Як правильно оформляти та ставити печатки в книгах наказів
Питання-відповідь на тему
Будь ласка, напишіть коротко або дайте посилання на запитання про друк на книгах наказів. У наших книгах наказів (вони розподілені за напрямками - відрядження, відпустки, інші, за рухом кадрів) на останньому аркуші приклеєно аркушик "Пронумеровано і прошнуровано. аркушів", друк проставлено половину на приклеєному листку, половину на журналі. скажіть як правильно?
Отже, на практиці можна вчинити так:
1. Зліва на полях (на половину вільного поля, щоб зберегти читаність текстів документа при перегортанні журналу) багатосторінкового документа голкою або шилом роблять три (чотири) отвори, або всі сторінки пробиваються діроколом на одному рівні. Отвори роблять симетрично висотою листа. Відстань між проколами зазвичай становить 3 см, а розташовуються вони по вертикальному центру листа (рідше використовуються два отвори).
2. Прошити документи найкраще за допомогою прошивної голки шпагатом банківським або нитками прошивними ЛШ-210. За відсутності такої нитки можна скористатися міцною (капроновою або звичайною, складеною кілька разів) ниткою. Прошиваються документи, як правило, двічі – для надійності.
3. Кінці нитки слід випустити із центрального отвору на звороті останнього листа та зав'язати їх вузлом. Залишати необхідно близько 5 – 6 см вільного кінця.
Скріплення завірювальним написом. Журнал слід опечатати наклейкою з паперу з написом.
1. Наклейка із завірювальним написом може мати розміри приблизно 4 на 5 - 6 см. Наклеюють лист так, щоб він закрив вузол та частину довжини ниток. Кінці ниток обов'язково мають бути вільними. Завірювальний напис підписуєтьсяпісля висихання клею. Підписує її керівник організації або уповноважена ним особа.
2. Підпис керівника повинен бути чітким і помітним.
Підпис засвідчувача має бути скріплений печаткою організації. Друк повинен бути розташований як на наклейці із завірювальним написом, так і на аркуші. Відбиток друку, розташований як на наклейці, так і на аркуші документа, а також вузол та нитки, залиті клеєм, служать для індикації недоторканності документа.
Нумерація аркушів у справах необхідна для закріплення порядку розташування документів після прошивки (шнурування) для забезпечення їх збереження. У журналах нумерація листів виконує таку ж функцію: виключать можливість додаткового вклеювання або видалення листів. Необхідно пронумерувати всі аркуші журналу. Потрібно запам'ятати, що нумеруються саме аркуші, а не сторінки документа.
Після завершення нумерації аркушів у завірювальний напис, що розташовується наприкінці журналу, у ньому цифрами та прописом вказується кількість аркушів у даному журналі.
Прошито, пронумеровано, скріплено підписом і печаткою ___ (_______________________) лист___