Облік витрат на автотранспорт
Відповідає Ірина Сидорова, фінансовий консультант юридичної компанії «Податківець»
• матеріальні (паливо, мастильні матеріали);
Для цілей бухгалтерського обліку витрати на придбання палива та мастильних матеріалів для службового автотранспорту належать до витрат за звичайними видами діяльності (ПБО 10/99 «Витрати організації»).
Оплата постачальникам палива може здійснюватися готівковим та безготівковим шляхом. Придбання палива водіями за рахунок підзвітних коштів потребує оформлення авансового звіту.
Паливо та мастильні матеріали приймаються до бухгалтерського обліку за фактичною собівартістю за дебетом рахунку 10 «Матеріали» (субрахунок 10–3 «Паливо») у кореспонденції з рахунками обліку розрахунків (рахунок 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 71 «Розрахунки з підзвітними особами») " та ін.).
Паливо та мастильні матеріали списуються на виробничі та управлінські потреби на підставі первинних видаткових документів (відомостей обліку видачі нафтопродуктів, вимог, накладних, дорожніх листів тощо) та відображається за кредитом рахунку 10 «Матеріали» (субрахунок 3) у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат за виробництво (20, 23, 25, 26, 44).
Дт10-3 - Кт60 - Відображено вартість придбаних ПММ згідно з розрахунковими документами постачальника (без урахування ПДВ)
Дт19-3 - Кт60 - Відображено суму ПДВ, пред'явлену постачальником ПММ
Дт60 - Кт51 - Здійснено оплату постачальнику
Дт68-1- Кт19.3 - Пред'явлено до вирахування суму ПДВ, сплачену за прийнятим до обліку паливом
Дт20, 26, 44 - Кт10-3 - Списано паливо на виробничі чи управлінські потреби згідно з даними дорожніх листів
Витрати на паливо для автотранспортних засобів включаються до складу матеріальних витрат у витратах за звичайними видами діяльностімежах норм, що затверджуються Мінтрансом України, що вказується в обліковій політиці організації. Про це йдеться у Наказі Мінтрансу Україна від 24.06.03 №153 "Про затвердження Інструкції з обліку доходів та витрат за звичайними видами діяльності на автомобільному транспорті". Норми витрати пального встановлено Розпорядженням Мінтрансу України від 14.03.08 №АМ-23-р.
Контроль за витрачанням палива слід вести у колійних листах, уніфіковані форми яких встановлені постановою Держкомстату України від 28.11.97 №78 (форма №3 «Шляховий лист легкового автомобіля», форма №4-С «Шляховий лист вантажного автомобіля», форма №6 « Дорожній лист автобуса» і т. д.). Цей документ є підставою для списання використаного палива у витрати. Дорожній лист оформляється на один день або строк, що не перевищує одного місяця (п. 10 Наказу Мінтрансу України від 18.09.08 №152 "Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів"). Мінфін Україна визнає, що дорожній лист може виписуватись не щодня, а «з такою регулярністю, щоб на його підставі можна було судити про обґрунтованість здійсненої витрати» (Лист від 16.03.06 №03-03-04/2/77). У Листі Мінфіну Україна від 25.08.09 №03-03-06/2/161 чиновники дозволили організаціям самостійно розробляти дорожні листи, які є документами, що підтверджують витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів. Головна умова – наявність у документі обов'язкових реквізитів, утв. Наказом Мінтрансу України від 18.09.08 №152.
Для цілей податкового обліку витрати на ПММ можуть враховуватись за умови, що вони економічно обґрунтовані, документально підтверджені та спрямовані на отримання прибутку (п. 1 ст. 252 Податкового кодексу РФ).
При цьому хоча Податковим кодеком не визначено нормуваннязазначених видатків, фінансисти вимагають включати склад видатків сума витрат на паливо для службових поїздок у межах норм витрати, встановлених Розпорядженням Мінтрансу України від 14.03.08 №АМ-23-р. Якщо Мінтрансом України не затверджено норми витрати палив для відповідної автомобільної техніки, то керівник організації може ввести в дію своїм наказом норми, розроблені за індивідуальними заявками в установленому порядку науковими організаціями, які здійснюють розробку таких норм за спеціальною програмою – методикою (Лист Мінфіну України від 10.06). 11 №03-03-06/4/67).
Нарахування компенсацій за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок відображається в обліку за дебетом рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» та кредитом рахунку 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій».
Щодо медичного огляду водіїв, то його слід організовувати всім підприємствам та індивідуальним підприємцям, які експлуатують транспортні засоби.
Відповідно до ст. 213 Трудового кодексу України працівники, зайняті на роботах, пов'язаних із рухом транспорту, проходять за рахунок коштів роботодавця обов'язкові попередні та періодичні медичні огляди.
Відповідно до ст. 20 Федерального закону від 10.12.95 №196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху» роботодавці зобов'язані організовувати та проводити із залученням працівників органів охорони здоров'я передрейсові медичні огляди водіїв.
Огляд проводиться на основі Методичних рекомендацій щодо проведення передрейсових медичних оглядів водіїв, визначених Листом МОЗ України від 21.08.03 №2510/9468-03-32.