Що дає компанії управління товарними запасами

Як відомо, однією з найпоширеніших у світі систем логістики вважається японська модель. Японці кажуть, що рівень товарних запасів на підприємстві є критерієм якості менеджменту: що вищий рівень запасів, то нижча якість менеджменту.

Для того щоб провести початкову оцінку витрат, які несе підприємство зі зберігання товарного запасу, дуже корисно зробити таку вправу - зайти на склад підприємства і побачити замість палет та ящиків, що зберігаються на складі, пачки з грошима. У цей момент ще зрозуміти, що склад, на відміну від банку, не сплачує відсотків за те, що гроші перебувають у його розпорядженні.

Відсутність запасів теж витрати, і часто дуже і дуже значні. До основних видів втрат, пов'язаних із відсутністю запасів, належать:

- Втрати від простою виробництва;
- Втрати у зв'язку з відсутністю товару на складі в момент пред'явлення на товар попиту;
- Втрати від закупівель товарів дрібними партіями за вищими цінами;
- Втрата або звуження ринку збуту товарної продукції та порушення виробничих зв'язків з підприємцями.

Зрозуміла складність завдання, яке постає перед менеджерами підприємства, бо будь-яке рішення у сфері запасів буде пов'язане із витратами. У такій ситуації із двох зол потрібно, звичайно, вибирати менше. Зазвичай завдання у тому, щоб забезпечити бажаний рівень задоволення потреб споживача при мінімальному обсязі запасів, із якими пов'язані найменші загальні витрати.

Щоб сформулювати політику управління запасами, дуже важливо розуміти роль запасів у виробництві та маркетингу

Але проблема на більшості українських підприємств сьогодні в управлінні запасами полягає в тому, що кожну з вищезгаданихстатей витрат окремо ніхто ніколи не вважав - це по-перше, а по-друге, надлишкові запаси для багатьох підприємств є «милицею», а коли «милиця» забирається з рук кульгавого - він падає.

Надмірні запаси дозволяють багатьом підприємствам не «навантажувати» свій менеджмент такими «зайвими» функціями, як проведення маркетингових досліджень для оцінки споживчого попиту на продукцію, прогнозування продажів продукції підприємства, планування та бюджетування діяльності, система маркетингу, що постійно функціонує, розрахунок економічної ефективності всієї діяльності підприємства, окремих його операцій або за видами продукції, що випускається.

Тобто на побутовому рівні це виглядає так: краще купимо (виробимо) про запас, а там видно буде. Звісно, запаси виконують функцію захисту від невизначеності поруч із необхідністю територіального розширення діяльності підприємства (запаси на територіальних складах), врівноваженням попиту та пропозиції. Тому скорочення обсягів запасів можливе лише рівня, що забезпечує реалізацію названих функцій. Але запаси понад цей мінімальний рівень надмірні.

Умови невизначеності для багатьох підприємств є не винятком, а саме правилом, тим паче в Україні. Тому подібні умови слід розглядати не як форс-мажорні, а стандартні.

Основна мета управління запасами - домогтися якнайшвидшої оборотності запасів у процесі задоволення запитів споживачів.

Грамотна політика управління запасами будується на розподілі ресурсів підприємства з урахуванням п'яти основних чинників:

- Сегментації споживчого ринку (склад споживачів);
- Асортимент продукції;
- Вантажоперевезення;
- тимчасових потреб;
-вимог конкуренції

Щоб сформулювати політику управління запасами, дуже важливо розуміти роль запасів у виробництві та маркетингу. Зазвичай, у підприємств значні кошти «пов'язані» в запасах. У спілкуванні з керівниками, бухгалтерами та фінансовими менеджерами підприємств як найбільш актуальну «проблемну» тему виступає управління запасами - як їх зменшити, як розрахувати оптимальну величину і т.д.

Інструментом зменшення ризику дефіциту та втрати клієнта в умовах невизначеності є створення страхового запасу.

