Обіляємо» підзвіт
Авансові звіти - хліб податкового інспектора-початківця. Там завжди знайдеться чим поживитися: то немає чека, то ПДВ не виділено, а то й зовсім витрати невиробничі. Але за добре навчених підзвітників великих сум інспектору не знайти.
Щоб знати, з кого запитувати, затвердіть наказом перелік працівників, які мають право отримувати гроші під звіт. Поясніть обраним, що їхній статус підвищився: тепер вони не лише привозять товар – їм довірено складати авансові звіти.
У наказі пропишіть головні заборони: гроші видаються у підзвіт тільки після подання авансового звіту за попередні суми; один співробітник немає права передавати іншому отримані у підзвіт суми. Решта важливих моментів краще помістити в окрему пам'ятку для підзвітників.
Можна складати авансові звіти на комп'ютері та роздавати підзвітнику. Але робити такий виняток краще лише для керівництва фірми. Самостійне складання авансових звітів вилікує співробітників фірми від провалів у пам'яті та змусить ставитися до документів серйозно.
В ідеалі кожен підзвітник має пам'ятати, як «Отче наш. », що магазини роздрібної торгівлі видають не лише товарні чеки, а й звичайні накладні та рахунки-фактури. Для того щоб фірма не втрачала на податкових відрахувань з ПДВ, підзвітнику достатньо мати при собі лише звичайну довіреність за формою № М-2.
Запишіть у пам'ятці: «Товарні чеки бухгалтерія приймає як виправдувальний документ лише у виняткових випадках. Використання товарних чеків призводить до того, що підприємство платить більше податків. Тому придбання товарів підтверджуйте накладною та рахунком-фактурою з виділеним у них ПДВ».
Можна довго розмірковувати, що чек касового апарату неє «виправдувальний документ» та його відсутність – лише привід для зустрічної перевірки постачальника. Але лише якщо вас уже оштрафували. Якщо ні, то дешевше дотримуватись вимог податківців, навіть найабсурдніших.
Приміром, деякі інспектори наполягають, щоб у товарному чеку вказували докладну розшифровку купленого. Щоб підстрахуватися, увімкніть у пам'ятку такий пункт: «Узагальнені групи придбаних товарів (канцтовари, господарські товари, запчастини та інше) мають бути розшифровані. Якщо первинний документ (товарний чек або накладна) не містить вичерпного переліку, складіть його самостійно на окремому аркуші та додайте до авансового звіту».
Тобто ви можете спокійно заявити, що перевіряльники не помітили деяких документів. Це може бути акт на оприбуткування спірних товарів, складений та підписаний комісією з трьох співробітників вашої фірми (директора, головбуха та, наприклад, завгоспу).
Вищий пілотаж – кошторис витрат канцтоварів (госптоварів), затверджений керівником фірми. Це простий розрахунок «скільки чого фірмі потрібно». Його можна скласти на підставі статистики минулих років (року, кварталу, місяця). Звичайно, списати канцелярські та господарські товари можна і без кошторису. Але її наявність показує, що на фірмі враховано все – аж до шматка паперу. У результаті інспектору не так прикро залишитися ні з чим. Начальству він може сказати: «З таким обліком, що я міг знайти?».
Підзвітник повинен будь-коли доби безпомилково назвати розмір ліміту розрахунку готівкою. Пункт пам'ятки може бути приблизно так: «Забороняється виплачувати постачальникам за одним договором більше 60 тисяч рублів готівкою. Інакше фірму можуть оштрафувати на 50 тисяч рублів, директора та головного бухгалтера - на 5 тисяч рублів (ст. 15.1 КоАП)».
Інша складність виникає, якщо з тим самим постачальником працюють кілька підзвітників. У цьому випадку ви завжди повинні бути готові дати розшифровку оплати за окремими договорами.
Однак, якщо ви застосовуватимете скорочені проводки типу «дебет 10 кредит 71», бухгалтерська програма не видасть вам необхідного аналітичного розрізу. Підзвітні суми повинні проходити через дебет 60, хоча типова схема кореспонденції не передбачає такої проводки.
