Як скласти номенклатуру справ у кадровій службі

Що таке номенклатура справ

Номенклатура справ – один із основних документів, який має бути розроблений в організації. У ньому міститься інформація про те, які документи та в якому підрозділі слід вести, хто з ними повинен працювати, де і протягом якого часу вони мають зберігатися.

Номенклатура справ розробляється для того, щоб:

вести облік справ, заведених протягом року в організації та в її структурних підрозділах;

формувати справи (забезпечувати порядок під час підшивання документів у справи);

вести індексацію справ;

Забезпечити пошук документів.

Порядок складання номенклатури справ описано у пункті 3.2.5 ДСДОУ, затвердженої наказом Главархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.

Зазвичай номенклатура справ складається як єдиний документ для всієї організації. При цьому вона включає номенклатури окремих підрозділів. Наприклад, канцелярії, секретаріату, фінансового відділу, адміністративного відділу, кадрової служби.

Види номенклатур

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову та індивідуальну.

Типова номенклатура справ передбачає обов'язковий перелік справ, що заводяться в однотипних організаціях. Зазвичай, типова номенклатура розробляється в установах, які мають широку мережу підвідомчих організацій.

Орієнтовна номенклатура справ подібна за призначенням з типовою номенклатурою. Вона також розробляється для однотипних організацій, проте має лише рекомендаційний характер. Це означає, що підвідомчим підприємствам надано право самим вирішувати, чи приймати документ як зразок чи розробляти свою схему діловодства.

У кожній організації розробляєтьсяіндивідуальна номенклатура справ. При цьому заголовки справ та терміни зберігання документів повністю переносяться до неї з типової або зразкової номенклатури. Якщо в організації немає типової чи зразкової номенклатури справ, індивідуальну номенклатуру вона розробляє самостійно.

Ситуація: скільки копій має бути в номенклатурі справ?

Затверджена в організації номенклатура справ тиражується у необхідній кількості примірників.

Перший (справжній) екземпляр зберігайте у службі діловодства організації як документ постійного зберігання. Другий екземпляр номенклатури справ використовуйте як робочий екземпляр. Третій – передайте до архіву організації як обліковий документ. Кожна служба організації отримує витяг з номенклатури справ, виходячи з якої відбувається формування виконаних нею документів на окремі справи. Про це йдеться у пункті 3.2.5.5 ДСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.

Розробка та затвердження

Такий порядок встановлено у пункті 3.2.5.3 та абзаці 2 пункту 3.2.5.5 ДСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.

Основні розділи

Номенклатура справ, яку має розробити відділ кадрів, – це частина єдиної номенклатури справ організації. Складати її потрібно за тими самими правилами, що й єдину номенклатуру. Форму номенклатури справ наведено у додатку 8 ДСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33. Вона складається з п'яти основних розділів:

Особливості заповнення окремих розділів номенклатури справ наведено у пункті 3.2.5.4 ДСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.

Графи заповніть у наступній послідовності – № 1, № 2, № 4, № 5. Дані до графи № 3 занесіть в останню чергу,а саме наприкінці календарного року, коли стане відомо точну кількість одиниць зберігання (томів, папок, книг, журналів).

Приклад оформлення номенклатури справ кадрової служби

В організації «Альфа» розроблено номенклатуру справ на 2015 рік.

Індекс справи

Заголовок справи

У графі № 2 номенклатури вкажіть заголовки справ (папок) усіх документів, з якими працюєте (вхідних, вихідних, внутрішніх), а також довідкові та реєстраційні матеріали (картотеки, журнали (книги) обліку та видачі документів). До номенклатури не включайте заголовки друкованих видань (бюлетенів, тарифних та інших довідкових матеріалів).

Рада: після того як ви перерахуєте в номенклатурі заголовки всіх існуючих справ, у графі № 1 проставте ще кілька індексів як резервні номери, а в графі № 2 залиште вільне місце. Це необхідно для врахування нових справ, які не передбачені раніше, які можуть виникнути в кадровій службі протягом року.

Ситуація: у якому порядку розташувати заголовки справ усередині основних масивів (організаційні, розпорядчі, довідкові документи) номенклатури справ?

При систематизації заголовків справ дотримуйтесь принципу ієрархії. Наприклад, заголовки справ, що містять накази вищестоящих організацій, розташуйте перед заголовками справ із наказами керівника організації, потім розмістіть розпорядження його заступників. Листування з вищими організаціями помістіть перед листуванням з рівнозначними (або непідлеглими). Доповідні записки на ім'я керівника організації розмістіть перед доповідними записками на ім'я керівників структурних підрозділів. Річні звіти та плани – перед квартальними та місячними тощо.

Ситуація: як правильно сформулювати заголовки номенклатурисправ?

Складаючи заголовки для номенклатури справ, зазначте:

Термін зберігання справи

Як одну справу до номенклатури включіть особисті картки працівників, а також трудові книжки. Самостійною справою в номенклатурі буде кожний журнал чи книга обліку, що ведуться у кадровій службі.

Примітки до справи

У графі № 5 номенклатури проставте позначки про заведення справ, про перехід справ, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію тощо. Наприклад, примітка може мати такий вигляд: «Справа заведена 13.01.06», «Родовики документів зберігаються у загальному відділі» тощо. Такі позначки можна ставити протягом усього терміну дії номенклатури.

Підсумковий запис про кількість справ

Підсумковий запис про кількість заведених справ (томів, частин) постійного та тимчасового зберігання має скласти після закінчення календарного року служба діловодства організації (інша служба, відповідальна за складання номенклатури справ) (п. 3.2.5.6 ДСДОУ, затвердженої наказом Главархіву СРСР від 25 травня 1988 р.) р. № 33).