Картотека обліку газет та журналів

ДОКУМЕНТАЦІЯ У ШКІЛЬНІЙ БІБЛІОТЕЦІ

Організація роботи з документами з обліку бібліотечного фонду здійснюється за правилами ведення діловодства (ГОСТ 6.30-97 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів").

Основні документи бібліотеки підлягають постійному зберіганню як документи суворої звітності.

Офіційно для шкільних бібліотек методичним центром є Державна наукова педагогічна бібліотека імені К.Д.Ушинського у Москві. За рекомендаціями ДНПБ у шкільній бібліотеці повинні вестись 17 поточних облікових форм, за винятком актів про списання та паспорти каталогів (див. брошури «Технологія роботи шкільної бібліотеки», «Організація фонду шкільної бібліотеки»). В даний час додалися нові документи: Типове положення про шкільну бібліотеку, Правила користування бібліотекою, паспорт бібліотеки. Разом виходить понад 20 документів.

Отже, спершу згадаємо, що більшість бухгалтерій, як правило, веде лише сумарний облік бібліотечного фонду (вартість) без кількісного показника та без поділу на фонд художньої та науково-популярної літератури. Фонд підручників нині враховується окремо. Тобто, в бухгалтерії враховуються основний та навчальний фонди.

Отже, всі книги, що надійшли після звірки з супровідним документом і штемпелювання, враховуються насамперед сумарно.

ДОКУМЕНТИ ОБЛІКУ ОСНОВНОГО ФОНДУ

Книга сумарного обліку основного фонду.

Нова книга сумарного обліку бібліотечного фонду має на меті вести сумарний облік фондів відповідно дозмін у існуючій бібліотечно-бібліографічній класифікації.

В основу розподілу видань за змістом лягла систематизація ББК,що охоплює основні галузі наукового знання:

  • Суспільні та гуманітарні науки література універсального змісту;
  • Педагогічні науки (зокрема).

1. Книга сумарного обліку бібліотечного фонду – основний обліковий документ сумарного обліку всіх видань (крім газет) та аудіовізуальних документів.

2. Записи в книгу виготовляються від руки тільки ручкою. Водночас бібліотека має право вести облік у картковій формі, у вигляді роздруківок, отриманих на комп'ютері, у машинохоронних файлах, записаних на диску, дискеті та інших носіях, які забезпечують довговічне зберігання.

3. Книга сумарного обліку складається із трьох частин:

o Надходження у фонд.

o Вибуття із фонду.

o Підсумки руху

Частина 1. Надходження у фонд.

4. Кожна партія книг і брошур, що надійшли до бібліотеки за одним документом, записується в першій частині книги на окремому рядку підчерговим порядковим номером.

5. Порядкові номери запису в частині 1 починаютьсящороку з першого номера.

6. У графі3 вказується номер та дата супровідного документа.

7. У графі4 коротко вказується джерело надходження видань: комітет освіти, учколектор, магазин №…, дар та інших.

8. У графі6 зазначаються лише ті книги, якіпідлягаютьзапису до інвентарної книги.

9. У графі7 і8 відображаєтьсявартість видань, що підлягають запису в інвентарну книгу без витрат.

10. У графі9 зазначається кількість брошурбез зазначення вартості.

Брошури, як і книги, розподіляються за змістом. Рекомендуємо

контролювати правильність запису в графи6 та9, їх сума повинна

відповідати запису у графі5.

12. У графі11 враховуються видання природничих наук: відділи20,22,24,26,28.

13. У графі12 враховуються видання відділів3,4,5.

14. У графі13 враховуються видання зсуспільних тагуманітарних наук, а такожлітература універсального змісту. Відділи:60, 63, 65, 66, 67,68, 70/79 (крім74 ), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

15. У графі14 ведеться облік видань з народної освіти та освіти: відділ74.

16. У графах 16 та 16 відповідно враховуються художня та дитяча література (дошкільна та для 1-2 класів).

17. Рекомендуємо контролювати правильність запису у графи10, 11, 12, 13, 14, 15,

16, - сума чисел повинна відповідати запису у графі5.

18. Після 16 графи можна додати додаткові графи для сумарного ведення

обліку підручників, а також для обліку видань тематики, актуальної для даної

Не ставляться на баланс бібліотекиброшури (обсяг до 48 сторінок,),листівки (обсяг до 4 стор.),календарі, плакати, методичні розробки, програми,матеріали, що підлягають списанню після роздачі учням та педагогам (конкретний перелік бібліотека визначає самостійно).

Після закінчення кожного навчального рокупідбиваються підсумки вступу за рік, які переносяться участина 3 книги сумарного обліку. Після підбиття підсумківзаписи на новий рік починаютьпідраховуватизаново, не підсумовуючи з підсумками попереднього року.

Частина 2. Вибуття з фонду.

19. Кожна партія книг, що вибули з бібліотеки, після складання та затвердження акта записується у 2-й частині книги сумарного обліку фондуна окремому рядку під черговим порядковим номером. Порядкові номери записів у 2 -ї частинитривають рік у рік.

20. До акту списання вносяться видання, що виключаютьсяз однієї будь-якої причини.

Після закінчення кожного року підбиваютьсяпідсумки вибуття за рік, які переносятьсяу частину 3 книги сумарного обліку. Після підбиття підсумків записуза новий рік починають підраховуватизаново, не підсумовуючи з підсумками попереднього року.