Теоретично податківці можуть звинуватити вас за таке свавілля у грубому порушенні методології бухгалтерського обліку. Як виправдання достатньо процитувати останній абзац інструкції щодо застосування Плану рахунків: «. у разі виникнення фактів господарської діяльності, не передбачених у типовій схемі, організація може доповнити її, дотримуючись єдиних підходів, встановлених цією Інструкцією».
Звіт за неотримані гроші
Будь-який бухгалтер рано чи пізно стикається з тим, що деякі матеріали та товари, сплачені із «чорної» каси, доводиться показувати в офіційному обліку. Для непосвячених це виглядає так: працівники, які не отримували підзвітні суми, раптом приносять авансові звіти.
Якщо пунктуально дотримуватись методології бухгалтерського обліку, то в такій ситуації доведеться оформити безліч паперів, причому заднім числом (див. врізання «Фірма кредитує працівника»). Щоб не ускладнювати собі життя, залишайте у працівників у підзвіті бодай невеликі суми. Коли настане час оформляти звіт, ви спокійно заповните рядки «отримано аванс із каси» та «перевитрату».
У пам'ятці цю ситуацію можна відобразити так: «Авансові звіти бухгалтерія прийматиме лише у тих, кому видавали гроші під звіт. Перевитрату за авансовим звітом відшкодують, якщо у тебе впідзвіт була хоча б невелика сума. Якщо ні – авансовий звіт бухгалтерія не ухвалить».
Фактично подібні авансові звіти сплачені переведеними в готівку грошима, які вже включені в собівартість. Можливість отримання «офіційної» готівки та ПДВ до відрахування може обернутися надмірно завищеною собівартістю. Будьте розумні та створіть видимість залишків матеріалів на складі. Тим більше, що з цього року вони не обкладаються податком на майно. На собівартість ви спишете ці залишки наступного місяця, зменшивши суму переведення в готівку.
Редакція дякує за допомогу у підготовці матеріалів юристів фірм КМ «Що робити Консалт», «АРНІ» та аудиторську компанію «САпартнерство»
Пам'ятка тому, хто отримав гроші під звіт
1. Читай вказівки Держкомстату щодо заповнення авансового звіту (додаються).
2. Щоб невеликі документи (товарні чеки, квитки, квитанції готелів та інше) не загубилися, наклеюй їх на альбомний лист поруч один з одним.
3. У роздрібних магазинах пред'являй довіреність та вимагай, щоб виписали накладну та рахунок-фактуру з податком на додану вартість (ПДВ). Цим ти знизиш податковий тягар фірми.
4. Якщо не дали накладну та рахунок-фактуру – бери товарний чек.
5. Товарні чеки без касових чеків бухгалтерія не прийме.
6. Квитанцію до прибутково-касового ордера без касового чека бухгалтерія не прийме.
7. Дотримуйся ліміту розрахунку готівкою в 60 тисяч рублів за одним договором. Будь-яке перевищення загрожує фірмі штрафом у 50 тисяч рублів, директора та головбуха оштрафують на 5 тисяч рублів. Якщо не ведеш облік розрахунків за окремими договорами – уточни їх стан у бухгалтерії.
8. Авансові звіти бухгалтерія прийме лише у тих, кому видавали гроші під звіт. Перевитрата по авансовомузвіту відшкодують, якщо в тебе під звітом була хоча б невелика сума. Якщо ні – авансовий звіт бухгалтерія не ухвалить.
Відносини між фірмою та підзвітником фактично регулюються лише пунктом 11 Порядку ведення касових операцій. У його тексті лише одна цифра: працівник має звітувати за підзвітними сумами”. пізніше 3 днів після закінчення терміну, який вони видані». Самі терміни та визначення розмірів сум повністю віддано на відкуп керівнику фірми.
Про жодний наказ, що встановлює перелік підзвітників, термін чи максимальну суму авансів, ніде не згадується. Однак це не означає, що ви зможете віддавати у підзвіт великі суми без жодних пояснень.
