Шевець у чоботях
Сьогодні у «1С-Бітрікс» працюють майже сто п'ятдесят осіб. Офіси компанії відкриті в Калінінграді, Москві, Києві, Санкт-Петербурзі та Алмати. Чи треба уточнювати, що саме «Бітрікс24» об'єднує компанію, завдяки якій співробітники віддалених офісів чудово почуваються частиною одного великого колективу?
Ми звернулися до наших колег з України та Казахстану (зрозуміло, за допомогою «Бітрікс24») і попросили розповісти, які інструменти допомагають їм швидко та ефективно вирішувати робочі завдання, і чи вдається їм не випадати з життя компанії?Портал - емоційне місце існування співробітників
Така атмосфера прийому допомагає пережити стрес нового місця, нового колективу, нових обов'язків. З перших днів ти відчуваєш себе повноцінною частиною колективу, важливою ланкою в компанії.
Жива стрічка розкриває внутрішнє життя компанії. Я можу побачити тут усі офіційні новини, хід завдань та проектів, де я беру участь, фотографії колег із корпоративів, гумористичні «хвилинки» відділу розробки, робочі казуси колег, їх досягнення, навіть новини ІТ. Кожен співробітник ділиться з усіма новою інформацією, враженнями про заходи та семінари, на яких пройшов навчання або виступав особисто. Це дуже класна практика, оскільки отримуєш додаткові знання з тих місць, де не зміг чи не можеш бути.
Спостерігаючи за спілкуванням колег, легко засвоїти правила комунікації, прийнятий стиль спілкування, моменти корпоративної культури: як прийнято вітати колег, як реагувати робочі повідомлення та офф-топіки, наскільки допустимо сленг чи формальні звернення.
Своїми спостереженнями ділитьсяСармантай Касьонов, директорпредставництва «1С-Бітрікс» у Казахстані:
«На момент мого приходу в «1С-Бітрікс», я вже мав досить великий досвід роботи. І всі розмови про корпоративний портал я сприймав спокійно – ще одна софтина для роботи, подумаєш.
Але зараз, після 1,5 років роботи, я так не думаю. Тепер я сприймаю корпоративний портал не просто як набір важливих та потрібних інструментів, не просто засіб для зручного та швидкого обміну інформацією та вирішення питань. Я сприймаю портал, як єдине інформаційне та емоційне довкілля співробітників корпорації. Яка не лише цементує
компанію, залучаючи до робочого процесу всіх співробітників, а й, значною мірою, формує корпоративні цінності.
У нас у Казахстані, через традиції, управління традиційно розуміється як жорстка вертикальна ієрархія підпорядкування та поводження. Але корпоративний портал формує зовсім інший тип взаємовідносин, суттєво сплощуючи вертикалі та розвиваючи горизонтальні зв'язки всередині компанії. Адже відомо, що стійкість будь-якої системи прямо пропорційна кількості внутрішніх зв'язків. Так що корпоративний портал допомагає компаніям виживати та розвиватися.
Портал - незамінний робочий інструмент
Корпоративний портал – це не тільки спілкування, але й можливість автоматизувати різні бізнес-процеси, просити вирішення багатьох завдань, пов'язаних з комунікацією між віддаленими офісами.
Відмінний приклад - відділу маркетингу компанії "1С-Бітрікс". Шістнадцять співробітників відділу працюють у Москві, Калінінграді та Києві. Корпоративний портал допомагає нам не просто залишатися на зв'язку, а й справді разом працювати.
«У моїй роботі доводиться вести одночасно багато особистих проектів, якіділяться на дрібніші завдання чи брати участь у проектах моїх колег, – розповідаєСвітлана Приступа. – Якби ми все це записували на паперах та блокнотах, то на робочому столі не було б місця ні для чого, а були б суцільні чарки записочок, і якийсь дедлайн, у голові все не втримаєш. Ось тому інструмент для управління завданнями та проектами для мене дуже важливий і мегакорисний. Він допомагає розібратися в термінових завданнях, розмістити їх за пріоритетністю. Дуже подобається сама форма постановки, яка автоматизована максимально. Щоб поставити завдання собі або комусь потрібно витратити не більше 2-3 хвилин, тому що вручну вбивається тільки назва та опис, все інше вибираєш автоматично.
У компанії з великою кількістю людей, які працюю в різних країнах з різними часовими поясами, ти не знаєш до кого звернутися, ось тут і рятує функція написання посту на робочу групу або загальну стрічку. Потрібний фахівець відгукується та допомагає вирішити твоє питання. І мені не потрібно дзвонити на мільйон номерів, відволікати від роботи інших питанням: а не підкажіть комусь написати або хтось за це відповідальний. Цей ланцюжок, завдання – фахівець – рішення, звужується до мінімуму. Швидкий зворотний зв'язок допомагає оперативно отримувати інформацію та спілкуватися з партнерами, клієнтами, представниками ЗМІ тощо.
Зовсім не обов'язково знати кожного працівника особисто. Можна навіть не бути з ним знайомим віртуально. Але іноді при вирішенні робочих питань потрібна допомога колег з інших відділів. Ось у цьому випадку дуже допомагає наявність чіткої структури компанії, можливість звернутися до потрібного відділу або групи по конкретному продукту. Саме відділ маркетингу у своїй роботі часто стикається із завданнями, в яких задіяніспівробітники інших підрозділів.
Олена наголошує у своїй роботі і ще одну дуже важливу особливість – автоматичні бізнес-процеси узгодження рахунків та документів: «не потрібні тривалі листування поштою, не треба боятися, що керівник пропустить важливий документ, система все контролює за мене».
Продумана автоматизація бізнес-процесів – це зручність у роботі користувачів. У результаті – це економія часу на нарадах, обговореннях, пересиланні листів між співробітниками та керівниками.
«Я працював у різних компаніях і маса часу йшла на нескінченні наради, – підтверджуєСармантай Касьонов. – Наради, присвячені обговоренню звітів з начальством, наради, присвячені колективному вибору кількох варіантів рішення, наради, присвячені поточним питанням. Маса часу на організацію такої наради (у всіх свої справи та свої графіки), маса часу на очікування, коли звільниться начальство (начальник затримався в акціонерів і топи компанії сидять в очікуванні у приймальні), маса часу, витраченого марно, якщо нарада заходить у глухий кут чи відволікається на інше питання. Інструменти порталу, такі як робочі звіти, опитування, завдання та повідомлення дозволяють уникнути всіх цих непотрібних витрат часу та дають можливість співробітнику взяти участь у прийнятті рішення у зручний для нього час».