Гроші під звіт виявляємо заборгованість

Статті на тему

На завершальному етапі руху підзвітних сум проводять заключні взаєморозрахунки між працівником та роботодавцем. У статті поговоримо про виявлення заборгованості, визначення її характеру та строки погашення.

Заключні взаєморозрахунки за підзвітними сумами

За підсумками обробки авансового звіту визначається, хто, кому і скільки винен. Чи повністю працівник використовував підзвітні суми, чи є різниця між виданим авансом підзвітних сум та затвердженою сумою витрати? Нерівність сум означає утворення заборгованості однієї із сторін (працівника чи роботодавця). Її суть відбиває сальдо за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

Джерело інформації про заборгованість - рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

Сальдо з дебету рахунки 71.Первично дебетове сальдо з рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» утворюється на момент видачі підзвітного авансу. Воно свідчить про наявність у працівника грошей у підзвіті. Поки триває термін, відведений до виконання доручення, заборгованість працівника є нормальною і вимагає погашення.

Виявлене за підсумками обробки авансового звіту дебетове сальдо за рахунком 71 свідчить про заборгованість підзвітної особи перед роботодавцем. Таку заборгованість працівник має погасити.

Сальдо за кредитом рахунки 71.Кредитове сальдо за рахунком 71 може бути виявлено лише за підсумками обробки авансового звіту. Воно означає, що суми авансу забракло здійснення всіх доручених придбань, очевидно перевитрата підзвітних сум. Затверджений керівником перевитрати роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові.

Строк погашення заборгованості

Пунктом 11 Порядкуведення касових операцій в Україні, затвердженої рішенням Ради директорів ЦБ України від 22.09.93 № 40 (далі — Порядок), встановлено, що особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення строку, на який вони видані, здати звіт про витрачені суми таздійснити остаточнийрозрахунок за ними. Таким чином, з дня завершення періоду, встановленого керівником для виконання доручення, працівникові надається три дні для подання авансового звіту та завершення взаєморозрахунків. Формально дана норма звернена до працівника, але виконати її реально не може без участі керівника і бухгалтера. Адже лише після бухгалтерської обробки авансового звіту та затвердження видатків керівником виявляється сума заборгованості (невикористаний залишок чи перевитрата), за якою й проводяться заключні взаєморозрахунки.

Таким чином, за своєчасне завершення взаєморозрахунків за підзвітними сумами відповідальність несуть усі учасники руху підзвітних сум, у тому числі бухгалтер.

Від типу заборгованості залежить порядок дій працедавця

Після перевірки та затвердження авансового звіту бухгалтер визначає сальдо розрахунків із підзвітником. У поодиноких випадках воно дорівнює нулю. У більшості ситуацій виявляється залишок невикористаних сум (дебетове сальдо за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами") або перевитрата (кредитове сальдо за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами").

Схема. Дії роботодавця при виявленні залишку або перевитрати підзвітних сум

Виявляємо невикористаний залишок

Невикористаний залишок підзвітних сум - заборгованість працівника перед роботодавцем, яка виникає:

при неповному витраченні підзвітногоавансу;
відсутність документального підтвердження вироблених витрат;
відмову керівника затвердити деякі фактично вироблені та документально підтверджені, але нецільові витрати.

Розглянемо з прикладу порядок виявлення невикористаного залишку підзвітних сум.

Як бачимо, загальна сума витрат підзвітної особи становила 6235 крб. З цієї суми згідно з доданими документами було витрачено:

5000 руб. — на закупівлю тари у кількості 500 одиниць (додано договір, рахунок, рахунок-фактура, накладна, квитанція до прибуткового касового ордера постачальника);
500 руб. — на оплату витрат з доставки тари (додано договір, рахунок, рахунок-фактура, накладна, квитанція до прибуткового касового ордера постачальника);
600 руб. — на придбання букета квітів менеджеру постачальника (додана квитанція до прибуткового касового ордера).

Н.К. Прохладцев не зміг подати виправдувальні документи у сумі 135 крб. (Витрати на проїзд).

У письмовому звіті начальнику відділу постачання Н.К. Прохладцев пояснив результати виконання доручення. Зокрема, щодо невідповідності кількості необхідної та фактично придбаної тари Н.К. Прохладцев повідомив, що постачальник відповідної тари - ЗАТ "Коробушка" відпускає свою продукцію у фасуванні мінімум 500 одиниць, по 12 руб. за одиницю.

Н.К. Прохладцев не вдалося знайти іншого постачальника. Йому довелося піднести букет квітів менеджеру відділу збуту постачальника Г.Є. Рябий, щоб домовитися про більш прийнятні умови постачання. В результаті він закупив мінімальну партію тари, сплативши 5000 руб. (По 10 руб. За одиницю).

Квитки на проїзд були втрачені внаслідок прання одягу, в кишені якого вони були необачнозалишені.

Бухгалтеру необхідно скласти проведення, визначити характер та суму заборгованості, заповнити відповідну частину авансового звіту.

ДЕБЕТ 10 «Матеріали» субрахунок 4 «Тара та тарні матеріали» КРЕДИТ 71 субрахунок «Розрахунки з Н.К. Прохолодним » - 4237,29 руб. (5000 руб. ÷ 118 × 100) - оприбуткована тара, придбана підзвітною особою, без ПДВ;

ДЕБЕТ 10 «Матеріали» субрахунок 4 та «Тара та тарні матеріали» КРЕДИТ 71 субрахунок «Розрахунки з Н.К. Прохолодним » - 423,73 руб. (500 руб. ÷ 118 × 100) - враховані витрати з доставки тари, придбаної підзвітною особою, без податку на додану вартість;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 субрахунок «Розрахунки з Н.К. Прохолодним » - 838,98 руб. [(5000 руб. - 4237,29 руб.) + (500 руб. - 423,73 руб.)] - Відображено «вхідний» ПДВ по тарі, придбаної підзвітною особою, і по її доставці.

На звороті авансового звіту (див. зразок наприкінці статті) бухгалтерські проводки виділені зеленим шрифтом.

Далі визначаємо проміжне сальдо, яке покаже бухгалтеру, хто кому і скільки винен.

У цьому випадку утворилося проміжне сальдо за дебетом рахунка 71 - невикористаний залишок підзвітних сум.