Про введення в дію Положення та Інструкції щодо ведення медичних архівів у лікувальних закладах
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я СРСР
[Про введення в дію Положення та Інструкції щодо ведення медичних архівів у лікувальних закладах Союзу РСР]
1. Ввести в дію для обов'язкового виконання Положення та Інструкцію щодо ведення медичних архівів у лікувальних закладах Союзу РСР (Додатки N 1 та N 2).
В.о. Міністра охорони здоров'я Союзу РСР М.Ананьєв
Додаток N 1. Положення про медичний архів лікувального закладу
§1. Для тимчасового зберігання медичної та загальної документації та використання її у практичній та науковій роботі при лікувальних закладах створюються медичні архіви.
§2. Медичний архів організує облік та зберігання медичної та загальної документації лікувального закладу та забезпечує її збереження до моменту передачі до державних архівів.
§3. Відповідно до основних завдань, зазначених у п.п.1 та 2 цього Положення, на медичний архів покладається:
1. Прийом, класифікація та зберігання у встановленому Інструкцією Міністерства охорони здоров'я СРСР порядку закінченої медичної та загальної документації лікувального закладу.
2. Контроль за станом та зберіганням медичної документації у відділеннях лікувального закладу.
3. Підготовка та видача документальних матеріалів для занять у читальній кімнаті медичного архіву працівникам лікувального закладу та інших лікувальних закладів у наукових та довідкових цілях.
4. Складання описів, каталогів, покажчиків та інших довідників з метою використання медичної документації.
5. Видача за матеріалами архіву в установленому законом порядку установам та окремим громадянам СРСР довідок, виписів та копій.
6. Здача матеріалів до державного архіву в установленому ГоловнимАрхівним управлінням МВС СРСР порядку.
7. Організація експертизи наукової та практичної цінності документальних матеріалів архіву з метою відбору на знищення документальних матеріалів, що втратили своє наукове, історичне та практичне значення.
§4. Медичний архів діє на правах самостійної частини лікувального закладу.
§5. На чолі медичного архіву стоїть завідувач або особа, відповідальна за правильність ведення та збереження медичного архіву, який безпосередньо підпорядковується головному лікарю або його заступнику з медичної частини.
У своїй роботі медичний архів керується законодавством Союзу РСР, правилами, інструкціями та вказівками Головного Архівного Управління МВС СРСР, наказами Міністерства охорони здоров'я СРСР та лікувального закладу, якому архів підпорядкований безпосередньо, та Інструкцією Міністерства охорони здоров'я СРСР "Про ведення медичних архівів.
§7. Медичний архів користується печаткою лікувальної установи і все своє листування веде за підписом керівництва лікувального закладу та завідувача медичного архіву.
Начальник Центрального Архіву Міністерства охорони здоров'я СРСР Дубницька
Додаток N 2. Інструкція про ведення медичних архівів у лікувальних закладах Союзу РСР
Глава I. Загальні вказівки
1. Медична документація, що відкладається у лікувальних закладах Радянського Союзу, має велике політичне, науково-історичне та практичне значення для соціалістичного будівництва. Тому кожен лікувальний заклад повинен мати у своєму складі на правах самостійного структурного підрозділу медичний архів для концентрації, зберігання, розробки та використання медичної документації, що відкладається увідділеннях даного лікувального закладу.
2. Місце архіву в системі лікувального закладу, його організація та структура, завдання та компетенція визначаються Положенням про даний медичний архів, що затверджується керівником даної лікувальної установи, відповідно до Положення про медичний архів лікувального закладу та цієї Інструкції.
3. Особовий склад архіву, його штати та тарифікація посади оформляються на підставі правил, що діють щодо самостійних структурних одиниць цієї лікувальної установи.
4. Приміщення медичного архіву лікувального закладу має відповідати таким вимогам:
а) має бути ізольовано капітальними стінами та перекриттями від інших приміщень;
б) має бути сухим та безпечним у пожежному відношенні та від затоплення;
в) приміщення для зберігання матеріалів має бути відокремлене від читальної кімнати та робочих кімнат архіву капітальною стіною та міцними дверима із запорами;
г) у сховищі підтримується постійна температура від +14 град.C до 18 град.C, відносна вологість повітря – 45-65%;
д) займати під архів підвальне чи горищне приміщення не допускається.
Примітка. При проектуванні лікарняного нового будівництва та реконструкції лікарень слід передбачати спеціальне приміщення для медархіву з виділенням окремого сховища, а також приміщень для роботи архівного персоналу та наукової розробки архівних матеріалів;
е) сховище має бути обладнане шафами або стелажами;
ж) вікна сховища на першому та другому поверхах повинні бути закріплені металевими ґратами;
з) у сховищах не повинно бути металевих печей та залізних димоходів;
і) якштучного освітлення сховища допускається лише електричне;
к) архів повинен мати необхідні протипожежні засоби: пожежну сигналізацію, пожежні крани із шлангами, достатню кількість вогнегасників.
5. У приміщенні медархіву не допускається зберігання сторонніх предметів. Приміщення повинне оберігатися від щурів, мишей, комах.
7. Контроль за правильністю ведення медичних архівів у лікувальних закладах здійснюється органами охорони здоров'я та місцевими архівними органами.
Розділ II. Склад матеріалів медичного архіву
8. У медичному архіві лікувального закладу зберігаються всі документальні матеріали лікувального закладу, закінчені виробництвом.
9. Підлягають обов'язковому відбору для зберігання такі документальні матеріали:
а) мають науково-історичне значення;
б) мають практичне та довідкове значення для даної лікувальної установи;
в) відбивають суттєві сторони роботи даного лікувального закладу.