Податківці напевно розцінять явно завищені підзвітні суми як безвідсоткову позику, видану працівникові. Причому якщо термін підзвіту не встановлений, то оголосять його 1-3 дні. Ще нарахують матеріальну вигоду від економії на відсотках, що оподатковується на доходи фізосіб (підп. 1 п. 1 ст. 212 ПК).
Позиція податківців не така вже й слабка. Правила поведінки у разі прогалин у законодавстві встановлені статтею 6 Цивільного кодексу. Вони ґрунтуються на принципах розумності та сумлінності. Найкраще, щоб сума відповідала вартості очікуваної покупки. Якщо ви відправите працівника за олівцями і дасте 60 тисяч, це викличе багато запитань у перевіряльників. Інша річ – видача великих грошей на покупку комп'ютера.
Щоб не шукати судомно відповіді під час податкової перевірки, наказ про підзвітників все ж таки краще оформити. Це позбавить вас від причіпок, дисциплінує співробітників фірми і допоможе в суді, якщо виникнуть проблеми з кимось із підзвітників.
На перший погляд, якщо працівник звільнився, не звітувавши за підзвітними сумами, то ніякихподаткових наслідків немає. Однак податківці вимагають, щоб таку суму було включено до доходу працівника. Більше того, фірмі доведеться повідомити податкову інспекцію про неможливість утримати податок і суму заборгованості (п. 5 ст. 226 ПК). Якщо цього не зробити, то вам загрожує штраф за статтею 123 Податкового кодексу.
З погляду юристів податківці дещо поспішають. Забудькуватість підзвітника повинна розцінюватися як розкрадання. Повернути гроші можна через суд упродовж трьох років. Весь цей час борг підзвітника повинен рахуватися у бухгалтерському обліку.
Дуже часто співробітники спочатку витрачають гроші (свої особисті або з «чорної» каси), потім звітують за них, і вже після цього компенсують витрати.
Законодавчо це не заборонено, проте таку компенсацію не можна назвати авансом, а співробітника – підзвітною особою. Йому нема за що звітувати перед своєю фірмою. Фактично він її кредитує.
Залежно від цього, як оформлені первинні документи, податківці можуть оголосити працівника фірми або позикодавцем (якщо документи оформлені фірму), чи продавцем (якщо документи оформлені нею).
У першому випадку страждає фірма. Податківці донарахують їй дохід у вигляді несплачених відсотків за договором позики і не ухвалять відрахування з ПДВ доти, доки борг перед працівником не буде погашений. Оскільки позика безвідсоткова, у працівника проблем не виникне.
Якщо в первинних документах вказано співробітника, то податківці вирішать, що він спочатку купив товари для себе, а потім перепродав їх фірмі. Фірмі доведеться нарахувати податок на доходи.
У фірми виникнуть складнощі відразу з трьома податками. Її оштрафують за те, що не подала відомості з податку на доходи працівника-продавця, не приймуть до заліку податкове вирахування з ПДВ та власне витрати,оскільки вони будуть оформлені на ім'я працівника.
Щоб уникнути таких ситуацій, потрібно встановити, а краще записати в пам'ятці підзвітнику, що вся первинка оформляється лише на фірму. Можна проводити покупки через співробітників, які мають гроші в підзвіті. Якщо таких не знайдеться, доведеться переписувати касу заради кількох рублів авансу, нібито виданих підзвітнику.
Вихід є і в ситуації, коли через нульові залишки по касі ви не зможете видати гроші в підзвіт заднім числом. Складіть наказ, у якому розписані правила готівкових розрахунків із працівниками, властиві лише вашій фірмі.
Наприклад, можна написати, що у виняткових випадках допускається використання працівником особистих грошей, які будуть компенсовані після складання авансового звіту та надання пояснення. Оскільки підзвітні відносини майже нічим не регулюються, такий внутрішній документ має стати для податківців чимось на кшталт облікової політики.
Наталія Лейман
Практична енциклопедія бухгалтера
Всі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповнення документів.