Швидке закриття звітного періоду, fast close

Статті на тему

Система швидкого закриття звітного періоду fast close – це набір заходів щодо підготовки звітності протягом 1–4 тижнів після закінчення року.

Використовуйте покрокові посібники:

За досвідом КСК груп витрати на облік досягають 20% накладних витрат компаній. Кількість бухгалтерів, незважаючи на автоматизацію, не зменшується, а головне завдання – формування звітної інформації для керівництва – вирішується в останню чергу, після подання звітності податківцям та до органів статистики. Звітність потрібна насамперед менеджменту, по-друге – інвесторам. Дефіцит оперативних даних змушує шукати шляхи скорочення термінів звітності.

Швидке закриття звітного періоду допоможе врегулювати з банком-кредитором дотримання ковенантних умов та залучити інвесторів

При використанні кредитів з ковенантами (вимоги кредитного договору до діяльності позичальника та його фінансових показників) річна звітність за МСФЗ чи РСБО є обов'язковою для подання. Чим раніше менеджмент отримає інформацію про дотримання/порушення умов, тим легше вирішить питання щодо кредитів: або домовиться з банком та отримає підтвердження про збереження кредиту, або знайде заміну.

Приклад

Компанія-девелопер, що зводить об'єкти в центрі Москви та на заході Підмосков'я, має доларовий кредит в українському банку з державною участю. У 2014–2015 роках. через кризу виникли курсові збитки, кредитні зобов'язання зросли. Все це – на тлі знецінення об'єктів будівництва (застави). Представивши звітність до банку у травні 2016 р., компанія отримала «лист щастя» про зупинення кредитної лінії.

Якщо складно домовитися зобслуговуючим банком, то знайти новий кредит за пізньою збитковою звітністю неможливо, доведеться готувати нову. Тому цінність пізньої звітності мінімальна.

Для інвесторів швидка звітність – сигнал про налагоджену систему управління та надійний контроль. Це дає перевагу над іншими проектами інвестування.

Нюанси підготовки річного звіту для акціонера

Витрати систему fast close окупаються протягом року–два, а витрати паралельних облікових і відсталих систем накопичуються роками без віддачі

Приклад

Малюнок 1. Економія від використання системи швидкого закриття звітного періоду

За свідченням фінансових директорів компаній, які реалізували перехід на швидке закриття, мінімальний період впровадження становить 6 місяців, а повноцінна перебудова відбувається не раніше ніж через рік після початку проекту.

Як працювати з аудиторами під час підготовки аудиторського висновку з фінансової бухгалтерської звітності

Звітність гальмують контрагенти та колеги

Бухгалтерія пояснює пізні терміни звітності нестачею документів чи звірок від контрагентів, надто важливих для бізнесу, щоб ставити їм умови. Але наш досвід говорить про інші фактори гальмування, у тому числі всередині компанії:

перевірка звітів підрозділів (кадровий відділ, виробництво, склад тощо);
звіряння залишків на складі та з обліку;
формування оціночних зобов'язань та нарахування резервів;
проведення перевірочних та аудиторських процедур;
випуск звітності (оформлення, публікація, захист).

Працюючи над швидким закриттям звітного періоду, складності та рішення ми ділимо на чотири групи:

Взаємодія із контрагентами.
Суперечності між підрозділами усередині.
Проблеми контролю та методології.
Об'єднання облікових систем (торговельна, складська, зарплатна, бухгалтерська, управлінська та МСФЗ).

З досвіду КСК груп, найбільших зусиль потребує вирішення протиріч між підрозділами всередині компанії.

Малюнок 2. Структура проблем під час формування звітності

Контрагенти: пришвидш, що можливо, оціни, що неможливо, і відрізни одне від одного

Затягування термінів звітності не звільняє від виправлень наступного року, а тому безглуздо. При запровадженні швидкого закриття звітного періоду слід зважитися визнавати операції без офіційних документів. Завдання полягає в тому, щоб звести кількість таких операцій до мінімуму.