10. Матеріали, що мають політичну та науково-історичну цінність, а також матеріали довготривалого загального практичного значення з моменту закінчення їх виробництва зберігаються в архіві лікувального закладу 25 років, після чого здаються на зберігання до державних архівів системи Головного Архівного Управління МВС СРСР.
Розділ III. Підготовка та здавання матеріалів у медархів
11. Закінчена виробництвом медична та загальна документація здається до архіву з усіх структурних підрозділів лікувального закладу у такі строки:
а) історії хвороби здаються пізніше 3-х днів після вибуття хворого;
б) вся решта медичної та загальної документації здається один раз на рік у строки,встановлені керівництвом лікувального закладу, за поданням завідувача медичного архіву.
12. Матеріали, що здаються до медичного архіву, повинні задовольняти наступним вимогам:
А. Історії хвороби, що здаються до медархіву, мають бути повністю оформлені у відділеннях, де лежав хворий. Вкладні документи, що відносяться до історії хвороби (температурні листки, аналізи, дослідження тощо), повинні бути підшиті, після чого історія хвороби підписується лікарем та завідувачем відділення.
Примітки. 1. У разі смерті хворого в історії хвороби має бути коротка виписка з протоколу розтину та вказано N такого.
2. Історії хвороби, що надійшли до статгрупи або медканцелярії, повинні бути оброблені відповідно до п. "А".
На титульному листі історії хвороби чітко вказується як діагноз, і супутні захворювання.
Б. Архівно-технічна обробка решти медичної та загальної документації (журнали прийому хворих, палатні журнали, картотеки та ін.) така:
а) документи мають бути поміщені в папки або обкладинки; дрібного формату документи розташовуються вздовж корінця справи так, щоб мали формат книги (аркуші не повинні виходити з обкладинки). Великі за обсягом справи слід розділити на томи так, щоб товщина тому не перевищувала ширини корінця обкладинки папки;
б) металеві скріплення (шпильки, скріпки, сколки) необхідно видалити зі справ. Документи, що знаходяться на реєстраторах або швидкозшивачах, повинні бути з них зняті та підшиті;
в) на обкладинках має бути чітко без скорочень зазначено таке:
1) найменування лечустанови, із зазначенням відомчого підпорядкування, 2) найменування відділення лечустанови, 3) заголовок справи, 4) дати початку тазакінчення, 5) кількість листів (див. ф. N 1).
У книгах і журналах зазначені відомості проставляються на білому аркуші, що йде за верхньою кришкою палітурки.
г) матеріали, що здаються, повинні бути пронумеровані по листах у правому верхньому кутку простим чорним (не кольоровим і не хімічним) олівцем. Нумеруються всі аркуші, що мають на лицьовій або зворотній стороні будь-які діловодні позначки, причому листом вважається будь-якого розміру або формату шматок паперу, що складається з двох, а не чотирьох сторінок. У справах, поділених на томи, листи нумеруються по кожному окремо. Нумерація аркушів у справах має проводитися порядку розташування аркушів у справі, тобто. зверху вниз, а чи не назад. Чисті листи не нумеруються, виривати їх із справи не дозволяється. Слідом за останнім аркушем справи підшивається чистий аркуш паперу, на якому робиться засвідчувальний напис про кількість пронумерованих аркушів наступного змісту: "У цій справі підшито та пронумеровано ___ аркушів" (вказати прописом та цифрами). Після напису вказується посада особи, яка робила нумерацію, та дата підпису. Недоліки, що зустрічаються, у стані справи (пошкодження) також обумовлюються в засвідчувальному написі.
д) для збереження більш старих документів слід їх підклеювати на щільний папір;
Примітка. Якщо текст двосторонній, слід наклеювати на прозорий папір (напр. кальку);
е) картки обробляються так:
1) систематизуються в порядку їх N, або в алфавітному порядку, або за нозологічною ознакою;
2) при здачі в архів повинні бути поміщені в дерев'яні або картонні коробки, що мають зовнішню довжину від 30 до 35 см, або ж надходять у пов'язаних шпагатом пачках такої ж довжини з прокладками з картону на лицьовій татиловій стороні пачки;
3) на лицьовій стороні коробки (пачки) робляться написи із зазначенням лікустанови, року, найменування карток, порядкового N зв'язування та кількості карток (див. ф. N 2);
4) картки, термін зберігання яких встановлено постійний, нумеруються з дотриманням умов, зазначених у п. "г" цієї Інструкції.
Нумерація карток, що відклалися за рік, проводиться валова, а не окремо по кожній зв'язці.
Завірювальний напис про кількість карток, що входять у кожну зв'язку, проводиться на окремому аркуші формату картки, що міститься за останньою карткою.
У засвідчувальному написі кількість позначається:
з N _____________ за N _______________ .
Примітка. У разі, якщо картки систематизовані в порядку їх номерів, проставлених при закладі самої картки, кількісна нумерація цих карток, як така, що збігається з первинною нумерацією, не проводиться.
Розділ IV. Прийом архівних матеріалів та ведення їх у медичному архіві
13. Усі матеріали, що надходять до медархіву, повинні зберігатися в такому порядку, який би забезпечував можливість:
а) швидкого знаходження документів для наведення довідок;
б) наукової обробки архівних матеріалів;
в) повної безпеки всіх архівних матеріалів.
14. Реєструючий під час запису хворого до журналу надходження хворих одночасно заповнює реєстраційну картку наступного зразка:
прізвище ___________ ім'я _____________ по батькові ___________