Підбір персоналу автоматизація зберігання баз даних
"Кадровик. Кадрове діловодство", 2010, N 5
Підбір персоналу: автоматизація зберігання баз даних
З досвіду ук "Бізнес-логістик"
Кожен спеціаліст з підбору персоналу, який працює в компанії, а не в кадровому чи рекрутинговому агентстві, рано чи пізно стикається з проблемою зберігання інформації про кандидатів на вакансії компанії. Автор статті розповідає про проблему зберігання такої інформації у своїй компанії та про оригінальний, зручний та ефективний спосіб вирішення цієї проблеми, який дозволяє їм економити тимчасові та фінансові ресурси в наш економічно складний час.
Довідка про компанію. ТОВ "Керуюча компанія "Бізнес-Логістик" входить до групи, що об'єднує кілька організацій у сфері транспортної логістики.
Напрямок бізнесу різноманітний: міжнародні контейнерні вантажоперевезення; оперування власним парком контейнерів, вагонів, платформ; залізничний контейнерний термінал; транспортно-експедиторська діяльність. У компанії, що управляє, зосереджені фахівці у професійній діяльності, яка забезпечує виконання основної комерційної та виробничої діяльності групи компаній. Це галузеві спеціалісти, фахівці у сфері інформаційних технологій, у юридичній сфері та сфері управління персоналом. Саме в керуючій компанії визначається кадрова політика, відбувається планування чисельності персоналу та організується робота всіх функціональних підсистем системи управління персоналом у групі компаній.
Проблема, з якою ми зіткнулися
Однією з найважливіших функцій системи управління персоналу є вибір персоналу. Відомо, яка величезна кількість інформації щодня проходить через менеджера попідбору персоналу. Резюме, заявки, співбесіди, інтерв'ю, тестування - це далеко не повний список даних, які регулярно отримують і передають служби підбору персоналу.
Широкий пошук відповідних кандидатів здійснюється в Інтернеті через сайти рекрутингу. На сьогоднішній момент таких сайтів досить багато. Але найчастіше в нашій компанії ми користуємося кількома сайтами, вибірка за якими найбільше відповідає вимогам, які пред'являються до кандидатів, - SuperJob. ru, HeadHanter. ru, Job. ru, Робота. ru.
Більше того, починає складатися відчуття, що більшість сайтів так розробляє свої сервіси, щоб ми платили кілька разів за те саме.
Так, на SuperJob. jw.org uk зберігання відкритого контакту в резюме лише один місяць. Тобто через два місяці потрібно знову заплатити 200 руб. за відкриття того самого контакту. З цією метою роботодавці починають йти на хитрощі та у полі "Коментарі" пишуть ім'я кандидата, щоб не відкривати його по кілька разів. Здобувачі, не вникаючи в наші труднощі, періодично ускладнюють нам завдання. В одному резюме пишуть тільки ім'я, в іншому – ім'я та по батькові, а в третьому – П. І.Б. Провести ідентифікацію таких резюме вкрай складно, особливо з часом.
Ведення бази кандидатів на вакансії довгий час у нашій компанії робили у програмі Excel. За 5 років роботи в холдингу накопичилася досить велика база претендентів: галузевих фахівців та керівників – 2500 кандидатів, бухгалтерів та фінансистів – 900 кандидатів, спеціалістів у IT – 250 кандидатів, секретарів – 600 кандидатів, інших спеціальностей – кілька сотень. Загалом зберігалися дані більш ніж 8000 претендентів.
Незважаючи на те, що в цілому робота з документами при відборі кандидатів велася впорядковано та системно, насмучили питання: як оптимізувати процес зберігання документів? як ефективно та швидко знаходити дані про кандидата, з яким колись уже був якийсь контакт? І найголовніше: як мінімізувати витрати на підбір персоналу? Для невеликих компаній, що працюють у вузькій сфері бізнесу, витрати на пошук персоналу становлять значну частину всіх витрат.
У нашій електронній базі зберігалися суттєві дані про кандидатів. Виглядала таблиця так:
Ф. І.О., вакансія, місце роботи