На касовому чеку лише сума про документи до авансового звіту
Чи може чек контрольно-касової машини, доданий до авансового звіту, підтвердити витрати відрядженого співробітника, наприклад, на придбання бензину, якщо найменування товару на ньому не вказано, і чи варто приймати такий документ до обліку? Відповідають експерти службиПравового консалтингу ГАРАНТКатерина Лазукова та Сергій Родюшкін.
Співробітник, який повернувся з відрядження, доклав до авансового звіту касовий чек на бензин із приватної заправки, в якому не написано, що придбано саме бензин, а просто вказано суму. Більше жодних документів не додається, тільки в авансовому звіті та дорожньому листі написано, що це бензин. Організація застосовує загальний режим оподаткування. Чи можна взяти до обліку касовий чек?
Документи, що додаються до авансового звіту, необхідні, з одного боку, для підтвердження витрат, понесених організацією, з іншого - є виправдувальними документами про витрачені суми для підзвітної особи.
Виправдувальні документи
Відповідно до п. 4.4 Положення N 373-П підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а за їх відсутності - керівнику авансового звіту з документами, що додаються. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером, а за їх відсутності - керівником, його затвердження керівником та остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються у строк, встановлений керівником.
Таким чином, до авансового звіту можуть бути додані будь-які документи. При цьому ці документи повинні підтверджувати нелише факт оплати матеріальних цінностей, робіт, послуг, а й факт їхнього отримання (споживання, надання).
У цьому випадку сам факт оплати підзвітна особа підтвердила (доклала до авансового звіту чек ККТ), але їм не підтверджено факт купівлі бензину (немає документів, з яких випливає, що придбано саме бензин, а не якийсь інший товар). Тому вважаємо, що такий авансовий звіт не повинен бути прийнятий бухгалтером. Відповідно, у бухгалтера немає підстав для списання з підзвітної особи сум дебіторську заборгованість по раніше виданим йому підзвітним сумам.
Підтвердження витрат організації
У ситуації організації необхідно підтвердити такий факт свого господарського життя, як придбання бензину.
Зазначимо, що дорожні листи та авансові звіти як первинні документи, що підтверджують цей факт, розглядатися не можуть. Оскільки авансовий звіт є первинним обліковим документом, який служить для підтвердження цільового витрачання авансових сум підзвітними особами (п. 4.4 Положення N 373-П), факт купівлі тих чи інших ТМЦ не підтверджує. Дорожній лист необхідний для підтвердження економічної обґрунтованості витрат на придбання ПММ. Дані, що містяться в даному документі, дозволяють визначити кількість ПММ, що використовуються для виробничих потреб, але сам факт купівлі даних ПММ дорожній лист не підтверджує.
Розглянемо, чи можна визнати документом, що підтверджує факт купівлі бензину, чек ККТ.
Пунктом 2 Положення про ККТ визначено, що касовий чек - це первинний обліковий документ, надрукований ККТ на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між користувачем та покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахунку та (або) розрахунку з використаннямплатіжних карток, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстровані програмно-апаратними засобами ККТ, які забезпечують належний облік коштів під час проведення розрахунків.
Таким чином, чеки ККТ можуть бути первинними обліковими документами, що підтверджують фактичне здійснення витрат на придбання за готівку товарів (робіт, послуг).
Водночас частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ визначено перелік обов'язкових реквізитів, які мають містити будь-який первинний обліковий документ. А саме:
1) найменування документа;
2) дата складання документа;
3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
7) підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.
Таким чином, поняття "первинний обліковий документ" чек ККТ відповідатиме лише в тому випадку, якщо він містить усі перераховані вище реквізити.
У ситуації чек ККТ не містить обов'язкових реквізитів, що містяться в п.п. 4-7 частини 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ (відомості про найменування проданого товару, його кількість, підписи та найменування посад осіб, які здійснили реалізацію). Тому організація не має права використовувати цей чек як підставу для відображення витрат на бензин як у бухгалтерській, так і вподатковий облік.
Зазначимо, що у податковому обліку під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства України (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Україні порядок оформлення первинних документів регламентовано ст. 9 Закону 402-ФЗ.
З текстами документів, згаданих у відповіді експертів, можна ознайомитись у довідковій правовій системіГАРАНТ.