У кожного контрагента є прізвище-ім'я-по-батькові, причому всередині компанії. До обов'язків конкретного співробітника включається відповідальність за подання документів або відомостей у строк. Наприклад, за покупців відповідають менеджери, факт відвантаження товару чи надання послуги без підпису документі підтверджують умови у договорі.

Приклад

Проблеми виникають з монополіями та територіально віддаленими контрагентами. У разі для прискорення процесу використовують метод нарахування резервів (accruals).

Отже, вже в останній день звітного періоду відома приблизна сума.

Приклад

Менеджер з логістики залізничного оператора вагонів Іванов А. М. не доб'ється отримання документів від ПАТ «РЖД» день у день, але складе довідку-розрахунок про витрати на перевезення, використовуючи дані про тарифи, тоннаж і кілометраж.

Таких «РЖД» мало, а щодо інших постачальників отримати вчасно документи можна, використовуючи конкуренцію на ринку, платіжні та іншіметоди переконання.

Регламенти та автоматизовані бізнес-процеси виключають внутрішні протиріччя

Облік залежить від інформації суміжних підрозділів: кадри, виробництво, будівельна ділянка, постачання, склад. Швидке закриття залучає всі підрозділи та досягає результату завдяки регламенту та автоматизованій системі управління бізнес-процесами.

Регламент фіксує рішення: терміни табелів, розрахунку заробітної плати, введення основних засобів, акти з будівельно-підрядних договорів, розрахунок собівартості тощо.

Автоматизована система управляє збором даних механічно та знеособлено, уникаючи внутрішніх конфліктів.

Приклад

М'ясокомбінат (ферми, переробка, транспортний блок та мережа торгових точок під єдиним брендом) використовує систему електронного документообігу «Перша Форма». 25 числа місяця формуються завдання відповідальним особам: заповнити табелі, закрити розрахунки, вкласти калькуляції та інші документи. Виконання завдання фіксується виконавцем та бухгалтерією, а інформація про порушення строків стікається до керівництва. Санкції за порушення розраховуються автоматично та коригують змінну частину оплати праці.

«Перша Форма» – одне з рішень щодо автоматизації бізнес-процесів нарівні із зарубіжними (IBM Notes, EMC Documentum та ін.), а також українськими [ЕОС (Дело), «1С» («1С:Документообіг 8»), DocsVision, Directum і т.д.]. Частково завдання можна вирішувати за допомогою Outlook MS.

Контрольні процедури та методологія полегшують ведення бізнесу, а не життя бухгалтерії

Питання контролю вирішуються не окремим завданням, а одночасно з описом бізнес-процесу через поділ повноважень, візування та налаштування систем.

Приклад

У компанії (ремонт ККМ у гіпермаркетах) призаклад договору в «1С» вказується термін завершення розрахунків за ним. Якщо розрахунки не завершено вчасно, з'являється нагадування та зупиняється сервіс.

Приклад

В одній девелоперській групі з іноземним володінням усі скан-копії документів прикріплюються до облікової системи до конкретної операції.

Ймовірно, це зайве для рядової операції, але життєво необхідно для договорів, підстав платежів, операцій з кредиту, будівництва, цесії та інших нестандартних подій. Коло таких документів визначається в регламенті, за винятком пошуків оригіналу, тиражування та збору для аудиторів.

Методологія обліку служить цілям компанії, тому всі політики у сфері обліку відштовхуються від реальних потреб бізнесу, а чи не комфорту бухгалтерської служби.

Приклад

Компанія з ремонту офісів А+ дає річну гарантію замовникам, які утримують 3,5% договору забезпечення. За досвідом компанії роботи виконуються в 98 випадках зі 100. Така практика говорить не про погану якість робіт, це демонстрація лояльності клієнту. Визнання утримання у доходах через рік дозволяє співвідносити витрати на гарантійний ремонт. Хоча бухгалтерії було зручно включати у доходи всю суму акта на момент здачі об'єкта.

Переоцінку активів, тест на знецінення, оцінку родовищ, розрахунок резервів можна організувати заздалегідь. Адже складно скласти базові моделі, а в готових повний перерахунок відбувається швидко. Для цього із зовнішніми контрагентами заздалегідь узгоджують договори та методики, аудиторів запрошують на проміжний етап.

