Як писати пояснювальну записку в Казахстані
Як писати пояснювальну записку в Казахстані?
Що це звір такий, пояснювальна записка?
Що ж, чимало людей, які вперше стикаються з дрімучими нетрами казахстанського діловодства, важко вірно і без помилок написати пояснювальну записку до свого проекту.
Проте в деяких сферах людської життєдіяльності цей документ є невід'ємним атрибутом. По суті, як випливає із назви, це короткий додаток до основного документа. Побіжно пробігшись поглядом по пояснювальній записці, ваш співрозмовник зможе швидко усвідомити, навіщо написаний проект, яка його структура і які в результаті йдуть висновки.
Застосовується ця грамота в юридичній, фінансовій, архітектурно-будівельній, науковій та інших галузях. Навіть студенти, кваплячись здати дипломку в останній момент та проклинаючи все на світі, пишуть цей манускрипт при оформленні проекту.
Які правила при написанні пояснювальної записки?
Загальні стандарти вироблені багаторічною практикою. Ось вони, ці оплачені згодом і сльозами, принципи:
- Подається записка зазвичай у друкованому вигляді на стандартному аркуші формату А4.
- Якщо записка складається з декількох сторінок, то краще не полінуватися зробити палітурку. Буде оку приємнішим і надійнішим, що сторінки не загубляться і не переплутаються між собою.
- Усі листи потрібно акуратно пронумерувати, поставивши цифри внизу сторінки. Причому, як відомо, титульний лист, звичайно ж, не нумерується.
Що зазвичай пишуть усередині пояснювальної записки?
До деяких пояснювальних записок є серйозні законні вимоги, встановлені урядом. Наприклад, припідготовці якогось законопроекту до парламенту Казахстану державний орган-ініціатор обов'язково додає таке роз'яснення. Де на пальцях розшифровує, навіщо потрібний цей новий закон.
Тон пояснювальної записки має бути офіційним та суворим. Не допускайте таких ліричних відступів убік, як у мене. Особлива вимога до стислості — не треба «лити воду», пишіть по суті питання.
Якщо ваш документ рясніє будь-якими незвичайними слівцями і шифрами, не забудьте дати їх роз'яснення. Особливо це стосується наукових документів, там є суворі правила щодо цього.
Якщо потрібно, додайте таблиці, графіки, інтелект-картки та малюнки. Це також допоможе краще усвідомити суть проблеми.
Наприкінці викладіть отримані результати ваших праць.
Ось, власне, і весь короткий посібник з оформлення пояснювальної записки в Казахстані.
І, звичайно, зразок пояснювальної записки в Казахстані:
Оформляється на офіційному фірмовому бланку організації
Товариство з обмеженою відповідальністю«Ай, жарайсин!»
Вих. № ______ від «___» _______ 201__р.
Начальнику Управління державних доходівпо Бостандицькому районум. Алмати
Пояснювальна запискадо довідки за формою № ____ від «___»_______201___г.
Директор ТОВ «Ай, жарайсин!» _______________ Єр Таргін
Головний бухгалтер ТОВ «Ай, жарайсин!» _______________ Баян Сулу