Складаємо номенклатуру справ відділу кадрів (нюанси)

Що таке номенклатура, її функції, види

Номенклатура є довідником або класифікатором справ всього підприємства або його підрозділів із зазначенням періоду їх зберігання.

Основними нормативними джерелами, що регулюють порядок її ведення є:

Її основними функціями є:

спрощений пошук, розміщення паперів за папками;
наявність індексації наявних матеріалів;
встановлення періодів зберігання;
облік документів із терміном зберігання менше 10 років;
спрощене складання описів справ із великим часом безпеки (понад 10 років);
складання актів організації на знищення документів зі строком зберігання, що минув.

Розрізняють 3 види номенклатур:

Типову - затверджувану та обов'язкову для застосування на однотипних підприємствах.
Приблизну — рекомендаційний характер для певних організацій.
Індивідуальну - створювану та затверджувану в конкретній компанії. Цей вид прийнято ділити на 2 підвиди:
для певного підрозділу;
зведену, яка формується по всій компанії на підставі номенклатур підрозділів.

Навіщо потрібна номенклатура

Однією з основних завдань співробітника кадрової служби є збереження кадрових паперів (наказів про прийом на роботу, звільнення, відпустки тощо). Розібратися із цим питанням допоможе оформлення номенклатури справ. Отже, її основне призначення — забезпечення збереження документації.

Щоб визначити період зберігання справ, необхідно для початку їх класифікувати.

Терміни зберігання справ регламентують:

Наступним завданням працівникакадрової служби є проведення експертизи щодо цінності документів, за результатами якої їх можна поділити на такі види:

що підлягають збереженню тривалий період;
що підлягають зберіганню певний час, після якого вони можуть бути утилізовані;
підлягають передачі знищення внаслідок закінчення терміну їх зберігання.

Успішно впоратися із поставленими завданнями допоможе складання номенклатури справ, в якій відображаються:

список документації, з якою працюють співробітники всієї організації, що підлягає зберіганню певного часу;
термін її збереження.

Вимоги до складання

Основні вимоги щодо оформлення та складання номенклатури наступні:

Вона повинна охоплювати всі документи, що створюються, використовуються в процесі діяльності організації, а також надходять зі сторонніх компаній (наприклад, листування з контрагентами, сторонні запити, накази з основної діяльності, різні книги, журнали обліку, вхідна кореспонденція, графіки тощо) д.). Нормативно-правову літературу, а також довідники, які її містять, вносити не потрібно.
Обов'язково наявність чіткого заголовка, щоб:
повністю відобразити склад матеріалів тієї чи іншої справи;
уникнути випадкового приміщення інших листів, рахунків у складі матеріалів, які збігаються за терміном сохранности.
Папери всередині справи, що формується, розташовуються в залежності:
від ступеня їхньої важливості;
необхідного періоду зберігання.

На підприємствах з великою чисельністю співробітників та кількома підрозділами допускається складання окремого списку для кожного відділу. Підсумком оформлення ву цьому випадку стане створення зведеної номенклатури, що відображатиме справи всього підприємства. У цьому назвами розділів зведеного документа може бути найменування структурних підрозділів. А на підприємствах з невеликою чисельністю основними масивами будуть справи щодо управлінських функцій (керівництво, кадри та ін.).

Зазначений документ слід виготовляти у 4 екземплярах:

1-й зберігається у відділі діловодства;
2-й передається до необхідного відділу як довідник для спрощення роботи всього підрозділу;
3-й зберігає архів компанії;
4-й екземпляр формується за необхідності передачі у державний архів.

Особливості номенклатури справ кадрової служби

Кожне підприємство веде облік кадрових паперів, виходячи зі своєї особистої практики.

