Підбір персоналу для «чайників»: опис вакансії, перша співбесіда, технологія відбору
1. Набір персоналу вперше
Керівництво поставило завдання – набрати персонал. Ви не психолог, не фахівець у цій галузі, навіть не кадровик. Що робити? Насамперед, не панікувати, роботу все одно доведеться зробити, якщо її доручили вам. Збирайтеся з думками, і почнемо.
У вас під рукою Інтернет, де можна знайти відповідь на будь-яке запитання. Але що робити, якщо спеціальні терміни та тести ще не зовсім зрозумілі? Проходити навчальні курси? Купувати книжки? Зариватися у словники? А чи є час на подібні дослідження, чи виділять на це гроші, і коли виконувати основну роботу?
Як зменшити втрату часу під час набору персоналу? Спробуємо відповісти на це запитання.
Спочатку необхідно скласти список тих, хто потрібний вашій організації, наприклад:
- менеджери з продажу – 2 особи;
- менеджери з супроводу – 1 особа;
- спеціалісти технічної підтримки – 3 особи. І т.д.
Закінчивши список, розпочинаємо складання портрета типового фахівця. Для чого це потрібно? Портрет типового фахівця дозволяє підготувати список питань для кандидатів.
Портрет фахівця включає десять особистісних характеристик і десять професійних навичок. Де взяти потрібну інформацію? Найкращий результат приносить звернення до потенційного керівника майбутнього працівника. Багато часу в нього це не забере. Він найкраще знає, яка людина та фахівець їй потрібна. Зрозуміло, що керівник дуже зайнятий і часу мало. Візьміть ручку, аркуш паперу та запишіть побажання з його слів. Так, це не завжди просто, але воно того варте. Адже якщо ми набираємо людей не для себе, не знаємо всієї специфіки роботи іншого підрозділу, то часто можемо запропонувати ненайкращі кандидатури. Розмовляючи з керівником, зверніть увагу на нього самого: як він одягнений, як розмовляє, яку термінологію використовує, простежте за темпом його промови, за тим, яке враження він справляє загалом. Важлива кожна дрібниця, все це може стати в нагоді на співбесіді з кандидатом. Пам'ятайте! Керівник вже досяг певного успіху, його можна використовувати як еталон.
Якщо в організації є інші успішні фахівці – можна брати за зразок та їх.
Отже, десять корисних особистісних характеристик менеджера з продажу:
- активність.
- Самостійність у прийнятті рішень.
- Доброзичливість, вміння привернути до себе співрозмовника.
- Відповідальність, обов'язковість.
- Цілеспрямованість.
- Готовність до змін.
- Навчання.
- Уважність.
- Стресостійкість.
- Товариська.
Десять професійних якостей:
Це приблизний перелік. В одній компанії готові брати новачків і навчати їх «під себе», в іншій можуть виявитися незатребуваними, наприклад, права водія, і т.п.
Готуємо опитувальний лист. Для виявлення та оцінки професійних та особистих якостей підбираємо питання та шкалу оцінки відповідей. Запитання допомагають зрозуміти, чи є у кандидата необхідні нам якості. Визначаємо основні побажання: стать, вік, освіта, досвід роботи.
Навіщо ми все це робили? Все просто, тепер ми готові провести професійну співбесіду, системно виявляючи та оцінюючи якості кандидатів, необхідних для нашої організації. Не доводиться вигадувати питання на ходу, болісно розмірковуючи, про що ще запитати кандидата. І найголовніше – тепер ми можемо цілком об'єктивно порівняти кількох кандидатів, не керуючисьпринципом "подобається - не подобається", і досягти поставленої мети - взяти на роботу саме тих, хто нам потрібний.
Опитувальний лист « Особисті якості »
2. Інформація про вакансію
Підготувавшись, приступаємо безпосередньо до набору персоналу. Як донести до людей, які шукають роботу, інформацію про вашу вакансію, розповісти про вашу чудову компанію і широкі перспективи на запропонованій посаді, вирішувати вам. Можливостей не просто багато, а дуже багато. Інтернет, телебачення, радіо, газети, паркани (sic!), «сарафанне радіо» – все до ваших послуг.
Необхідно пам'ятати, що вакансії шукають там, де звикли отримувати новини. Хоча останнім часом чаша терезів схиляється у бік Інтернету. Навіть пропозиції роботи для пенсіонерів, які розміщені на спеціалізованих сайтах, знаходять відгуки. А зовсім недавно тільки безкоштовні газети (кожну поштову скриньку) давали результат.
