Паперові гроші
Проста арифметика
Зазвичай компанії замовляють друкарський папір в офіс за потребою. І лише коли зростаючі витрати переходять усі розумні межі, керівник починає хапатися за голову. «Коли ми порахували, скільки йде папери на місяць, то жахнулися, — розповів співробітник однієї компанії Тольятті. — Виявилося, що в середньому близько п'ятдесяти коробок! Довелося поставити витрати на суворий контроль».
У результаті в цій компанії весь папір почав зберігатися під замком, а принтери «заряджав» лише секретар. Через кілька місяців з'ясувалося, що навіть такі нехитрі заходи можуть мати свою дію: витрата паперу негайно знизилася вдвічі. Якщо коробка коштує п'ятсот карбованців, то економія становила понад дванадцять тисяч карбованців.
Можна, звичайно, загорнути гайки та ввести ще суворіші заходи контролю. Наприклад, обмежити коло осіб, які мають доступ до принтерів, і нормувати кількість документів, що роздруковуються. Але все ж навішувати амбарний замок на кожен принтер в офісі або приставляти до нього спеціальної людини не варто. Тим більше, що є інші, менш радикальні, зате дуже ефективні методи зниження витрат на друк.
Один із найпоширеніших технологічних прийомів — використання функції двостороннього та буклетного друку, а також картриджів підвищеної ємності. Можна задіяти можливість економічного друку, який цілком підійде для друку документів для внутрішнього користування.
У такому разі економія на фарбі може становити 70% для чорно-білого друку та 50% — для кольорового. Іншими словами, замість того, щоб використовувати десять картриджів на місяць, можна обійтися трьома-п'ятьма, що за середньої вартості картриджа в три тисячі рублів дозволить заощадити 10 - 15 тисяч рублів.
Одним із найпопулярніших способів економії на друку донедавна залишалася банальна перезаправка використаних картриджів. Якість друку дещо знижувалася, зате економія начебто виявлялася відчутною. До тих, втім, доки, поки не доводилося ремонтувати або міняти друкуючий пристрій, що вийшов з ладу.
Виробники обладнання ставляться до такої практики різко негативно: продаж оригінальних витратних матеріалів — це їхній хліб, який вони не збираються втрачати. До того ж багато залежить і від професіоналізму заправника. Рішення про використання перезаправлених картриджів залежить від моделі принтера.
А ще точніше від його вартості. Як відомо, дорогий автомобіль не слід заправляти паленим паливом і ремонтувати в сусідньому гаражі. Так само картриджі для пристроїв, ціна яких становить понад десять тисяч доларів, перезаправляти не варто. До того ж, відчутна економія від використання перезаправлених картриджів буде лише в тому випадку, якщо обсяги друку перевищують десять тисяч аркушів на рік.
Крім того, слід пам'ятати, що якщо деякі виробники заплющують очі на використання «оновлених» картриджів, інші на цій підставі можуть відмовити в гарантійному обслуговуванні принтера.
Що ж до самих принтерів або багатофункціональних офісних пристроїв, то правильно обраний агрегат цілком здатний принести компанії неабияку економію. Причому не лише сьогодні, а й у майбутньому. В першу чергу потрібно вибирати пристрої, виходячи з конкретних потреб офісу, як за обсягом друку, так і за додатковими функціями.
Крім того, корисно враховувати завдання, які можуть виникнути у найближчому майбутньому. Професійний пристрій, як правило, виявляється більшимекономічнішим та надійнішим, ніж принтер, розроблений з прицілом на домашнє використання. До того ж купувати принтер варто з деяким «запасом міцності».
В іншому випадку компанія, в якій обсяг друку починає суттєво зростати, ризикує зіткнутися з необхідністю придбання нового принтера, розрахованого на великі навантаження, або постійно буде змушена ремонтувати обладнання, яке не витримує подібних навантажень.
Як заощадити на офісному друку
• ліквідувати безконтрольний доступ співробітників до паперу; • використовувати програмне забезпечення, що відстежує навантаження на принтери, що генерується кожним співробітником, довести інформацію про введення системи контролю до колективу; • приблизно покарати одного співробітника, який використовує офісні пристрої не за призначенням; , встановити чорно-білі драйвери кольорових принтерів на комп'ютери співробітників, в обов'язки яких не входить друк документів у кольорі; • використовувати режим двостороннього друку та картриджі підвищеної ємності; принтерах); • купувати друкувальні пристрої, характеристики яких відповідають реальному навантаженню.