Єдиний інформаційний комплекс будується за принципом "кожна подія обробляється в системі один раз"

Єдина інформаційна система на всю компанію – це в галузі IT-фантастики. Сучасніінтегровані між собою рішення складаються в гнучку і незалежну систему за принципом конструктора, використовуючи дані однієї системи інший без повторного введення.

Приклад

Можливість інтеграції – це головний принцип при виборі автоматизованих систем, для чого потрібні відповідність програмних модулів та єдина система довідників. Виявлення потреби в інформації у всіх користувачів дозволяє обробляти та заносити в систему подію один раз для всіх.

Приклад

Бухгалтеру Марії не потрібна інформація про дату погашення боргових цінних паперів, а юристу Петру потрібна. Щоб юрист не вів окремий реєстр, системі потрібні додаткові поля для введення даних із юридичної частини та звіти у потрібних розрізах.

Раніше використовували плани рахунків для різних цілей, однак сучасні системи зберігають інформацію в регістрах, яких завгодно. При введенні події вказують, у яких регістрах його відобразити, при цьому інформація, що повторює, копіюється, а що відрізняється заноситься окремо. Дані з регістрів чіпляються для фінансового обліку до планів рахунків, а нефінансового (продажу, виробництво, склад тощо. буд.) – формують звіти по регістрам у зручному і настроюваному індивідуально для користувача вигляді.

Малюнок 3. Єдиний обліковий комплекс забезпечує інформацією всі служби компанії

Дотримання регламенту обліку допомагає співробітникам фінансової служби, але його розробка перетворює життя на жах.

Регламент (інакше – правила, стандарт, положення тощо) – це затверджений та обов'язковий до застосування внутрішньофірмовий документ, в якому описані всі процедури, що здійснюються бухгалтерською службою та пов'язаними підрозділами, зазначені терміни їх здійснення та відповідальні за них посадові особи, атакож санкції та заохочення.

Сім із десяти регламентів пишуть на вимогу бухгалтерських та інших нормативних актів. Їхнє оформлення знижує окремі ризики, але не формує логічних бізнес-процесів.

Швидке закриття вимагає як регламент, а й систему мотивації щодо його дотримання. Зробити це можна внутрішніми силами, але досвідчені фінансові директори вважають за краще залучити до роботи консультантів. Ось їх основні аргументи:

Почнуться нападки з боку колег, для яких «цілком неможливо щось змінити, вони і так дуже стараються і переробляють».
На підготовку якісного документа піде багато часу, а отже регламент буде писатися роками або інші процеси страждатимуть через це.
Потрібні особливі компетенції, інакше регламент може бути «сирим».
Потрібні повноваження та статус, інакше співробітники, які задіяні в розробці та мають вагу в компанії, можуть саботувати роботу.

Для збереження внутрішнього клімату розробки регламенту віддати роль «поганого поліцейського» консультанту. Відповідальний за проект із боку компанії стане «хорошим поліцейським». Він залишиться в одному човні зі своєю командою і пояснить йому переваги нової системи.

Комплексний регламент включає:

облікову політику (для цілей б/в, оподаткування, управлінського обліку, МСФЗ);
порядок та строки проведення первинних документів (правила документообігу);
порядок надання коштів під звіт;
положення про відрядження;
перелік контрольних процедур;
показники ефективності бухгалтерської служби;
посадові інструкції кожного працівника бухгалтерської служби;
порядок наданняінформації з інших підрозділів;
перелік звітів та інформації, що надаються в інші підрозділи, регулярні та на запит, строки виконання;
посадові інструкції бухгалтерських працівників, а також фрагменти ДІ суміжних галузей;
структуру звітності та пояснень, характер і глибину інформації, що розкривається;
порядок взаємодії з аудиторами;
форми бухгалтерських довідок та інших первинних документів;
порядок отримання інформації про пов'язані сторони та операції з ними;
порядок огляду подій після звітної дати;
порядок отримання інформації про судові розгляди, що виникають, та інші спори, що вимагають визнання оціночних зобов'язань, умовних активів і зобов'язань.

Методичні рекомендації щодо управління фінансами компанії