Формуванням страхового запасу вирішуються дві задачі:

1) наявність товару складі, якщо фактичний попит більше прогнозованого;

2) запобігання дефіциту товару, якщо фактичний час виконання замовлення більше запланованого.

Оскільки страховий запас - найчастіше необоротний, і є фактичні витрати на підтримку запасів і забезпечення якісного обслуговування клієнтів. У практиці використовуються кілька підходів визначення рівня страхового запасу: як відсотка від попиту під час виконання замовлення, з урахуванням денного споживання, з урахуванням середнього відхилення і основі методу «скаттеграфа». Наш досвід показує, що найбільшого поширення практично більшості підприємств отримав останній метод. Його розшифрування означає на око. Тому більш детально розглянемо три перші методи.

Визначення страхового запасу як відсотка від попиту під час виконання замовлення виходить із того, що обсяг страхового запасу повинен змінюватися пропорційно до попиту та тривалості часу виконання замовлення. Для визначення обсягустрахового запасу заданий відсоток множиться на показник прогнозованого попиту протягом виконання замовлення. Формування запасу з урахуванням денного споживання передбачає множення кількості днів, який розраховується страховий запас на поточний денний попит. Слабке місце і одного, і іншого методу - наявність «припущень» при прийнятті рішень (прийнятий відсоток у першому випадку та кількість днів – у другому).

Можна ускладнити собі життя та покращити якість прийнятих рішень за допомогою статистики та формули. Вивчення статистики багатьох явищ показує, що вони мають нормальний розподіл і дзвоноподібний вигляд:

Дзвоноподібна, або нормальна, крива описується двома характеристиками: середнім (пунктирна лінія на малюнку) та середньоквадратичним відхиленням (розкид випадкових величин навколо середнього). Наприклад, середньоквадратичне відхилення денних продажів можна розрахувати за такою формулою:

f - частота події;

d - відхилення події від середнього значення;

n - загальна кількість спостережень.

Якщо одночасно розглянути вплив нестійкого попиту та нестабільного часу виконання замовлення, то розрахунок страхового запасу для задоволення 68% всіх запитів (одне квадратичне відхилення) виглядатиме так:

- Середній час виконання замовлення;

- середньоквадратичне відхилення щоденного обсягу продажу;

- Середній обсяг добових продажів;

- Середньоквадратичне відхилення циклу виконання замовлення.

Наприклад, історія продажу товару представлена у таблиці.

Обчислення середньоквадратичного відхилення обсягу продажу проведено у таблиці.

Застосовуючи формулу середньоквадратичного відхилення до наявнихданим, отримаємо середньоквадратичне відхилення продажів приблизно рівне 20 одиницям продукції. Це означає, що у 68% випадків денні продажі становитимуть від 80 до 120 одиниць (середнє значення 100+20 та -20). Якщо підтримати запас у два квадратичні відхилення - 40 одиниць продукції, то досягається 95% ймовірність того, що продажі становитимуть від 60 до 140 одиниць.

Аналогічна процедура має бути проведена для отримання середнього значення та середньоквадратичного відхилення часу виконання замовлення. Отримані дані підставляються у формулу розрахунку величини страхового запасу.

Просунуті українські компанії дедалі частіше використовують статистичні методи. Витрати, які можуть виникнути при впровадженні (стандартизація процедур управління запасами, спеціальне програмне забезпечення, навчання персоналу або прийом на роботу більш кваліфікованих співробітників) досить швидко окупаються реальною економією від скорочення запасів, прискорення їх оборотності та вивільненням коштів.

Потенційно для кожного підприємства існують три основні джерела прихованих логістичних витрат:

- Зниження операційних витрат,
- Оптимізація оборотного капіталу,
- Поліпшення коефіцієнта рентабельності активів.

Провівши аналіз цих джерел оптимізації, можна досягти підвищення фінансової ефективності компаній через покращення логістичної функції.

