Що таке неконтрольоване розширення масштабу проекту, чим воно небезпечне та як його уникнути

Чари сприймаються по-різному. І вірити в нього чи ні – питання виключно індивідуальне. В управлінні проектами про нього не може бути й мови – тут потрібен грамотний підхід та передбачення всіх можливих ситуацій. У них не до магії, адже будь-яка незначна проблема може серйозно спантеличити навіть досвідченого менеджера, який добре володіє техніками бізнес-аналізу.

І все-таки пошук якогось способу зробити себе та клієнтів щасливими є одним із головних завдань, що стоять перед менеджерами. Адже вони знають, наскільки небезпечними можуть бути будь-які зміни. Тут ми і поговоримо про таке явище, як неконтрольоване розширення масштабу проекту (scope creep), а також про 6 практичних способів, щоб його уникнути.

Особливо важливо знати їх стартапам: їм властиво припускатися помилок на початкових етапах.

І що ж це за таке розширення?

В управлінні проектами дане явище (англ. Scope creep, також може називатися «розповзання можливостей», «повзучий фічуризм», «неконтрольовані зміни») пов'язане зі змінами та неконтрольованим зростанням масштабів. Ця зміна може відбутися на будь-якій стадії розпочатого проекту. Наприклад, коли ці масштаби чітко не визначені, не контрольовані чи задокументовані.

Навіть якщо всі ваші завдання завершені, неконтрольовані зміни можуть призвести до кінцевого результату, який відрізняється від попередньо запланованого.

У ході виконання проектів із змінами можна зіткнутися у різних випадках:

Відсутність належної підготовки та початкових орієнтирів, необхідних для досягнення цілей;
Поганий контроль за змінами;
Некваліфіковані менеджери таневідповідальний підхід;
Слабка комунікація між командами;
зміни умов на ринку;
Конкуренція у межах компанії чи між членами команд, тощо.

Чому ж виникають складнощі?

Багато IT проектів стали жертвами цього явища. То коли ж воно небезпечне?

Зміни можуть відбуватися спокійно та непомітно. Наприклад, клієнт несподівано вирішив змінити розмір чи колір якоїсь кнопки. Нічого страшного, чи не так? Однак незабаром він раптово знаходить у собі здібності відмінного дизайнера і усвідомлює, що необхідний новий колір на всі кнопки та фірмові знаки. У результаті, постає завдання змінити колірну гаму на всьому проекті.

Така ситуація знайома багатьом менеджерам. У несподіваних змінах і є вся небезпека.

А як приклади?

Тут можна згадати історію, пов'язану з Міжнародним аеропортом Денвера та проектом, який постраждав від неконтрольованих змін.

Коли розпочалося будівництво аеропорту, передбачалося запровадження нової автоматизованої системи для транспортування багажу. Метою була заміна стандартної фізичної праці та створення такої системи для всіх трьох терміналів аеропорту. Насамперед, це сприяло б швидшому сервісу.

Але проект затягнувся на16 місяців після зазначеного терміну завершення. Місту це обійшлося в560 мільйонів доларів. Сталося таке: замість того, щоб об'єднати та застосувати систему на всіх трьох лініях, її використовували лише на терміналі для зовнішніх рейсів.

Єдиним виходом із тієї ситуації було створення другої неавтоматизованої системи для транспортування багажу. У результаті проект був згорнутий через високі витрати.

Як видно, все обернулося на провал. В іншому ж данийвипадок став добрим прикладом того, як неконтрольовані зміни вносять свої корективи.

Як уникнути розширення масштабів?

Для цього менеджерам необхідно уважно ставитись навіть до мінімальних поправок. У такому разі слід змінювати терміни та тримати зв'язок з усіма залученими особами до того, як зміни будуть внесені.

6 ефективних способів боротьби з неконтрольованими змінами

Виразно позначте кінцевий результат

Якщо у вас є чітке уявлення про те, що необхідно клієнту, ви не потрапите в пастку. Працюйте та застосовуйте методи постановки SMART цілей.

Specific (конкретний) : йде пояснення того, що необхідно досягти.

Measurable (вимірюваний) : йде пояснення того, як і в чому відбуватиметься вимірювання результату.

Attainable (досяжний) : йде пояснення того, за рахунок чого цілі слід досягти.

