Що таке Google Docs та які його можливості, Питання передплатників, Журнал «Довідник секретаря та
Питання-відповідь на тему
Сьогодні багато говорять про Google Docs. А що це таке, і що він реально може?
Документи та таблиці, що створюються, зберігаються на спеціальному сервері Google або можуть бути експортовані до файлу. Це одна з ключових переваг програми, оскільки доступ до введених даних може здійснюватися з будь-якого комп'ютера, підключеного до Інтернету, і будь-якого мобільного пристрою (при цьому доступ захищений паролем). Така технологія отримала назву "хмарних обчислень". У рамках цієї технології сукупність комп'ютерів (серверів), що здійснюють обробку та зберігання даних, називають «обчислювальною хмарою».
Що може Google docs?
Сервіс Google documents дозволяє легко створювати та спільно редагувати документи.
1. Створюється перший проект документа, який, як правило, як вкладення надсилається електронною поштою.
3. Автор створює наступну версію на основі надісланих виправлень і знову електронною поштою надсилає зацікавленим особам.
Цей процес може тривати довго, при цьому створюється велика кількість версій документа, які, як мінімум, потрібно зберігати і якими потрібно керувати (недаремно управління версіями документа є однією з функцій систем електронного документообігу).
Отже, Google docs дозволяє:
Якщо у вас вже є Google account (наприклад, поштова скринька на gmail.com – поштова служба Google), то для того щоб перейти до спільної роботи (collaboration) з документами, достатньо вибрати сервісДокументи у верхній частині вікна поштової скриньки.
Якщо поштової скриньки gmail.com немає, а є будь-якої іншої, слід зайти на сайт Гугла, вибрати у верхній частині вікна всписок сервісів Googleще –Документи.
Зверніть увагу, що ця сторінка не локалізована (не русифікована), але за допомогою панелі Google Перекладача можна її перекласти, натиснувши кнопкуПерекласти
Після успішного заповнення форми ви переходите в область роботи з документами.
Перший використовується для вибору місця, в якому будуть відкриватися сторінки та документи, пунктУ новому вікні передбачає відкриття документів у новому вікні, якщо браузер не підтримує роботу із вкладками, або в новій вкладці, відповідно опціяВ поточне вікно налаштовує відкриття документа у тому вікні, в якому ви працюєте.
ОпціяОновлення показників дозволяє встановити використання жирного шрифту для нових або оновлених документів (приблизно так само, як у поштовій скриньці непрочитані повідомлення позначаються жирним шрифтом).
Зверніть увагу на налаштуванняЗберігання : Google надає безкоштовно 1024 MB, якщо потрібно більше, то пропонується купити додатковий обсяг - подробиці можна дізнатися, натиснувшипростір для зберігання. У зазначеному обсязі документи Google не враховуються.
Створення документа Google
Щоб створити новий документ Google, у вікні програми Google docs натисніть кнопкуСтворити новий і зі списку виберітьDocument. Створений документ буде відкритий для роботи в новому вікні або вкладці, якщо в параметрах встановлена опціяУ новому вікні, і в поточному вікні, якщо вибрано альтернативну опцію.
Клацніть в областіНовий документ (Untitled Document) відкриває вікно для введення назви документа –Перейменувати документ (Rename Document). Щоб зберегти документ, натисніть кнопкуЗберегти зараз (Save now ), яказнаходиться у правому верхньому кутку.
Щоб зберегти створений документ на вашому комп'ютері, відкрийте пункт менюФайл, виберіть командуяк і вкажіть формат, в якому слід зберегти файл. Після цього файл буде збережено у папціDownloads на жорсткому диску.
Використання шаблонів для створення документів
Поки що незручність полягає в тому, що більшість шаблонів представлена не українською мовою, але зі зростанням популярності та використання цього сервісу з'являтимуться і такі шаблони.
Завантаження існуючих документів у Google docs
Щоб помістити існуючий документ у робочу область Google docs, натисніть кнопкуЗавантаження, у результаті відкриється вікноЗавантажити файли. Тепер програма надає дві можливості. Перша полягає у простому перетягуванні файлів з вікнаПровідника в областьПеретягніть файли тут (Drag and drop files here ), а друга - у виборі файлів у вікні, яке відкривається після запуску командиВибрати файли (Select files) to upload (абоВибрати інші файли(Select other files) Select more files, (якщо деякі документи вже завантажені).
Є обмеження за обсягом файлів, що завантажуються - файл не може перевищувати 1 МВ і включати впроваджений графічний об'єкт обсягом більше 2 МВ. Дане обмеження не стосується файлів Google docs - розміри створюваних у додатку документів можуть бути довільними.
Після того, як потрібні файли вибрані, натиснітьПочати завантаження.
Зверніть увагу на параметри конвертування файлів. Якщо Ви бажаєте мати можливість спільного редагування файлів, встановіть відповідну галочку.
Видалення документа
Це ж менюДії використовується для інших дій з документом: перейменування, позначок, завантажень, створення шаблонів тощо.
Загальні зауваження щодо редагування та форматування документів