Правила ділового листування приклади
Успіх у діяльності будь-якої організації, комерційної фірми чи підприємства нерозривно пов'язаний із культурою поведінки та етикетом. Усі дії керівника, співробітників повинні неодмінно враховувати правила гарного тону та відповідати ситуації.
Одна з найважливіших частин етикету - ділове листування
Підраховано, що майже 50% часу на роботі посідає знайомство з паперами, поштою. Але це необхідно, оскільки грамотне ділове листування може значно збільшити оборот фірми, прискорити взаємодію різних служб та відділів.
Звичайно, певні шаблони тут є і розмова про них обов'язково буде в цій статті. Правила ділового листування вже давно стандартизовані. Існуючий ГОСТ Р.6.30-2003 допоможе правильно помістити текст на аркуші, підкаже, як зробити відступи, поля, шрифти. Ділову кореспонденцію характеризує однаковість і повторюваність мовних оборотів.
Види ділового листування
Документообіг ведеться на паперових носіях та за допомогою електронної пошти.
Всю кореспонденцію для підприємства умовно можна розділити такі групи:
- внутрішня та зовнішня.
До офіційного листування належать комерційні пропозиції, листи подяки та гарантійні, торгові угоди, накази по підприємству, посадові обов'язки, запити, вимоги, претензії.
Неофіційне листування - це різні привітання партнерів з бізнесу, замовників, співробітників; співчуття, вибачення, запрошення та подяки.
Внутрішні документи мають ходіння лише між відділами одного підприємства, а зовнішні виходять за його рамки.
Основна вимога- стислість і ємність листа. Не слід розтягувати текст на кілька сторінок. Найкращий варіант - укластися в одну.
Уникайте двояких тлумачень у листі, інакше при виникненні суперечок, складніше буде відстояти свою точку зору та довести, що ви мали на увазі під певною фразою.
У вступі, крім вказівки прізвища та імені, прописується основна мета послання. Приклади ділового листування знають достатньо шаблонів та штампів для таких випадків: «У зв'язку з попереднім листом. », «Нагадуємо Вам. », «Ставимо до відома. " та інші.
Несприятлива для одержувача відповідь (відмова від пропозиції, від співробітництва) пом'якшіть фразами: «На жаль, ми не зможемо скористатися запропонованими умовами. » чи подібними.
Зовнішнє оформлення документації на паперових носіях
Будь-який діловий лист має бути написаний на фірмовому бланку з реквізитами компанії та всіма контактними даними.
Обов'язково встановіть точну дату документа.
Розбивайте текст на смислові абзаци, щоб людині, яка читає, було легше її зрозуміти і сприйняти. Не більше 4-5 рядків.
Писати всі слова великими (великими) літерами - поганий тон.
Після написання слід обов'язково уважно перевірити текст ще раз наявність помилок, як орфографічних, і граматичних. Якщо є час, варто відкласти листа і пізніше повернутися до нього ще раз. Як правило, виявляться неточності, які не помічені спочатку. Найважливіша така порада у разі відповіді на скаргу клієнта. Не варто ще більше дратувати людину неписьменно складеним листом.
Коли документ написано та перевірено кілька разів, роздрукуйте його на папері формату А4. Цей розмір стандартно використовується для будь-якої кореспонденції, навіть якщо сам текст займаєлише половину листа.
Перед друком перевірте фарбу в принтері, щоб уникнути розмитості та неохайності на виході.
У деяких випадках можна до документа прикріпити свою візитку, а сам друкований аркуш вкласти у прозорий файл.
Хорошим тоном вважається фірмовий конверт з логотипом компанії.
Правила ведення ділового листування в неформальній площині часто емоційніші, ніж у ділових паперах, і менш заштамповані. Тут доречні скорочення, використання барвистих прикметників, наприклад, у привітаннях: дивовижний, чуйний, добрий.
Ділові електронні листи
Те, що ви не надсилаєте кореспонденцію в конверті через поштову мережу, не має розслабляти. Правила ділового листування застосовні й у випадках.
Грамотні та коректні електронні ділові послання створюють позитивний імідж як підприємства, і конкретної людини. Репутація у бізнесі дорогого коштує!
Основні правила листування по e-mail
Зверніть увагу на назву поштової скриньки. Не допускайте некоректні імена, такі як «крихта», «супермен», навіть якщо вони вказані в англійській транскрипції.
Завжди заповнюйте графу "тема", інакше ваш лист може потрапити до спаму. Описи типу "план", "список", "комерційна пропозиція", "звіт" не підійдуть. Подібних листів у ящику вашого одержувача може бути чимало. Вкажіть якомога конкретніше, про що ваше послання. Не використовуйте більше 5 слів. Пишіть тему з великої літери. Крапку наприкінці ставити не потрібно.
Якщо ви надсилаєте відповідь на отриманий лист, не забудьте видалити напис «Re» в темі.
Стиль спілкування
Зберігайте діловий формат листа. Заберіть загрозливий, просячий, наказний тон.
Будьтеввічливі. Обов'язкове вітання на початку та прощання зі співрозмовником наприкінці — гарний тон. Наприклад, «З повагою. » або так: «Щиро Ваш. ».
Ділове електронне листування та його «золоте правило»: не змішувати в одному посланні кілька різних тем. Краще надіслати низку листів.
Електронний лист має бути коротшим у два рази, ніж паперовий.
Робота з вкладеннями
Якщо інформації для передачі занадто багато, не ставте її у тіло листа, а прикріпіть окремими документами у вкладенні.
Обов'язково повідомте про файли, що посилаються одержувачу, щоб він не вважав їх випадковим вірусом. Архівуйте об'ємні документи.
А найкраще надто великі вкладення (від 200 кбайт) пересилати іншими способами, наприклад через ftp-сервер.
Такі формати, як COM, EXE, CMD, PIF та інші, деякі поштові сервери не пропускають і блокують.
Правила ведення ділового листування електронною поштою передбачають інформування другої сторони про отримання кореспонденції. Якщо на даний момент можливості відповісти немає, повідомите про це співрозмовника. Історію листування зберігайте, щоб уникнути подальших питань та розглядів.
Непоодинокі випадки, коли при запиті якого-небудь документа у відповідь надходить порожній лист із прикріпленим файлом. Це недопустимо. Приклади ділового листування передбачають обов'язкове розміщення в тілі документа відповідної інформації. Наприклад, такий: «Надсилаю необхідні дані на Ваш запит».
І останнє правило: хто розпочав листування, той і має закінчити електронний діалог.
Висновок
Ділове листування - справа тонка. Іноді одного погляду буває достатньо, щоб сформувати певну думку про людину та організацію,яку він репрезентує. Знання правил ділового листа може значно допомогти у вашій кар'єрі.