Оцінка ефективності нарад
Часто, під час обговорення нарад, даються різні оцінки ефективності цих заходів, причому, зазвичай, без будь-яких об'єктивно вимірюваних показників, але в якісному рівні. Кажуть, що нарада пройшла «добре – погано», була «корисною – марною» або «ефективною – неефективною» тощо. Зрозуміло, такі загальні висновки погано допомагають справі вдосконалення нарад.
Під ефективністю розуміється ставлення корисного результату деякого процесу витрат на його виконання. Щодо витрат, то щодо нарад, їх досить просто визначити, наприклад, шляхом підрахунку трудовитрат учасників, у людину – годинах. Але як виміряти корисний результат, ефективність нарад та їхню результативність?
Можна вважати, що нарада пройшла ефективно, за умови, якщо:
- Цілі наради досягнуто
- Розглянуто весь порядок денний
- Запланована тривалість не перевищена
- Ухвалені рішення доведено до виконавців
- Виконавці прийняли та зрозуміли, як виконувати рішення
Ефективність – кількісна сторона нарад (скільки годин, скільки питань, скільки учасників,…), її можна виміряти та накопичувати дані для аналізу динаміки ефективності, для оцінки, в якому напрямку йде справа. Терміни «ефективність» і «результативність» часто йдуть поруч, іноді навіть здаються взаємозамінними. У якому напрямі треба вдосконалювати наради, з чого починати – підвищувати їхню ефективність чи результативність? І це не пусте питання.
Керівник змушений час від часу задаватися їм: що краще – швидше пройти весь порядок денний, не допускати відступів відїї і формально ефективно закінчити нараду, причому якість рішень, їх результативність залишається під сумнівом. Або повністю сконцентруватися на суті питань, домагатися найкращих рішень, нехай навіть на шкоду ефективності (затягнутий час залишилися нерозглянутими питання, всі сварилися і т.д.). Або ж намагатися дотриматися «золотої середини», прагнучи ефективності, але тільки не за рахунок результативності. Тут кожен керівник діє за ситуацією та обирає свій шлях.
Ми вважаємо, що спочатку слід забезпечити підвищення ефективності нарад, прибрати явні недоліки та втрати, оскільки покращення у цій галузі виявляються очевидним чином. За інших рівних умов ефективніші наради поступово стануть і більш результативними, хоча б через те, що час нарад не марнуватиме. І якщо навіть не буде негайного поліпшення якості рішень, результативність підвищиться, оскільки співробітники швидше, з меншими втратами часу і нервів повертатимуться від нарад до своєї повсякденної діяльності.
Для цього ми пропонуємо давати більш деталізовані та віднесені до конкретних етапів нарад (організація, підготовка, проведення, завершення, контроль та аналіз) кількісні оцінки, що дозволяють відстежувати якість та ефективність нарад, порівнюючи за обраною користувачем шкалою різні характеристики процесів нарад. Такі оцінки доцільно періодично робити при формуванні та використанні «дорожньої карти» ефективних нарад, а також при вдосконаленні нарад для накопичення та аналізу статистики показників у базі даних нарад.
За допомогою наведеної нижче таблиці керівник, секретар чи учасники нарад можуть самостійно оцінити поточний рівеньсвоїх службових нарад, і, на основі цієї оцінки, виробити заходи щодо усунення помилок та вдосконалення нарад. Перелік показників, значення ваги за етапами нарад та максимальні оцінки для окремих показників можуть встановлюватися самостійно, залежно від конкретних умов тієї чи іншої організації.
Ця проста за формою та змістом таблиця (налаштована на умови конкретної організації), забезпечує вказівку на «вузькі місця» та слабкості нарад і здатна дати зацікавленим особам суттєво більш обґрунтовані оцінки ефективності нарад, ніж багатослівні пусті міркування на тему погані чи хороші у нас проводяться наради
Для спрощення розрахунків можна використовувати Таблицю самоперевірки стану справ за службовими нарадами. На основі Ваших оцінок (надсилайте заповнену таблицю на [email protected]) ми готові безкоштовно дати необхідні консультації та рекомендації щодо вдосконалення Ваших нарад.
Таблиця самоперевірки стану справ щодо службових нарад