Рекомендації щодо формування відомчого плану закупівель товарів, робіт, послуг та внесення до нього

з формування відомчого плану

Замовниками Нижегородської області виступають відповідно державні органи (у тому числі органи державної влади Нижегородської області), органи управління державними позабюджетними фондами, казенні установи та інші одержувачі коштів обласного бюджету при розміщенні замовлень на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг за рахунок бюджетних коштів та позабюджетних джерел фінансування, а також державні бюджетні установи при розміщенні ними замовлень на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг незалежно від джерел фінансового забезпечення їх виконання (далі – Замовники)

Відповідно до пункту 3.4. зазначеного Порядку відомчий План закупівель для потреб Нижегородської області за рахунок коштів обласного бюджету та позабюджетних джерел фінансування формують замовники з-поміж органів державної влади Нижегородської області, державних органів, які є головними розпорядниками коштів обласного бюджету.

Відомчий План закупівель потреб Нижегородської області формується в автоматизованій системі АЦК «Держзамовлення».

Замовники на підставі відомчих норм та затверджених кошторисів доходів та витрат, а також цільових програм Нижегородської області планують закупівлю товарів, робіт та послуг на черговий фінансовий рік у натуральному та вартісному вираженні в системі АЦК «Держзамовлення» в електронному документі «План закупівель» (далі План ).Показники Плану заповнюються суворо відповідно до правил заповнення електронного документа.

Правила заповнення електронного документа «Планзакупівель»

У зв'язку з тим, що бюджет області затверджується на 3 роки, план закупівель так само формується на 3 роки шляхом створення трьох електронних документів «План закупівель».
Заповнюється загальна інформація: номер, дата, рік планування та період планування. При створенні документів на 2015 та 2016 роки період планування залишається незмінним (з 2014 по 2016). Назва замовника вибирається із довідника «Організації» при натисканні кнопки.

3. Активізується вкладка «Специфікація», де вказується весь перелік запланованих закупівель товарів, робіт та послуг.

3.1 Нова позиція специфікації заводиться натисканням. Поля у вікні Редактора специфікації плану закупівлі заповнюються за допомогою довідника товарів, робіт і послуг при натисканні кнопки.

3.2. У вікні довідника товарів, робіт і послуг необхідно знайти потрібний товар, роботу або послугу. Довідник має спеціальну функцію швидкого пошуку. У пошуковому рядку необхідно набрати найменування або частину найменування товару, роботи чи послуги, як показано на малюнку, та натиснути кнопку «Знайти».

Слід зазначити, що програма дозволяє шукати як групу товарів, робіт та послуг, так і окремі позиції продукції залежно від того, де поставлено чек боксу: «Шукати групу» або «Шукати продукцію».

Після вибору потрібного товару, роботи чи послуги необхідно поставити відповідні коди ОКПД та КВЕД, вибравши їх із довідників, натиснувши на три точки.

3.3 Заплановані ціни на товари, роботи, послуги заповнюються за квартал. Якщо запланована ціна протягом року не змінюється, то проставляється чек бокс «Одна ціна на рік» та заповнюється поле «Ціна за 1 квартал», у решті – дані відображаються автоматично.

При визначенні цінипослуги або роботи існує особливість під час заповнення Редактора специфікації плану закупівлі. У полі «Ціна за 1 квартал» необхідно вказати загальну суму контракту (договору) з цієї послуги та поставити чек бокс «Одна ціна на рік».

Заповнені поля Редактора специфікації плану закупівлі зберігаються натисканням кнопки ОК.

4. Після заповнення специфікації переходимо на вкладку Графік закупівель. Дана форма візуально поділяє екран горизонтально на 2 частини. Верхня – кошторисне поле, нижня – графік закупівель. Насамперед заповнюється кошторисне поле. Сюди вносяться всі видаткові бюджетні рядки, якими планується проводити расход.

4.1. Натискаємо. У вікні «Новий бюджетний рядок», що з'явилося, заповнюємо три верхні поля за допомогою відповідних довідників системи АЦК «Держзамовлення», натисканням кнопки .

Поле "Бюджетні коди" заповнюються під час активізації кнопки "Бюджет". У вікні «Рядки бюджету» вибираємо потрібний код бюджетної класифікації → ОК.

Закупівлі за рахуноккоштів обласногобюджету та позабюджетних джерел фінансування заповнюються в одному електронному документі.

При виборі позабюджетного джерела фінансування поле «Кошторис» стає не активним, замість поля «Бюджетні коди» з'явилося поле «КОСГУ»

Замовники Нижегородської області у полі «Джерело фінансування» повинні вказувати відповідну назву джерела фінансування: «Бюджет Нижегородської області» або «Позабюджетні кошти одержувачів коштів бюджету», а державні бюджетні установи у полі «Джерело фінансування» повинні вказувати лише « Кошти бюджетних установ» (код 18).

Аналогічно заводяться решта бюджетних рядків.

4.2 У нижню частину екрана графіка закупівель заносяться плановані сумипо кожному виду товару, роботи чи послуги відповідно до бюджетної класифікації, затверджених бюджетними асигнуваннями та джерелами фінансування.

За допомогою натискання лівої кнопки миші в кошторисному полі позначається необхідний КОСГУ (у прикладі 340). У нижній частині екрану визначається потрібний товар (молоко) і заносяться заплановані суми кварталами з клавіатури (програма автоматично проставляє кількість продукції).

Плановані товари, роботи та послуги, що закуповуються за рахунок різних джерел фінансування, у вкладці «Специфікація» заносяться один раз.

Наприклад, молоко, що планується закуповувати як за рахунок коштів бюджету, так і за рахунок позабюджетних джерел фінансування. Для цього у верхній частині закладки «Графік закупівель» вибирається рядок із одним джерелом фінансування, наприклад, кошти обласного бюджету. У нижній частині заносяться заплановані витрати на молоко за рахунок джерела. Далі позначається рядок з іншим джерелом фінансування (позабюджет) та заносяться заплановані витрати за рахунок цього джерела.

Аналогічно вводяться дані щодо закупівель товарів, робіт та послуг, що фінансуються за різними кодами класифікації витрат.

Під час роботи з електронним документом плану закупівель для збереження внесених змін не забувайте періодично натискати в нижньому правому кутку екрана кнопку «Застосувати».

4. Заповнений план закупівель підписується електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Для цього необхідно натиснути кнопку «Відкладено» у нижньому лівому куті електронного документа та вибрати команду «Підписати». Статус документа "Відкладений" зміниться на статус "Узгодження РБС".

Відомчий план в інформаційній системі АЦК - «Держзамовлення» формується у вигляді вбудованих звітів:

Закладка «Звіти» →Універсальний звіт щодо планування державних закупівель (заповнюються поля, зазначені на малюнку, за допомогою локального довідника системи) → ОК.

Сформований відомчий план в інформаційній системі у статусі «Узгодження РБС» переноситься на паперовий носій, підписується, затверджується та вирушає до міністерства фінансів із супровідним листом. Водночас до міністерства фінансів надсилається відомчий план в електронному вигляді. Для цього електронні документи зі статусу «Узгодження РБС» перетворюються на статус «Узгодження».

Внесення змін до відомчого плану закупівель у системі АЦК - «Держзамовлення» здійснюється відповідно до інструкції (додаток 1 до цих рекомендацій).

Рекомендації щодо внесення змін до Плану закупівель.