Норматив списання документів із фондів відкритого доступу з невстановлених причин(недостача) має становитине більше 0,1 % від обсягукниговидачі.

Виняток документів проводитине рідше одного разу на 2 роки.

Частина 3. Підсумки руху бібліотечного фонду.

21. Після закінчення року у частині 3 підбиваються підсумки надходження та вибуття. Кількість та вартість видань, записаних в інвентарну книгу, повинні відповідати даним бухгалтерії

Див. зразок книги сумарного обліку

Інвентарна книга.

Після того як зроблено сумарний облік, література враховується індивідуально. Основна форма індивідуального обліку – інвентарна книга (форма 1). Сторінки в нійнумеруються, книгапрошнуровується (прошивається), місце скріплення підшивкизасвідчується підписом директори такруглою печаткою школи.

Інвентарну книгуне можнапереписувати, за винятком особливих випадків, на які видається окремий наказ, узгоджений з вищою інстанцією (це може бути комітет з освіти, централізована бухгалтерія).

Наприклад, номер 225 – це номер за основною книгою, а номер 225Б або 225 бр – це брошура, і облік лише ваш внутрішній, оскільки у книзі сумарного обліку брошури враховуються лише кількісно.

Якщо як подарунок отримано цінні книги, які бажано поставити на баланс, то вони приймаються актом із зазначенням ціни на кожну книгу, відносяться бухгалтерією на баланс школи та оформляються так само, як будь-яке нове вступ. Акт вважається за супровідний документ.

Приклад ведення інвентарної книги (форма 1)

__2003 __ р.

Дата запису в інв. кн. Номер запису у кн.сум. уч.Інв. номерВідмітка про перевіркуАвтор і назваРік виданняЦінаНомер акту вибуттяПримітка
рубкоп
6.10vБіла.200 відповідей на вопр.завед.
+Дитячий садок. Кн. для завід.21.11.02
.Куцакова. Літнє дозвілля
8.10.- « -

1. При записі до інвентарної книги у графі 1 вказуємо дату запису (число та місяць); рік вказуємо у верхньому лівому кутку сторінки ІЧ.

2. У графі 2 записуємо інвентарні номери (за порядком).

3. У графі 3 робиться відмітка про перевірку фонду чи інвентаризації (значком на вибір).

5. У графі 5 дозволяється вказувати дві останні цифри року видання.

6. Якщо книга без ціни (згідно з супровідним документом) або подарована установі, то вграфах 6 та 7 можна зробити записб/ц.

7. У графі 8 вказуємо номер та дату акта вибуття книги (списання). У цьому інвентарній книзі акуратно закреслюється інвентарний номер.

9. Запис в ІЧ ведеться пастою одного кольору.

10. Не допускаються помарки та виправлення. Якщо особа, яка веде запис, припустилася помилки, внизу сторінки робиться запис «виправленому вірити» і ставиться підпис.

11. Після закінчення заповнення інвентарної книги особа, яка знає книгами, проставляє на останній сторінці порядкові номери вписаних книг (від № ___ до № ___) та ставить свій підпис.

12. Книга зберігається доти, доки існує установа.

13. Відновлення (листування) ІК допускається лише з дозволу засновника або комітету з освіти у виняткових випадках. Порушення цього правила сприймається як спроба приховати безгосподарне ведення обліку літератури чи незаконне списання книг.

14. Будучи документом постійного зберігання, інвентарна книга має бути переплетена, посторінково пронумерована та завірена керівником установи (підписом та печаткою).

Прибуткові акти

Супровідні документи на книги (акти. накладні, фактури) зберігаються в окремій папці. При здачі в бухгалтерію документів на отримані книгина кожному документі має бути написано:«Книги у кількості … на суму . руб. коп. (цифрами та прописом) прийняті та записані до книги сумарного обліку за № …. З них записані в інвентарну книгу... екз. у сумі …руб….коп. (цифрами та прописом), під №№ …. Крім того, отримано... екз. літератури тимчасового зберігання, яка підлягає інвентарному обліку у сумі … крб. …коп.(цифрами та прописом). Дата. Підпис».

Література тимчасового зберігання списується актом один раз на 1-2року. Якщо бухгалтерія погоджується списувати літературу тимчасового зберігання одразу, не відносячи її на баланс бібліотеки, тоді запис у супровідному документі виглядатиме так:

«Книги у кількості … на суму. руб. коп. (цифрами та прописом) прийняті та записані до книги сумарного обліку за № …. З них записані в інвентарну книгу... екз. у сумі …руб….коп. (цифрами та прописом), під №№ ….Матеріали, що не підлягають постановці на баланс на суму …руб….коп. (Прописом). Дата. Підпис».

Каталоги, картотеки

На всі видання заповнюютьсядві каталожні картки – для

алфавітного та систематичного каталогів. Каталоги в бібліотеці, навіть самій

маленької, потрібні. Якщо ви не маєте можливості вести два каталоги, доцільніше вести каталог систематичний – він дає більше варіантів пошуку, а в чомусь може замінити систематичний.

Крім каталогів, у бібліотеці має бутисистематична картотека статей. Якщо в бібліотеці не передбачено посаду завідуючої, то картотека може вестись у усіченому варіанті – лише за тими напрямками роботи, які є актуальними для цієї школи. Однак краєзнавчий відділ має бути присутнім у СКС кожної бібліотеки.

Картотека обліку газет та журналів

Газети та журнали враховуються на реєстраційних карткаху картотеці обліку надходження періодичних видань.