KPI ключові показники ефективності, що це таке

Більшість топ-менеджерів успішно запроваджують перевірені зарубіжними компаніями методи оптимізації роботи. Система KPI – один з таких інструментів, що дозволяють оцінити ефективність, як підприємства, так і всіх працівників індивідуально. Ще кілька років тому, що таке KPI ключові показники ефективності, було загадкою для багатьох компаній та їх працівників. Незважаючи на велику кількість спеціалізованої літератури, Інтернет-ресурсів, і сьогодні у багатьох джерелах можна зустріти неправильне трактування цього поняття як способу оцінювання та мотивації колективу.

Визначення та цілі KPI

Збільшення результативності підприємств завдяки KPI вже десятки років активно практикується у США та західній Європі. Цей зрозумілий і простий механізм створено для об'єктивного аналізу результатів діяльності, реалізації глобальних планів як цілої компанії, так і кожного члена колективу окремо. Завдяки KPI можна з великою точністю відстежувати зв'язок розроблених планів з їх реалізацією та отриманим результатом, а також контролювати активність колективу та компанії, виводячи її на якісно новий рівень.

Найчастіше, топ-менеджери неправильно трактують, що таке KPI, ключові показники ефективності – це не зовсім коректний переклад англійського визначення. На відміну від західних фахівців, які розуміють систему як результативність у широкому розумінні, наші менеджери використовують термін «ефективність» – залежність результату від витрачених коштів. Незважаючи на схожість, ці терміни мають принципову відмінність:

Ефективність це взаємозалежність використовуваних матеріальних ресурсів, часу та досягненням цілей. Тобто вона визначає, наскільки підприємствоздатне реалізувати плани з можливостей.
Результативність визначається як націленість організації на максимальний результат та вміння реалізувати заплановане.

Де використовується KPI?

Практично у будь-якій сфері діяльності. Наприклад, для ефективної роботи підприємства потрібно відстежувати основні дані. KPI ключові показники ефективності, що це таке для організацій з огляду на напрями роботи? Це можуть бути:

динаміка зростання вартості та величина прибутку підприємства, які, напевно, цікавлять засновників;
директор стежить за фінансовим та товарообігом, витратами за певний проміжок часу;
бухгалтер – за правильним оформленням документів, своєчасним проведенням платіжок, поданням податкових декларацій;
маркетинговий відділ відстежує виконання плану, показники маркетингових агенцій;
юристи — кількість виграних у судах справ, стягнень чи збережених коштів тощо.

Варто враховувати, що система показників орієнтована кінцевий результат. Якщо якісь із них не впливають на реалізацію намічених планів, вони не належать до системи.

Переваги та недоліки системи

Максимальний ефект від впровадження системи набувають великі підприємства з великим штатом та численними підрозділами. Знаючи, як грамотно використовувати KPI ключові показники ефективності, що це таке, за короткий час реально досягти суттєвих результатів:

використовуючи даний інструмент легко організувати зручну та дієву систему контролю результатів роботи колективу та підрозділів;
показники дозволяють мотивувати та стимулювати всіх співробітників завдяки демонстрації чітких цілей та методів їх досягнення;
система надає можливість відстежити та усунути негативні фактори, що послаблюють працездатність підприємства;
це своєрідна посадова інструкція, яка допомагає ефективно розподілити обов'язки;
завдяки впровадженню системи розробляється ідеальна стратегія розвитку компанії, що робить її більш конкурентоспроможною.

На жаль, але й такий ефективний інструмент, що давно використовується, має свої нечисленні недоліки, з якими стикаються керівники через деякий час:

якщо ставляться перед підприємством та співробітниками дуже складні труднодосяжні цілі, мотивація суттєво знижується;
у деяких відділах або окремих професій досить непросто створити KPI, визначити і відстежувати показники;

Впровадження системи може бути надто витратним, як з фінансової точки зору, так і за часом. Замовлення розробки у сторонніх фахівців немає сенсу, тому деякі керівники воліють не зв'язуватися з цим завданням.

Стратегічні чи запізнювальні Вони показують, чого досягло підприємство за певний період, наскільки ефективна була його діяльність, що наближає до кінцевої запланованої мети. Точність результату залежить від величини часового періоду (що довший відрізок часу, то точніше). Основою є фінансові дані, потоки грошей, завдяки яким можна визначити перспективи компанії, її рентабельність, розробити план на черговий період.
Випереджаючі Показники, звані ще оперативними, відображають реальний стан справ на поточний момент, показують фінансовий оборот, якість продукції, ефективність логістики або виробництва і т.д. Вони дозволяють своєчаснопідкоригувати цілі в обмежений період.

Як правило, на підприємствах застосовують такі показники:

показник результату – якісні та чисельні дані;
витрати за певний період;
функціональний показник, що відображає реалізацію запланованих процесів з можливістю оцінки його відповідності із затвердженою послідовністю дій;
ефективність – залежність від витрат підсумкових результатів;
продуктивність – взаємозв'язок витраченого часу та підсумкового результату.

Існує помилкова думка, що KPI потрібні лише керівникам підприємств. Якщо зарплата працівників компанії залежить від ефективності праці, то показники значно спрощують роботу, дозволяючи точно визначитися з усіма кроками, необхідними досягнення максимального результату діяльності. Так, закордонні компанії, пов'язані зі страхуванням чи реалізацією, орендою нерухомості, давно оцінили вигоду від застосування співробітниками системи.

Як створити систему?

Розібравшись, що таке KPI ключові показники ефективності, природно, постає завдання планування системи та її впровадження на підприємстві. Багато керівників компаній починають вводити відстеження показників «знизу вгору», налагоджуючи роботу окремих співробітників, потім підрозділів і лише в останню чергу розробляються узагальнені для підприємства плани. У цьому випадку не виключено ризику, що дії співробітників без бачення майбутнього не призведуть до бажаного результату і доведеться виконувати роботу повторно. Дослідні фахівці рекомендують спочатку визначитися з основними планами, описати кінцевий результат і, відштовхуючись від нього, ставити конкретні завдання всім співробітникам. Роботазазвичай зводиться до виконання двох етапів:

Визначення цілей та завдань

Керівнику компанії необхідно визначитися, навіщо вона створювалася, яку нішу ринку має зайняти, що може запропонувати споживачам. Це дозволить точніше описати напрямок розвитку підприємства, мету діяльності підприємства. Після цього можна переходити до постановки конкретних завдань, виконання яких допоможе реалізації планів. Щоб використання KPI здійснювалося з мінімумом витрат і сприйнялося співробітниками «в багнети», рекомендується роботу з запровадження показників проводити поетапно.

Вибір показників KPI

Виходячи із загального напряму та принципів, потрібно визначитися з 2-3 основними показниками. Як не обов'язково використовувати фінансові дані, краще враховувати сферу діяльності компанії на даний момент. Як правило, менеджери та директори знають, які фактори впливають на ефективність роботи. При необхідності основні показники розбиваються на менші, які застосовуються до певної гілки структури підприємства. Показників може бути необмежену кількість, але варто мати на увазі проблеми застосування системи при дрібному дробленні.

Як приклад розглянемо компанію, що спеціалізується на прямих продажах, де система показників дає максимальний ефект. Серед основних даних для аналізу можна виділити:

підсумкова виручка за чеком;
залежність доходу продавця від обсягів продажу;
кількість товару у середньому чеку;
відсоткове співвідношення людей, які відвідали магазин, та тих, хто придбав товар;
обсяг продажів за конкретний часовий проміжок.