Номенклатура справ поняття, види, значення, структура тексту, склад реквізитів

Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у створенні, із зазначенням термінів їх зберігання.

Номенклатура справ має кілька напрямків використання:

призначена для систематизації документів, тобто. вона є планом розподілу документів після виконання у справи і в такий спосіб визначає систему зберігання документів у організації. У цьому номенклатура справ може бути підставою як формування документів на папері у фізичні справи, так упорядкованого розподілу, зберігання та пошуку електронних документів у разі зберігання документів (файлів) у створенні лише на рівні файлової системи чи бази даних;
містить інформацію про термін зберігання документів, тобто. кожна справа, включена до номенклатури, має вказівку строку зберігання документів, поміщених до нього. Формуючи документи у справи відповідно до номенклатури, цим одночасно намічають, поки що орієнтовно, термін зберігання документа. Отже, з допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів;
закріплює індексацію справ, відповідно до цього номенклатура справ може використовуватися під час реєстрації документів – індекс справи за номенклатурою часто входить складовою до реєстраційного номера документа;
має довідкове значення щодо структури організації;
є основою для складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві;
використовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно);
може бути використана як схема побудови довідкової картотекина виконані документи.

Номенклатура справ має бути у кожній організації, установі, підприємстві, у своїй вона повинна охоплювати всі документи, створювані у процесі діяльності.

Загальні вимоги до складання та оформлення номенклатур справ викладені у таких документах:

Говорячи про номенклатуру справ, необхідно зазначити, що існують три види номенклатур справ:

типова номенклатура справ;
зразкова номенклатура справ;
індивідуальна номенклатура справ конкретної організації

Типова номенклатура справ встановлює склад справ, які заводяться у діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.

Приблизна номенклатура справ встановлює приблизний склад справ, які заводяться у діловодстві організацій, куди вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і має рекомендаційний характер.

Зазвичай типові та зразкові номенклатури справ розробляються вищими організаціями для своїх підвідомчих організацій.

Однак у кожної організації має бути індивідуальна, тобто. своя конкретна, номенклатура справ. При існуванні типової чи зразкової номенклатури справ для організації вони використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ цієї організації:

в індивідуальну номенклатуру справ організації з типової або зразкової номенклатури справ переносяться передбачені ними заголовки справ, які передбачається завести у діловодстві організації, конкретизовані з урахуванням її специфіки;в індивідуальну номенклатуру справ переносяться без змін терміни зберігання справ, передбачені типовою або приблизною номенклатурою справ.

Номенклатура справ організації (зведена) складається за встановленою формою на підставіноменклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, узгоджених структурними підрозділами з архівом організації та підписаних керівниками цих підрозділів.

Номенклатура справ організації оформляється на бланку організації.

Номенклатура справ організації візується керівником архіву організації або особою, відповідальною за архів організації, підписується керівником служби або особою, відповідальною за діловодство, та після схвалення Центральною експертною комісією (або експертною комісією) організації подається на погодження з експертно-перевірковою комісією відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації. Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання у роботі.

Номенклатура справ має узгоджуватися з архівною установою не рідше ніж один раз на 5 років. У разі докорінної зміни функцій та структури організації розробляється нова номенклатура справ.

Номенклатура справ складається з урахуванням вивчення складу та змісту документів, які утворюються у діяльності організації. При складанні номенклатури справ слід керуватися:

статутом або положенням про організацію,
положеннями про структурні підрозділи,
номенклатурою справ організації за минулий рік
описами справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання,
відомчими та типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання,
типовими та зразковими номенклатурами справ.

Графи номенклатури справ організації, її структурних підрозділів заповнюються так:

у графі 1 "Індекс справи" номенклатури справ проставляються індексикожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи найчастіше складається із встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 02-03, де 02 – індекс структурного підрозділу, 03 – порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ. При цьому в номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності), наприклад, "Накази з основної діяльності" (02-03, 03-03, 04-03 тощо);

до графи 2 "Заголовок справи" номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ усередині розділів та підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, та їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, які містять організаційно-розпорядчу документацію. У цьому заголовки справ, містять постанови і накази вищих організацій, розташовуються перед заголовками справ із наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, які містять планові та звітні документи. Заголовки справ, заведених за географічними та за кореспондентськими ознаками, вносяться до номенклатури справ за алфавітом географічних назв чи кореспондентів;

у графі 3 "У од. хр." номенклатури справ зазначається кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 "Термін зберігання та № статей за переліком" зазначаються термін зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчим), а за його відсутності – за типовою або приблизною номенклатурою справ. При включенні до номенклатури заголовків, документів, термінзберігання яких не передбачено типовим або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи за поданням архіву організації та центральною експертною комісією (експертною комісією) організації;

у графі 5 "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури проставляються позначки про заведення справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін.

Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком: