній ранок (11 годин середи або четверга). Для регулярних нарад відводять певний день тижня.

Місцем проведення зазвичай є кабінет керівника організації. Однак краще скликати наради у спеціально обладнаному приміщенні. Воно повинно мати хорошу акустику, звукоізоляцію, вентиляцію, нормальну температуру повітря (+ 19о с), зручні для роботи меблі. Найоптимальніше розташування учасників - на відстані витягнутої руки один від одного за столом трапецієподібної форми.

Доцільна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей – 40 – 45 хвилин. Якщо обставини справи потребують більшого часу, то після 40 хвилин оголошують десятихвилинну перерву. Регламент встановлюється на початкунаради. Зазвичай вступне та заключне слово ведучого, а також усі виступи плануються на 10 хвилин.

У вступному слові треба чітко і гранично конкретно, коротко викласти мету справжньої наради, обговорювані проблеми, домовиться про регламент. Щоб створити стимул для дискусії, можна наголосити на практичній значущості питань, поставити перед слухачами низку конкретних завдань. Ведучому слід подати всім нових, невідомих учасників наради, призначити відповідального за протокол.

Головне завдання керівника наради – регулювати перебіг обговорення питань, внесених до порядку денного.

Одна з найважливіших вимог до голови наради - не нав'язувати від початку свою позицію решті учасників. Посада надає словами керівника особливої ​​ваги і ті з працівників, хто дотримується протилежних поглядів, можуть просто не наважитися їх висловити, щоб не суперечити начальству. Треба постаратися зайняти нейтральну позицію, викласти свою думку від третьої особи або сформулювати як питання. Дуже ефектно, якщо фраза, думка, якою відкривається нарада, буде використана і в її завершенні.

Звертаючись, ведучий називає учасників на ім'я - по батькові, наскільки можна підкреслює їх досвід і компетентність з відповідного питання. Голова повинен бути вкрай уважний не тільки до суті виступу, але й до того, як кожен із них вписується в загальну конструкцію, як працює на досягнення поставленої мети; чи не відводить убік. Організатор стежить за регламентом, у ході та після розгляду кожної проблеми коротко резюмує виступи. Це дозволяє досягти впевненості в тому, що всі присутні чітко розуміють, про що йдеться, що в ході дискусії досягнуто певного прогресу. Якщо ораторвиходить за межі питання, слід дипломатично зупинити його. Критичну оцінку речень дають або негайно після промови, або після висловлювання всіх ідей. Важливо втягнути у активний обмін думками всіх присутніх.

Наступний можливий етап наради - прийняття рішень . Зачитується заздалегідь підготовлений проект рішення і учасники наради вносять свої корективи, приймають його за результатами голосування. Після прийняття рішень визначаються особи, які здійснюють його виконання та контроль.

Закінчуючи збори, керівнику слід узагальнити все сказане, зробити висновки, сформулювати прийняте рішення, назвати кому, що у які терміни доручено виконати. Подякувати всім за участь у нараді.

Аналіз зборівможна провести ефективніше, якщо залучити незалежного експерта. Він матиме можливість неупередженої оцінки того, що йде добре, а що необхідно змінити.

Початківець менеджер може аналізувати колективне спілкування самостійно за схемою:

1. Який тип наради в залежності від мети?

2. Чи вдало сформульована тема та підтеми (порядок денний)?

3.Коли заплановано розгляд найскладніших питань?

4. Чи доречні місце, час проведення, кількість та склад учасників?

5. Про що говорить ведучий у вступному слові?

6. Який регламент прийнято?

7.Які організують мовні дії провідного під час діалогу?

8.Чи всі присутні беруть участь в обговоренні?

9. Які рішення ухвалено?

10.Як організатор закінчив нараду?

11. Чи правильно оформлений протокол?

Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком:

Вимкніть adBlock! і оновіть сторінку (F5)дуже потрібно