Про що ще варто подумати, то це про скажену конкуренцію. Люди потрібні скрізь і всім, особливо менеджери з продажу. Але якщо вам потрібні саме вони, спробуйте замаскувати назву цієї спеціальності, наприклад: менеджер по роботі з клієнтами / менеджер по роботі з корпоративними клієнтами / менеджер з супроводу.
3. Співбесіда
- Визначення форми співбесіди:
- індивідуальне або групове,
- очне чи дистанційне.
Не ігноруйте анкету: на відміну від резюме, де претендент вільний писати, що хоче, в анкеті запитання та правила задаєте ви. Невідмовляйте собі в можливості отримати відповіді саме на питання, що вас цікавлять. Що має бути в анкеті обов'язково: ПІБ, паспортні дані, місце проживання, освіта, досвід роботи. Все інше залишається на ваш розсуд, але не перестарайтеся! Анкета не повинна бути великою, інакше ви ризикуєте чекати на її заповнення по кілька годин.
До проведення групової співбесіди підштовхнула потреба. Утворилася вакансія – помічник менеджера з персоналу. Відсутність вимог до досвіду роботи, можливість працювати неповний день, поєднувати із навчанням… Шквал дзвінків! Дуже багато охочих. А потрібен був лише один співробітник. На індивідуальні співбесіди витрачався весь робочий день, а потік не скорочувався. На третій день такої круговерті вже забули перші претенденти.
Отже, рішення – групова співбесіда. Не відразу, але працювала технологія його проведення.
Групова співбесіда виправдана для первинного відбору претендентів на місця з високим рівнем плинності та посади, що не потребують унікальних навичок та значної кваліфікації.
Приміщення: звукоізольоване, з достатньою для всіх претендентів кількістю письмових столів та стільців – іноді приходять усі запрошені!
Група: 3-5 осіб.
Запрошуємо всіх претендентів, роздаємо анкети. Коротко розповідаємо про компанію та вакансії (3–5 хвилин). Просимо заповнити анкети та в міру готовності підходити для інтерв'ю. Виникає пауза, використовуйте її для візуальної оцінки кандидатів. Зовнішній вигляд, одяг, манера поведінки – це допомагає прийняти рішення. Потім не буде, співбесіда піде потоком.
До моменту, коли перший претендент заповнить анкету і підійде до столу, у вас вже складеться первинне враження про присутніх. Тим, хто, ймовірно, відповідаєвимогам можна приділити більше часу. Домагайтеся, щоб переважно говорив кандидат, ставте прості питання, лише інколи ускладнюючи їх. Пам'ятайте, ваша поточна мета – вибір найбільш підходящих кандидатів, а не глибокий аналіз їхніх якостей та компетенцій! Завжди можна провести додаткову індивідуальну співбесіду. Зрештою при груповій співбесіді ви відсіюєте гірших.
Зазвичай із групи відповідними визнаються 1–2 претенденти (іноді жодного) і ніколи – все. Завжди є ті, хто наперед не підходить.
Завершивши чергове інтерв'ю, попрощайтеся з претендентом, проводьте його до виходу, зробіть позначки та запросіть наступного. Треба пам'ятати, що решта кандидатів чують ваші запитання та подумки готуються на них відповідати. Тому ставте питання у різному порядку.
Закінчивши співбесіду, необхідно відразу відзначити всіх тих, хто визнаний підходящим (і чому) – потім все забудеться, особливо якщо проводити кілька співбесід на день. Для підвищення якості оцінки можна запросити співбесіду спостерігача, що допомагає оцінювати претендентів. Це може бути керівник відділу, який набирає персонал.
Переваги групових співбесід. Скорочення загального часу співбесід. Оцінка кандидатів на контрасті. Створення враження претендентів про престижність компанії та конкурс на робоче місце.
Недоліки. Підвищене навантаження на інтерв'юера. Поверхнева оцінка претендента. Витрати організаційні питання.
Як проводити співбесіду. Насамперед, наступите собі на мову. Говорити має кандидат. Чим більше він скаже, тим більше у вас буде інформації для ухвалення рішення. І найголовніше, не піддавайтеся емоціям, вибором має керувати розум! "Подобається - не подобається" - не ваш метод.Використовуючи правильно складений опитувальний лист, ви зможете оцінити кандидата досить об'єктивно.
І ось усі сьогоднішні кандидати пішли – настав час для роздумів. По гарячих слідах зробіть нотатки в опитувальних листах та анкеті. Коротко. По дві-три пропозиції: що вам сподобалося чи не сподобалося у кожному претенденті. А тепер порівняйте записи у всій групі.
- визначати, хто вам потрібний;
- складати правильні питання з метою оцінки якостей претендентів;
- проводити співбесіди;
- відбирати необхідних кандидатів.