Стаття Розрахунки з підзвітними особами (- Московський бухгалтер, 2003, N 1)
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Публікації з бухгалтерських видань 2006
Питання бухгалтерів - відповіді фахівців з фінансів 2006
Публікації з бухгалтерських видань
Публікації на тему збори ЕНВД
Публікації на тему збори
Публікації на тему податки
Публікації на тему ПДВ
Публікації на тему УСН
Запитання бухгалтерів - Відповіді фахівців
Запитання на тему ЕНВД
Запитання на тему збори
Запитання на тему податки
Запитання на тему ПДВ
Запитання на тему УСН
Стаття: Розрахунки з підзвітними особами ("Московський бухгалтер", 2003, N 1)
"Московський бухгалтер", N 1, 2003
РОЗРАХУНКИ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ
Нерідко московські фірми купують товар (роботи чи послуги) за готівку. Але, незважаючи на те, що до таких розрахунків усі давно звикли, помилки при розрахунках з підзвітними особами – справа типова. І багато хто на перший погляд невинні помилки можуть дорого обійтися організації.
Ми розглянемо найбільш типові і в той же час "дорогі" для фірми помилки під час розрахунків із підзвітниками.
Відсутність наказу щодо підзвітних осіб
Наказом щодо організації має бути затверджено перелік осіб, які мають право на отримання коштів під звіт. Як правило, до переліку входять водії, комірники, офіс-менеджери, секретарі, відряджені співробітники та інші.
У наказі мають бути встановлені:
- терміни, куди видаються підзвітні суми, та його граничний размер;
- порядок поданняавансових звітів;
- заборона видачі грошей працівникові під звіт за умови неповного звіту щодо раніше виданого авансу;
- заборона передачі підзвітних коштів від одного працівника іншому.
Перелічених у наказі співробітників слід ознайомити з ним обов'язково.
Якщо такого наказу в організації немає, податківці вважають, що термін видачі підзвітних сум не встановлено. Отже, розрахунки за підзвітними сумами мають бути здійснені не більше одного робочого дня.
Застаріла форма авансового звіту
При перевірці податківці, напевно, винесуть вердикт, що фірма грубо порушила правила ведення бухобліку (в даному випадку - спотворила рядок бухгалтерського балансу більш ніж на 10 відсотків), використовуючи документи не встановленої форми. Отже, є всі підстави оштрафувати керівництво підприємства за ст.15.11 КпАП України на суму від 2000 до 3000 руб.
Недотримання граничного розміру
розрахунків з організаціями
Так що будь-яку покупку підзвітника від імені фірми за одним договором понад 60 000 руб. податківці однозначно трактують як перевищення ліміту.
Граничного розміру розрахунків "готівкою" між організаціями та фізичними особами не встановлено. Тому деякі фірми намагаються використовувати це становище і змушують співробітників здійснювати покупки від свого імені та власним коштом. Проте, згідно зі ст.183 Цивільного кодексу, правочин неуповноваженою особою вважатиметься укладеним від імені юридичної особи, якщо керівництво надалі схвалить цю угоду (підпише авансовий звіт підзвітної особи). Значить, зазначений ліміт податківці застосують і за розрахунків готівкою за допомогою підзвітників.
Якщо в ході податкової перевірки буде виявлено це порушення,керівнику загрожує штраф від 4000 до 5000 руб., а самій фірмі – від 40 000 до 50 000 руб. (Ст.151 КпАП РФ).
Неправильне оформлення товарного чека
Придбання канцелярських, господарських та інших товарів у роздрібній торгівлі має підтверджуватись чеком ККМ та товарним чеком, що також містить позначку про оплату. Товарний чек служить для розшифрування відомостей, зазначених у касовому чеку. У ньому має бути докладно описано, що, скільки за яку ціну придбав підзвітник.
Якщо в чеку буде просто зазначено: "Гостовари" або "канцтовари", податківці до нього обов'язково причепляться. Раптом було придбано товарно-матеріальні цінності вартістю менше 10 000 руб., але з терміном служби більше 12 місяців (наприклад, вентилятор чи дорогий бухгалтерський калькулятор)? У такому разі вони мають бути оприбутковані як основні засоби відповідно до ПБО 6/01 "Облік основних засобів".
Якщо все-таки підзвітник надав товарний чек без розшифровки, ситуацію можна врятувати. Потрібно організувати комісію із уповноважених осіб (наприклад, у складі бухгалтера, завскладом чи офіс-менеджера). Комісія становитиме акт, у якому зафіксує, що і для яких цілей придбано.