Зниження операційних витрат

Це одна з ключових зон аналізу логістичних витрат і потенційних зон удосконалення логістичних процесів.

Основними зонами виявлення прихованих витрат є:

-Складські витрати.

Більшість компаній мають невикористані можливостіСуттєво знизити прямі логістичні витрати на робочу силу навіть на тих складах, де застосовуються системи управління складами.

-Інвентаризаційні витрати.

Витрати, пов'язані з пересортицею та втратами товару (пропажа, брак складської обробки тощо), можуть бути значно знижені. За статистикою деяких дистриб'юторів такі витрати можуть становити до 5% від обороту. Ось і порахуйте суму економії.

-Транспортні витрати.

Частка прихованих витрат значно варіюється залежно від використовуваного компанією виду транспорту та системи управління транспортом. Багато організацій мають потенціал зниження сукупних транспортних витрат за 10-25%.

Зовнішня економічна діяльність підприємств - одне з найскладніших логістичних функцій, потребують узгодженої роботи багатьох відділів підприємств. Неузгодженість відділів закупівель (імпорт) та/або продажів (експорт), фінансового відділу та відділу логістики може призводити до суттєвого зростання витрат у процесі забезпечення ЗЕД.

-Недоліки забезпечення логістичної функції.

Під цим видом витрат маються на увазі не тільки витрати, що виникають безпосередньо всередині складів (ремонт техніки, закупівлі пакувальних матеріалів, вивіз сміття тощо), але й витрати, пов'язані з обслуговуванням клієнтів, експедиторські та інші витрати, на які впливає логістика.

-Структурні логістичні витрати.

Удосконалення логістичних процесів та підвищення продуктивності дозволяють скоротити кількість складів та пов'язаних з ними постійних та змінних операційних витрат. Більш ефективне використання приміщень та зменшення рівня запасів знижуютьнеобхідність використання зовнішніх складів, зменшуючи пов'язані з цим витрати.

Скорочення оборотного капіталу

Скорочення необхідного оборотного капіталу компанії має значний вплив на фінансові показники діяльності компанії та вартість її акціонерного капіталу. Провідна компанія з виробництва комп'ютерів Dell Computers Corporation уславилася на фондовому ринку завдяки негативному робочому капіталу (різниця між оборотними активами короткостроковими зобов'язаннями). Швидкий оборот товарів та здатність отримувати оплату від клієнтів раніше, ніж оплачувати рахунки постачальників, і як наслідок - можливість мати негативний оборотний капітал, дозволяє компанії не вкладати в оборот власні кошти, а значить користуватися дешевшими ресурсами у своїй операційній діяльності.

Логістика може вплинути на оборотний капітал багатьма способами:

- Прискоренням оборотності запасів на складі;
- Зменшенням рівня резервного та загального рівня запасів;
— зменшенням дебіторської заборгованості шляхом покращення обробки замовлень клієнтів та досягнення повноти інформації для скорочення розбіжностей із клієнтами, підвищення задоволення клієнтів та прискорення оплати клієнтами рахунків.

Підвищення коефіцієнта рентабельності активів

Коефіцієнт рентабельності активів (Return on Assets - ROA), або прибуток, віднесений до основних засобів, є основним показником діяльності фірми.

Десятки чи навіть сотні мільйонів доларів «заморожені» у логістичних системах клієнта у вигляді складів, складського обладнання, транспортного парку. Підвищення ефективності дистрибуції та продуктивності знижують інвестиції в матеріали та обладнання (зменшення активів) і водночаспідвищують прибуток, пов'язаний із діючими дистриб'юторськими центрами. Таким чином, чисельник коефіцієнта рентабельності активів збільшується, а знаменник – зменшується. При цьому при вивільненні коштів у власників збільшуються можливості альтернативних вкладень, що робить ефективність використання ресурсів ще вищою.