Положення про номенклатуру справ
1.1. Номенклатура справ – це затверджений систематизований перелік справ, заведений у ДПОУ «Забайкальський технікум професійних технологій та сервісу» (далі – технікум), із зазначенням термінів їх зберігання у встановленому порядку.
Номенклатура справ використовується як схема розподілу та угруповання виконаних документів у справи.
1.3. Номенклатура справ складається з розділів, кожен із яких має власний індекс. Система індексації дозволяє внести додаткові статті, не порушуючи нумерацію інших розділів.
1.4. У номенклатурі справ відбиваються всі документи, що виникають у діловодстві технікуму.
1.5. Номенклатура справ розроблена з метою створення методичної основи для раціональної організації діловодства, упорядкування, обліку та забезпечення збереження документів.
1.6. Терміни зберігання документів встановлюються виходячи із тривалості їхнього практичного використання.
1.8. Розділи номенклатури справ встановлюються відповідно до найменувань структурних підрозділів технікуму:
01. Загальний відділ (керівництво, канцелярія)
02. Відділ кадрів
03. Навчально-виробнича робота
04. Навчально-виховна робота
05. Загальноосвітня підготовка
06. Виробниче навчання
07. Фізичне виховання
08. Методичний кабінет
09. Господарська частина.
1.9. Номенклатура справ щорічно затверджується директором технікуму.
2. Формування справ
2.1. Номенклатура справ розробляється на наступний календарний рік службою діловодства або особою, відповідальною за діловодство та архів, в останньому кварталі поточного року із залученням керівників структурних підрозділів.
2.2. Всередині розділів номенклатури справрозташовуються заголовки справ із присвоєними їм відповідними індексами, наприклад, 01-02, де 01 – позначення структурного підрозділу, прийняте у технікумі, 02 – порядковий номер справи у розділі номенклатури.
2.3. Наприкінці кожного розділу номенклатури справ обов'язково мають бути залишені кілька вільних рядків для внесення новостворених справ.
2.4. У графі 3 проти кожного заголовка справи після завершення його проставляється кількість частин томом.
Структурні підрозділи отримують виписки відповідних її розділів для використання у роботі. Після закінчення року, на який була складена номенклатура, особою, відповідальною за архів, підводиться підсумок кількості справ, що відклалися в минулому році.
2.6. У разі зміни функцій та структури технікуму номенклатура підлягає перескладання та затвердженню незалежно від терміну її узгодження.
3. Підготовка документів для подальшого зберігання
3.1. Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання та використання. Підготовка виконаних документів до зберігання та використання включає:
- експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;
- опис документів постійного та довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх безпеки;
- передачу справ до архіву технікуму.
3.2. Оформлення справ – це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання завірювального напису, внутрішньої описки документів; починається воно з моменту завірення справи у діловодстві та завершується у процесі підготовки його до передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, протягом якого справу було заведено.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне абочасткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довготривалого (понад 10 років) зберігання та за особовим складом. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати у швидкозшивачах, без внутрішньої пересистематизації документів, без нумерації аркушів, а також складання завірювального напису.
3.3. p align="justify"> Важливим реквізитом обкладинки є дата справи, тобто. роки закладу та закінчення справи у діловодстві.
3.4. Датою справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дати складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження (якщо вони затверджуються). Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийняття та звільнення особи, на яку вона заведена.
3.5. За збереження документів, що у стадії діловодства, несуть відповідальність секретар, діловод, керівник структурного підрозділи. Вони повинні забезпечувати контроль за збереженням документів у структурних підрозділах та окремих виконавців, своєчасно доповідати директору технікуму про наявні порушення.
Розробник: Василенко Л.А., заступник. директора з НМР
Номенклатура справ ДПОУ «Забайкальський технікум професійних технологій та сервісу» на 2015 рік