Relevant (актуальний) : слід визначити, чи справді виконання конкретної задачі призведе до досягнення бажаної мети.

Time based or Time bound (обмежений у часі) : слід визначити часовий проміжок, коли мета має бути досягнута.

Ніколи не ставте цілі на кшталт цієї:

Клієнт хотів би, щоб я розпланував роботу команди зі строками та схемами.

Краще ж поставити таку мету:

Клієнт хоче збільшити обсяг продажу конкретного відділу на 20% шляхом створення графіка та плану за допомогою діаграми Ганта, використовуючи готовий шаблон.

Менеджерам завжди слід контролювати досягнення бажаного результату у рамках бізнес-цілей. Такий підхід формує чіткі очікування та зменшує можливість появи неконтрольованих змін.

Чітко оцінюйте масштаби робіт

Звичайно, у вас є угода, але клієнти завжди думають про свій бізнес. За результат виконаної роботи відповідаєте ви.

Саме тому дуже важливо чітко визначити масштаби робіт, обумовлені обома сторонами. Усе це можна відобразити у контракті.

Точно визначте ціну

Можливо, це звучить банально, але втрата контролю може статися через ціну.

Якщо ресурси, що витрачаються на проект, перевищують бажані витрати, значить, ви погано ведете бізнес. Крім того, слід оцінити вашу матеріальну причетність.

Метод формування ціни залежить від природи самого бізнесу та того, який підхід до роботи ви обираєте. Розбийте проекти на маленькі частини та переконайтеся, що ведеться звітна діяльність. Потім розподіліть потрібні ресурси.

Спілкуйтеся з клієнтами і будьте вимогливі

Клієнти можуть просто сказати вам, що вони від вас чекають. Але краще все-таки тісно співпрацювати з ними: ви визначите, що потрібно для досягнення їхньої мети.

І не забувайте надавати вашим клієнтам конструктивний зворотний зв'язок. Ваша активна участь у всіх процесах надасть можливість мінімізувати розширення масштабів.

Також бажано завжди мати форму запиту на зміни.

Клієнт каже «ні»?

Іноді трапляються такі ситуації: ви досягаєте моменту, коли ваша команда не може продовжити роботу без зміни бюджету, але клієнт не хоче його змінювати. Подібні випадки, звичайно, викликають дискомфорт. Але хіба хтось стверджуватиме, що в роботі менеджера проекту є щось, що можна описати прикметником «легкий»?

Варіанти можливі. Зверніть увагу на таке:

Чи можливо скоротити витрати на щось інше, щоб компенсувати додаткові витрати?
Як зміни вплинуть якість продукту?
Чи готова компанія скоротити деякі витрати, зберігши при цьому лояльність клієнта?

Як видно, складно знайти відповіді так само, як і шляхи вирішення.

Підпишіть усі документи

Коли ви маєте чіткі масштаби робіт і стабільний діапазон цін, дуже важливо забезпечити клієнта всією необхідною для підпису документацією.

Сам підпис на папері не є ключовим моментом. Ви повинні отримати розуміння клієнта. Адже важливо знати, за що він/вона платять, і розуміти, що ці масштаби робіт з високою ймовірністю призведуть до бажаних цілей.

Використовуйте діаграму Ганта - потужний інструмент управління проектами для будь-яких сфер

Розширення масштабів — це монстр, якого варто боятися. Навпаки, його варто прибрати на шляху досягнення цілей.

На щастя, є корисні інструменти, що дозволяють уникати таких явищ. Одним з них є діаграми Ганта, які допомагають менеджерам у плануванні, складанні та управлінні всіма завданнями в рамках проекту.

Скористайтеся, наприклад, GanttPRO. Можливості цієї програми дуже ефективні у запобіганні розширенню масштабів проекту.

У ній доступ до діаграм Ганта отримують не лише команда розробників, а й ваші клієнти. З GanttPRO ви можете працювати з різними методологіями управління проектами. Для стартапів (втім, як і для великих компаній) цей інструмент буде більш ніж корисним.

Дотримуючись цих підказок, вам вдасться виконати всі вимоги клієнта та уникнути появи небажаних моментів.Крім того, ви заощадите ще й час.

А що ви думаєте про проблему розширення масштабів? Чи відомі вам якісь цікаві приклади проектів, які постраждали від них?