Однак серед працівників кадрової служби склалося кілька правил, які допоможуть значно спростити роботу, а також заповнення номенклатури:

Трудові угоди припустимо зберігати як окремо, і у складі особових справ. У 1-му випадку інформація вноситься окремим рядком до номенклатури під найменуванням «Трудові договори», у 2-му відомості вносяться під назвою «Особисті справи».
Облік додаткових угод окремо не ведеться, оскільки є невід'ємною частиною договору.
На підприємствах з великою чисельністю працівників допустимо систематизувати трудові договори на прізвища згідно з алфавітом.
Договори звільнених осіб підлягають вилученню із справи. З них формується новий альбом із нечинними договорами.
Особисті картки є основним обліковим документом, тому зберігаються окремо. Відповідно і в номенклатуру їх слід вносити у вигляді окремого масиву.
Особисті карткизвільнених осіб також підлягають переміщенню у справу «Особисті картки звільнених працівників».
Розпорядження з особового складу повинні розподілятися строго залежно від терміну їх зберігання: 75 чи 5 років.
Штатний розклад, а також всі його зміни найзручніше виділяти в окремий комплекс, але при цьому варто розуміти, що в цьому комплексі враховуватиметься його копія (штатний розклад є додатком до наказу з основної діяльності, а значить, його оригінал повинен зберігатися, враховуватись у цьому масиві номенклатури).

Структура номенклатури

Типову форму цього документа затверджено в Основних правилах роботи архівів організацій (додатки 7, 8), згідно з якими вона є обов'язковою для застосування на підприємствах незалежно від їх форми власності.

Її структура складається з наступних граф:

У графі 1 зазначаються індекси справ, що відображають інформацію:

про номер, наданий структурному підрозділу підприємства;
конкретному номері вказаної справи.

Наприклад, індекс 01-02 може означати, що справа складена у підрозділі 01 (наприклад, це може бути відділ кадрів) і відноситься до групи документів під номером 02 (наприклад, це можуть бути термінові трудові договори).

Після заповнення основної табличної частини необхідно прописати точну кількість справ, розподіливши їх за терміном зберігання:

до 10 років;
довгостроково, тобто понад 10 років;
постійно, тимчасово роботи всієї організації.

Твердження

Для затвердження номенклатури справ кадровику необхідно виконати такі дії:

остаточно сформувати документ, перевірити правильність зазначених відомостей, у разі потреби внести поправки,коригування (при цьому роздрукувати остаточний варіант необхідно буде заново);
погодити номенклатуру із співробітником, відповідальним за архів на підприємстві, а також керівником кадрової служби;
подати її на затвердження керівнику підприємства.

Якщо ж у фірмі практикується складання зведеної номенклатури (загальної для підприємства), то працівнику відділу кадрів, оформляющему її, після виконання пункту 2 необхідно додатково:

дочекатися, доки інші підрозділи компанії виконають аналогічні дії та затвердять списки справ своїх підрозділів (згідно з додатком 8 до Основних правил роботи архівів організацій);
передати номенклатуру відділу кадрів уповноваженому співробітнику для складання єдиного (зведеного) документа за формою за додатком 7 до Основних правил роботи архівів організацій.

І тут керівник затверджує не номенклатуру кожного підрозділу, лише зведену номенклатуру повністю.

Перегляд, уточнення та внесення змін

Перелік справ, прописаних у номенклатурі, був актуальним рік тому. Але в процесі діяльності підприємства багато може змінитися, наприклад, деякі форми паперів, напрямок роботи. Відділ кадрів не є винятком.

Зазвичай уточнювати цей важливий перелік необхідно наприкінці року, оскільки після закінчення стає зрозуміло, які види нових справ з'явилися, а які необхідно видалити.

Уточнення проводиться у 2 етапи:

Перегляд, уточнення цього документа проводиться в останньому кварталі року, що минає, з тією лише метою, щоб перед початком наступного року була сформована, затверджена та введена нова номенклатура.

При її складанні наступного року допустимо залишати кілька рядків для внесеннядодаткової інформації, тобто для вказівки нових справ, вести які розпочали цього року. Зазначені відомості слід записувати від руки із присвоєнням порядкового номера.

При цьому треба врахувати, що якщо в процесі робочого року необхідність у віданні будь-яких розділів відпала, закреслювати їх не слід.

Номенклатура справ відділу кадрів є уніфікованим списком, який виконує функцію довідника. Її ведення є обов'язковим для всіх підприємств. У ній відображаються відомості про всі документи, з якими працює організація, із зазначенням терміну їх зберігання. Її оформлення дозволяє покращити документообіг підприємства, систематизувати наявні папери, а також значно скоротити час на їх пошук.