Що потрібно топ-менеджерам від СЕД #вимоги #СЕД #ECMJ
Досі багато керівників уникають того, щоб особисто працювати у СЕД. (Хоча є й протилежні приклади.) Мабуть, причиною, через яку топ-менеджмент відмовляється працювати із системою, є надмірно складний і неергономічний інтерфейс більшості СЕД. У принципі такий стан справ цілком логічний, тому що системи документообігу створювалися спочатку для автоматизації роботи канцелярій і потім розширилися усім учасників.
Не відіграє суттєвої ролі, про вітчизняну чи західну систему йдеться, річ у підході до впровадження. Гнучкість сучасних систем дозволяє налаштувати їх так, щоб працювати з ними було незручно. Парадокс, але часто так і робиться, тому що при впровадженні СЕД зазвичай ключовим функціональним замовником вважається управління справами та головною фігурою – діловод.
Погодьтеся, функції керівника та діловода сильно відрізняються. І ніяк не вийде простим усіченням безлічі функцій отримати з робочого місця діловода зручне АРМ керівника. На жаль, часто звучить думка, що треба йти шляхом "спрощення" системи для керівника, в результаті залишаючи йому одну кнопку.
Що потрібно керівнику від системи
Істинна відповідь на це питаннядуже важко отримати. Звичайних користувачів із пристрастю допитують бізнес-аналітики та формулюють у принципі розумні вимоги до системи. З керівниками справді високого рівня цей підхід не працює, взяти у них докладне інтерв'ю дуже складно. Ось і доводиться розробникам іти навмання. У результаті керівник може або прийняти або відкинути систему, поки інтегратор не зробить те, що йому сподобається. Тому серед реальних впроваджень велика частка замовних рішень під конкретних керівників, узагальнити ж вимоги поки що не виходить.
Зазвичай роботу керівника вищої ланки забезпечує його апарат. Це ціла команда, яка може містити секретарів, особистих помічників, радників, консультантів тощо. І тому підхід, орієнтований на підтримку всіх видів взаємодії між членами цієї команди, буде єдино продуктивним. Говорити про автоматизацію роботи одного лише керівника – значить свідомо звужувати постановку завдання.
Віяння часу та мода на iPad торкнулися всіх розробників СЕД, і всі пропонують сьогодні мобільні рішення для топ-менеджерів. При цьому ставиться практично знак рівності між робочим місцем керівника та мобільним клієнтом (найкраще на iPad). Безперечно, це зручно — і не лише управлінцям. Більше того, мобільні рішення, скажімо, для страхових агентів можуть бути набагато економічно ефективнішими для компанії, ніж перебільшена увага до особливого VIP-інтерфейсу.
Звичайно, мобільні рішення будуть розвиватися дуже стрімко, і те, що зараз подається як елемент високого статусу, незабаром стане доступно широким масам користувачів, а мобільні клієнти, виконані для керівників, перейдуть до стандартних опцій СЕД.
Корпоративні системи часто маютьдуже широкою функціональністю, гнучкістю, масштабованістю, дотримуються принципів СОА, запускаються в хмарах, але рідко мають дійсно зручний і зрозумілий інтерфейс. І СЕД тут не виняток. Звичайно, зміни відбуваються, і дизайн багатьох СЕД-додатків тішить око та зручний для користування. Але все ж таки при впровадженні СЕД дуже широко використовується адміністративний ресурс, коли рядових користувачів змушують працювати з системою в наказовому порядку.
Проте керівникам наказувати нема кому, до того ж вони завжди можуть перекласти роботу на помічників. Тому їх доводиться залучати до процесу роботи з системою, роблячи її зручною та зрозумілою. З цією метою для розробки інтерфейсів починають залучати дизайнерів та фахівців з юзабіліті. Зусиллями одних лише програмістів та бізнес-аналітиків по-справжньому гарний та зручний інтерфейс створити не виходить.
