Сервіси для керування дизайн-студією
Максим, можна пару слів про те, чим займається ваша компанія?
Ми любимо робити круті сайти та фірмові стилі. Ми маємо чіткі процеси, в які ми віримо, так і працюємо. Все давно у цій сфері, але під одним дахом із 2012 року. Ми дуже різні, але таки разом. Нам довіряють ОЕЗ «Алабуга», компанії Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», магазини, будівельні та торгові компанії, і навіть ЗМІ. Для нас усі проекти — важливі та великі. З останніх – онлайн-газета «Реальний час», від фірмового стилю до бекенда сайту.
Які послуги використовуєте в роботі і для яких цілей?
Збір та зберігання інформації з проектів та спілкування з клієнтами у нас відбувається у Basecamp. Там же раніше створювали і закриті дискусії щодо проектів, тільки для своїх, але в результаті розділили ці речі та пішли до Slack. Там спілкуємося всередині робочих груп щодо кожного проекту. Але керування проектами та облік часу за завданнями ведемо у Planiro. До речі, розробка компанії з нашого міста Казань.
Пошта – на Gmail. Різні спеціалісти використовують по-різному. Дизайнери - для відправки макетів арт-директору на узгодження та як додатковий задачник. PR-менеджер — для спілкування із зовнішньою аудиторією, ЗМІ та партнерами. В інших випадках — для узгодження якихось рішень із керівництвом чи надсилання офіційних документів. Крім того, менеджери проектів та керівництво користуються системою «Чиста скринька» (Mailbox), інші справляються у браузері або через програми.
Для обліку клієнтів та продажів користуємося amoCRM. Сховище у нас своє. Ще користуємось Google Документами.
Користуєтеся менеджерами завдань? Допомагає?
Так, Planiro.Менеджерам допомагає бачити всі завдання та їх статус, розрахувати час для майбутніх проектів, навантажити докладні звіти для аналізу. У майбутньому вираховуватимемо за ними бонуси співробітникам. Фахівці бачать свій план на день, тиждень і місяць, позначають самі статуси, показують результат роботи.
Чи користуєтеся месенджером у колективі?
Skype часто використовується для зв'язку з клієнтами з інших міст. Між собою ведемо чати у Skype та WhatsApp. І багато. Кого дратує — відключають повідомлення та не перечитує все листування. Хтось навпаки так розслабляється, між іншим, веселиться і заразом дізнається щось нове. Студії подібно до нашої корисно і те, і інше. І хоч ми фанати веба в роботі та житті, без живого спілкування нікуди.
Basecamp та Planiro схожі в роботі, чи ні?
Чи можете сказати які є корисні фішки у цих трьох системах саме для вашої компанії?
Здається, дизайн-студії можуть бути головними експертами у виборі систем. Тому що окрім задоволення наших завдань у бізнесі, ще важливо, щоб вони були красивими, продуманими до дрібниць та швидкими. Щоб і кнопочки було видно там, де треба. Щоб швидко знайти потрібний проект та гілку обговорення. Щоб усі файли прикріплювалися разом, і був прелоадер. І так далі. Коли вся робота в «хмарах», зайві подразники ні до чого. Дизайн – це не обкладинка, а основа. Якщо ви кайфуєте від роботи в системі, то розробники зробили все правильно.
Чи інтегрували ці три сервіси між собою? Чи пов'язали їх зі Slack?
Як ви використовуєте Google Документи і наскільки активно?
Весь контент для проектів збирає, редагує або пише з нуля копірайтер у Google Документах. Потім контент узгоджується і використовується всієюробочою групою – від прототипу до робочого сайту. Автор документа надає необхідні права іншим задіяним учасникам. Календарі заходів, план корпоративу, навіть деякі бюджети там. А ще нові опитування та стандартні анкети для співробітників при прийомі на роботу.
Slack, Skype, та ще WhatsApp. Чи не виникає бажання просто об'єднати їх?
Навпаки, поділити — ось рішення. Спочатку був тільки Skype, але там усі питання змішувалися у купу. Важливого не знайти або легко перескочити з важливого на неважливе. Тепер Skype – тільки для неформального спілкування в офісі, WhatsApp – для спілкування на дозвіллі з мобільного. Ми дуже дружні, тож надіслати фото з відпочинку чи щось цікаве з прогулянки містом — звичайна справа. Slack у нас нещодавно, але вже показує високу ефективність. Там триває внутрішнє обговорення тільки щодо роботи та конкретних проектів.
Задоволені всіма сервісами, не хочете змінити хоча б один з них?
Ми багато разів змінювали завдання, сподіваюся, більше не будемо. WhatsApp намагалися замінити на Telegram, але потішилися наклейками і кинули. Але, гадаю, таки замінимо його, не витримує.
Сплачуєте хмари або використовуєте безкоштовні тарифи?
Оплачуємо Basecamp, Planiro, amoCRM та сервіси Google.
Хмари застосовуєте лише у роботі чи для всіх справ?
Побутові, корпоративні питання та розваги у хмарах. У Slack у нас є канал «Розумний ранок», наприклад. Так називається наш внутрішній освітній захід. Там ми обговорюємо найближчі теми, ідеї та пропозиції.
Майже всі співробітники використовують інші хмари для особистих справ, переважно сховища та пошту. Якщо хтось розшарить замітку з Evernote, ми не розгубимося. Але й за робочий документ не ухвалимо. Потрібно поділятисистеми.
Приблизно скільки разів на день звертаєтеся до них?
Це як середня температура лікарні. Загалом зранку всі перевіряють, бачать план на день, далі за потребою. Менеджери взагалі не виходять із Planiro та Basecamp. У всіх налаштовані повідомлення із систем та чатів, кому як потрібно та зручно. Командна робота дизайн-студії не в «хмарі» – страшний сон. Тут нема чого порівнювати. Що більше сфер автоматизуємо, то швидше йде робота.
Які ще сфери ви автоматизували б у роботі?
Поки досить. Думаємо, ми знайшли оптимальний набір. І люди мають встигати адаптуватись. Але розробники «хмар» не сплять. Якщо завтра з'явиться якийсь сервіс, який обіцяє відправити на сьоме небо, то всім доведеться туди переходити та тестувати. Без цього незрозуміло, чи підходить нам це середовище. Головне, щоби співробітники підтримували. Це автоматизувати неможливо. Так само як і дизайн. Тож кожному фахівцеві — свій набір та налаштування.
Далеко не всі компанії переходять у хмари. Як думаєте, це впливає на їхню швидкість роботи?