Нумерація папок в архіві, що вигідніше - пронумерувати або відсканувати
Вирішивши провести повну ревізію у своїй фірмі, багато хто замислюється, який метод їм обрати. Що краще – повне сканування паперів чи нумерація документів в архіві? Який спосіб вигідніший і менш трудомісткий?
Нумерація документів у архіві фірми
До першого варіанту - нумерації документів в архіві фірми - можна вдатися, якщо у Вас зібралося багато паперів з постійним терміном дії. Рішення засновників фірми, положення про організаційну структуру, накази про вступ на посаду - всі ці документи краще піддавати нумерації, зшивати та зберігати у сейфі. Папки можна назвати (скажімо, Документи з державної. реєстрації, Накази особового складу, і т.д.), і лише потім провести нумерацію папок.
Додаткові позначення
Звісно, після нумерації архіву у різних папках, швидше за все, виявляться документи з однаковими номерами. Але ризик переплутати їх малоймовірний, адже, крім номера, є найменування документа і дата його складання. Крім того, при нумерації папок поруч із цифрами можна проставити і літерні позначення. Скажімо, ОД – накази з основної діяльності, або КД – накази з кадрового діловодства.
Сканування архіву
Другий спосіб – сканування архіву – хороший, якщо Вам потрібно впорядкувати папери, що беруть участь у поточному діловодстві. Тоді їх можна перевести в електронний вигляд та підв'язати до облікової системи.
Сканування архіву доречно, якщо йдеться:
- про бухгалтерські документи: рахунки-фактури, накладні.
- про папери юридичного значення: договори з партнерами та клієнтами, контракти, угоди.
- про документи, що містять кольорові зображення (фотографіях, слайдах), де важлива передачафарб та геометрії.
- про креслення, ескізи. Крім того, зручно мати у розпорядженні та електронний архів особових справ.
Якби фільм Службовий роман знімався у 21 столітті, Людмилі Прокопівні для вивчення особистої справи співробітника зовсім не обов'язково було б звати секретарку. Достатньо було б сісти за комп'ютер та відкрити відповідну папку.
Обидва варіанти не виключають один одного.
Після нумерації документів їх можна про всяк випадок перевести і в електронний вигляд. Тоді їм не страшні ні дію часу, ні форс-мажорні обставини - наприклад, заливання водою під час включення системи пожежогасіння.
Якість сканування
Однак сканування сканування - різниця. Змащене зображення, зрізаний край аркуша, нерозбірливий друк чи підпис – і якість втрачена. Будь-яка ревізія визнає такий електронний архів недійсним. Ось чому сканування варто довіряти тільки фахівцям, які працюють на професійному обладнанні не перший рік і мають багато проектів.
Робота архівної компанії
Саме до таких фахівців ми належимо. Робота з архівами – наш багаторічний профіль. Нашому колективу неодноразово доводилося організувати сканування та обробку архівів найбільших підприємств. В результаті з багатотомної бібліотеки запорошених папок виходив компактний і зручний електронний архів, де всі папери мали своє місце і виводилися на екран кількома кліками. Цей досвід дозволяє нам ручатися за гідну якість кожного зробленого архіву. Звертайтесь до професіоналів – ми допоможемо привести документи Вашої фірми до зразкового порядку.