Функціональні вимоги до АРМ керівника
Головна (а може й єдина) функція керівника — приймати рішення. Отже, саме цього має бути націлена система. Більшість рішень у бізнесі приймаються на підставі документів, навіть дані з ERP чи аналітичних систем зазвичай лягають на стіл керівника у вигляді якихось паперів. Отже, можна сказати, що система документообігу для керівника має працювати як система підтримки ухвалення рішень.
Тоді й подача інформації має бути організована іншим чином, не прийнято у діловодстві. Адже найчастіше листування з якогось приводу триває тривалий час. І навряд чи хтось готовий прийняти серйозне рішення на підставі одного документа, потрібно дивитися історію питання та отримати інформацію від своїх підлеглих.
Тому СЕД для керівника має насамперед забезпечувати зручний оглядінформації в контексті розглянутого завдання, причому слід уникати надмірності, зайва інформація часом лише заважає.
При тому потоці документів, який проходить через будь-якого керівника вищої ланки, цілком наївно було б думати, що він встигає їх прочитувати. Система має надавати якісь способи фільтрації інформації, відзначати та висвічувати те, що реально важливо. Звичайно, не варто сподіватися, що все робитиметься автоматично. Але вище вже говорилося, що на керівника працює його команда, це їхнє завдання.
Можливо, для організації роботи керівника може бути ефективною концепція кейс-менеджменту, щоб агрегувати інформацію, людей, процеси та події в одному бізнес-об'єкті зручним для сприйняття чином.
Віяння часу та мода на iPad торкнулися всіх розробників СЕД, і всі вони пропонують сьогодні мобільні рішення для топ-менеджерів
Зазвичай дуже багато йдеться про контрольні функції, але це не робота керівника. Він отримує інформацію щодо контролю виконання у вигляді звітів або повідомлень. Система повинна надавати топ-менеджеру зведену картину виконавської дисципліни та можливість у контексті цього аналізу дати запит, щось показати докладніше або виконати якусь дію, наприклад, викликати співробітника або призначити нараду.
Оскільки від паперових документів не вдасться відмовитися швидко, але водночас частка електронних документів дедалі зростає, мають бути розроблені процедури, які мінімізують витрати часу керівника на рутинні операції підписання документів. Для електронних документів використовується ЕЦП, а паперові оригінали, якщо вони потрібні, можна, наприклад, роздруковувати та завіряти підписом уповноваженого співробітника.
Тут ми розглянулилише вимоги, що стосуються участі керівника у процесі роботи з документами. Якщо ставити це завдання у ширшому значенні, то до неї зазвичай ще включають функції управління розкладом, контактами, нарадами та ін. Усе це корисно, але не має прямого відношення до роботи керівника з документами.
Зміна поколінь
Хвиля " соціалізації " може змінити звичні схеми директивного управління. Давно не секрет, що багаторівневі ієрархічні структури через свою природу породжують нескінченні узгодження та обговорення, що по суті часто є перекладанням відповідальності — тим, що ми називаємо бюрократичною тяганиною, яка існує і в органах влади, і у великих корпораціях.
Соціальні мережі дозволяють встановлювати горизонтальні зв'язки, скорочують дистанцію влади, що сприяє більш швидкому та ефективному вирішенню багатьох питань.
Як би там не було, розвиток документорієнтованих систем підтримки прийняття рішень для керівників йтиме паралельно з модернізацією процесів управління. І питання сьогодні зовсім не в тому, як змусити керівника працювати в СЕД, навантаживши його таким чином зайвими функціями. І навіть не в тому, щоб досягти тотальної мобільності, щоб керівник зовсім не знав відпочинку і був доступний 24 години на добу в будь-якому куточку земної кулі.
Слід швидше замислитися про створення ефективних програмно-апаратних комплексів, що дозволяють організувати взаємодію керівника зі своєю командою та з усім колективом організації, щоб позбавити керівників рутинних операцій і дозволити їм займатися своєю прямою справою — керувати.