Монетизація Проектного офісу

14 Чер 2017

Проектний офіс коштує грошей. Кошти потрібні як мінімум для оплати персоналу та операційних витрат. Крім того, коли Проектний офіс взаємодіє з іншими підрозділами організації, виникають координаційні витрати, що їх рідко враховують. Керівники, які інвестують у Проектний офіс, очікують, що їх вкладення в Проектний офіс окупляться за рахунок успішних проектів. Таким чином, основна мета Проектного офісу — реалізація прибуткових, успішних та відповідних бізнес-стратегій організації проектів.

Проектні офіси зазвичай є центрами прибутку. Тобто власними силами вони не приносять дохід. При цьому можна з упевненістю сказати, що вони сприяють зростанню доходу організації, допомагаючи реалізовувати проекти та досягати стратегічних цілей.

Але, можливо, настане час, коли від Проектного офісу вимагатимуть більшого: часткової або повної компенсації витрат і, можливо, принесення прибутку.

Коли ви почнете шукати способи генерації прибутку Проектним офісом, ваші співробітники обов'язково почнуть цікавитись – навіщо ви це робите (або навіщо ваше керівництво просить зробити це)? Правильне обґрунтування такого рішення звучить приблизно так: «Наш проектний офіс був настільки успішним, що ми бачимо можливості у розширенні його діяльності аж до рівня генерації доходу». У такому разі у вас є можливість спокійно та об'єктивно розглянути нові способи роботи Проектного офісу, щоб досягти поставленої мети – генерації грошового потоку без втрати якості основних функцій.

Але якщо ви хочете змусити Проектний офіс заробляти, тому що у вас не вистачає грошей на його забезпечення – це тривожний знак. Недофінансований Проектний офіс, як правило, не зможе якісно виконувати своїосновні обов'язки, не кажучи вже про те, щоб освоювати нові сфери. Це вкрай негативна та небезпечна ситуація для організації.

Не кожен момент підходить для такої трансформації. Перед тим, як розпочати пошук можливостей генерації доходу, переконайтеся, що ваш проектний офіс:

Прийнятий організацією
Стійкий за своєю структурою
Показує високий рівень зрілості в послугах, що надаються
Пов'язаний у своїй діяльності з бізнес-стратегією

Якщо ви можете поставити галочку біля кожного пункту, сміливо рухайтеся далі. Ваш Проектний офіс може відправлятися в новий незвіданий світ генерації доходу, тільки знаючи, що він твердо стоїть на ногах і органічно вписаний в організацію.

Якщо щось з описаного вище не про ваш Проектний офіс, то швидше за все, вам доведеться битися на два фронти: намагатися заробити грошей і зберегти своє місце в організації. Імовірність успіху такого підприємства невисока.

Тепер припустимо, що ви хочете отримати вигоду зі свого Проектного офісу з метою підвищення його ефективності і ви зараз перебуваєте у відповідному для цього положенні.

Найкраща порада, яку можна дати – це старий, відомий усім постулат – «Не ускладнюй!». На ранньому етапі варто діяти дуже просто.

У чому хороший ваш проектний офіс? Що ви розробили, впровадили, зробили і тепер можете пропонувати без будь-яких додаткових інвестицій чи ризику? Використовуйте надійні напрацювання і не намагайтеся вигадати щось нове, чого раніше не робили.

Один із основних ризиків будь-якого Проектного офісу, спрямованого на заробляння грошей, полягає у фразі «клієнт завжди правий». Тобто у будь-якій конфліктній ситуації інтереси клієнта, який оплачує роботу Проектногоофісу завжди будуть вищими за інтереси спонсора. Довгострокові зобов'язання перед клієнтами, які відволікають Проектний офіс від його основної діяльності, завдадуть більше шкоди, ніж користі.

Що може запропонувати ваш Проектний офіс потенційним клієнтам? Хорошими продуктами можуть стати такі послуги, як аудит проектів (Health check), проведення ретроспектив, коучинг та навчання. Це можуть бути окремі послуги або їх пакети з високою цінністю і вже добре зарекомендували себе у вашій організації. Вони повинні мати такі характеристики:

Перевірені на практиці
Відповідальність Проектного офісу визначена та зрозуміла всім сторонам
Низькі показники ризику
Висока додана вартість
Пропозиція навичок та досвіду, які бракують клієнту.

Просто подивіться на ваше «меню» послуг Проектного офісу та проаналізуйте кожен із них з точки зору отримання потенційного доходу (якщо у вас немає «меню», то запитайте себе, чи справді ви готові до початку монетизації?). Як тільки ви зробите це, зосередьтеся на одному або двох пакетах/послугах, не розпилюйтесь, починайте з малого. Перехід Проектного офісу до генерації прибутку має бути різким.

І, зрештою, звідки візьмуться клієнти?

Якщо ми говоримо про зв'язки сторонніх клієнтів з вашою організацією, то все, що пропонує ваш Проектний офіс, доведеться узгоджувати з існуючими каналами збуту, маркетингу та підтримки. Це можуть бути партнери, підрядники або просто сторонні організації, які потребують вашого досвіду. Почати пошук варто у найближчому оточенні вашої компанії.

Інша ситуація виникає у випадку, ми говоримо про послуги з оплатою всередині організації. Подібні моменти мають бути ретельно сплановані та схвалені керівництвом.

Підрозділи, філії та департаменти вищої організації мають розуміти шлях монетизації для майбутньої побудови бюджету. Найгірша ситуація, з якою може зіткнутися Проектний офіс – це втрата «роботи» через переход на повністю відшкодувальну основу від підрозділів-клієнтів, а вони виявилися до цього не готові.

Висновок

Проектний офіс коштує грошей. І основне завдання нового Проектного офісу – довести цінність цих інвестицій за рахунок допомоги у реалізації та моніторингу успішних проектів. Лише досягнувши результатів у основній діяльності, можна спробувати себе у зароблянні грошей.

Дивіться також:

Переклад: Єлизавета Дубовська, Артемій Анцупов