Як здійснюється компенсація мобільного зв’язку працівникам

язку

Позиція законодавця

У ст. 164 ТК України законодавець визначає, що грошова компенсація виплачується роботодавцем під час покриття витрат, які службовець поніс у результаті виконання своїх посадових обов'язків.

У ст. 188 ТК Україна написано, що така компенсація складається із трьох доданків:

  • використання речей;
  • амортизація майна;
  • витрати, пов'язані із вживанням майна.

При цьому величина відшкодування, як правило, визначається за згодою сторін. Це питання має бути висвітлено або у тексті трудового договору, або у додатковому угоді щодо нього.

Проте ст. 41 та 45 ТК Україна встановлюють вимогу, згідно з якими питання про компенсацію мобільного зв'язку мають бути включені до тексту колективного договору або до іншого локального акта підприємства.

Роботодавець має право встановити жорсткий розмір виплат або прив'язати його значення до будь-яких показників. При цьому всі суми мають бути економічно обґрунтованими та підтверджуватись відповідними документами.

Документально витрата підтверджується такими документами:

  • наказом керівника підприємства, відповідно до якого службовцю компенсується мобільний зв'язок;
  • заявою співробітника, в якій він повідомляє про скоєні ним витрати;
  • звітом працівника про зроблені ним дзвінки по роботі із зазначенням особи, якій було здійснено дзвінок, час та ціну дзвінка;
  • деталізацією дзвінків від оператора зв'язку;
  • трудовим договором, до тексту якого включено обов'язок щодо виплати роботодавцем компенсації за мобільний зв'язок;
  • договором надання послуг зв'язку мобільним оператором.

  • визначати розмір виплат та порядок їх призначення;
  • уточнювати умови відшкодування витрат на мобільний зв'язок;
  • затверджувати локальні акти, які міститимуть обґрунтування виплат.

Звертаємо вашу увагу на те, що відшкодування витрат на мобільний зв'язок роботодавцем є обов'язковим лише в тому випадку, якщо між ним та працівником укладено трудовий договір. При оформленні відносин у рамках цивільно-правової угоди положення ТК «Україна» на них не поширюються.

Для підтвердження підстави компенсація, яка стосується всіх витрат на використання мобільного зв'язку, керівнику підприємства необхідно виконати ряд дій:

  • затвердити локальним актом перелік посад, на яких передбачається необхідність оперативного використання мобільного зв'язку;
  • розробити правила користування корпоративним мобільним зв'язком.

При цьому такими актами можуть бути включені як додатки до колективного договору.

Забезпечення працівників засобами зв'язку

Забезпечення службовців засобами мобільного зв'язку з боку роботодавця може проходити кількома способами:

Питання оподаткування

ст. 209 ПК Україна уточнює, що всі доходи, які одержують фізичні особи у процесі здійснення трудової діяльності, мають підлягати оподаткуванню. При цьому як податковий агент виступає роботодавець, який «збирає» зі службовців ПДФО. Роботодавець повинен обчислювати суму податку відповідно до вироблених витрат.

ст. 252 ПК України витрати, які здійснено на мобільний зв'язок, повинні підтверджуватись наступними документами:

  • платіжками;
  • договорами з організаціями (наприклад, про придбання сім-картки);
  • листуванням з оператором зв'язку тощо.

При цьому податкові інспектори не мають права вимагати деякі документи від роботодавця. Йдеться, перш за все, про деталізацію рахунку, розшифрування дзвінків. Ці моменти законодавець відносить до таємниці листування.

Розмір компенсації мобільного зв'язку працівникам

У тих випадках, коли виплата компенсацій за використання мобільного апарату співробітника не має одиничного характеру, можна всю інформацію прописати в колективному договорі, а саме, порядок використання та формулу обчислення розміру компенсації. З працівником надалі може бути підписано угоду про виплату компенсації для уточнення її розміру.

Для виплати компенсації роботодавець має видати відповідний наказ, у якому буде визначено суму, строки та порядок перерахування. З наказом працівник ознайомлюється під розпис. Даний документ необхідний для бухгалтерії та згодом, для податкової інспекції як підтверджує витрати на мобільний зв'язок.

Як вираховується сума компенсації?

У деяких випадках працівник може використовувати безлімітний тариф, вартість якого не змінюється. І тут роботодавець перераховує службовця фіксовану суму щомісяця. Однак такі тарифи незручні роботодавцю, оскільки до щомісячного ліміту входять лише дзвінки в межах регіону. Міжміські з'єднання доводиться оплачувати додатково. Тому роботодавцю доцільно підключити тариф, у якому йде посекундна тарифікація та знижено ціни на міжміські дзвінки.

Другий варіант – надання працівником наприкінці місяця деталізації дзвінків та уточнення суми за кожен дзвінок. І тут роботодавець оплачує фактично проговорений час за тарифами оператора.

Якщо працівниковібуло виплачено зайву суму компенсації, то залишок може бути перенесений наступного місяця. Але за ситуації, коли працівник виходить межі щомісячного ліміту, він має рахунок власних коштів відшкодувати витрати. Умова про це також має бути доведена до працівника за допомогою включення його до тексту трудового договору.