Трапляються випадки, коли працівник фірми закуповує товар за рахунок власних коштів, а вже потім організація відшкодовує йому витрати. Податківці розглядають таку операцію як факт купівлі фірмою товару у фізичної особи та вимагають включити виплачені працівникові гроші до розрахунку податку на доходи фізичних осіб.
Щоб не було суперечок із податківцями, пропонуємо вчинити так.
Бухгалтер "Сіріуса" відбив операції таким чином:
Дебет 10 Кредит 73
- Відбито заборгованість перед фізичною особою - співробітником підприємства;
Дебет 73 Кредит71
- виникла заборгованість перед фізичною особою за підзвітними сумами на підставі затвердженого авансового звіту;
Дебет 71 Кредит 50
- Погашена заборгованість перед підзвітною особою.
Проте директор фірми може вважати, що співробітник виявив надмірну самостійність, і відмовиться затверджувати авансовий звіт. А набуті цінності вже оприбутковано та передано в експлуатацію. У такому разі необхідно укласти з працівником договір купівлі-продажу та обчислити ПДФО з отриманого ним доходу.
Неправильне відображення операцій у бухобліку
Типова бухгалтерська помилка - списання матеріальних цінностей на рахунки витрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприбуткування.
Приклад 2. Секретар ТОВ "Лотос" як підзвітна особа придбала степлери вартістю 1000 руб. На підставі товарного та касового чеків бухгалтер "Лотоса" зробила запис:
Дебет 26 Кредит 71
- 1000 руб. - Придбано канцелярське приладдя.
При цьому факти оприбуткування та передачі степлерів в експлуатацію в бухобліку фірми підтверджено не були. Отже, включення вартості степлерів до складу витрат було необґрунтованим.
В даному випадку слід зробити записи:
Дебет 10 Кредит 71
- 1000 руб. - оприбутковані степлери, придбані підзвітною особою;
Дебет 26 Кредит 10
- 1000 руб. - передані в експлуатацію степлери.
Нагадуємо, що неправильне відображення на рахунках бухобліку та у звітності господарських операцій, коштів, матеріальних цінностей загрожує фірмі штрафом від 5000 до 15 000 руб. залежно від цього, у скількох податкових періодах допускалося порушення (ст.120 НК РФ).
Помилки у звітності
Рахунок 71 – активно-пасивний і може мати в аналітичному облікуодночасно як дебетове, і кредитове сальдо. Наприклад, видані під звіт Іванову суми відображаються по дебету рахунки 71, а заборгованість підприємства за авансовим звітом Петрова фіксується за кредитом рахунки 71. У бухгалтерському балансі дебіторську заборгованість за розрахунками з підзвітниками необхідно врахувати за рядком 246, а кредиторську - за рядком 628.
Якщо бухгалтер цього правила не дотримується, наслідки будуть такі ж, як і в попередній ситуації.
Без звіту – знову під звіт
Поширеною помилкою є видача грошей під звіт співробітникам, які ще не звітували за попереднім звітом. У цьому порушується п.11 Порядку. Податківці вважають за краще трактувати цю ситуацію так.
Ставка рефінансування ЦБ Україна на дату видачі підзвітних сум – 21 відсоток.
Під час перевірки податківці не повернену вчасно суму трактували як безвідсоткову позику та розрахували матеріальну вигоду, що включається до оподатковуваного доходу працівника відповідно до п.1 ст.212 Податкового кодексу:
10000 руб. x 21% x 3/4: 365 дн. x 31 день = 134 руб.
Сума податку з матеріальної вигоди становитиме 47 руб. (134 руб. x 35%).
На нашу думку, податківці не мають рації. Відповідно до ст.808 ЦК України між позикодавцем та позичальником має бути укладено письмовий договір. Немає договору – немає позики.
Неправильний облік відрядження
Працівнику відшкодовуються лише витрати на проїзд до місця відрядження та назад. Витрати на користування внутрішньоміським транспортом повинні покриватися добовими. Але дуже часто авансові звіти включають витрати на проїзд в автобусі або тролейбусі з додатком талонів. Крім того, за рахунок добових повинні покриватися також витрати на користування міні-баром, харчування, вартість цукерок та печива до чаю.обслуговування в готелях.
При відрядженнях за кордон часто зустрічається помилка, коли працівник витрачає видану під звіт валюту на інші цілі, наприклад, на проведення платежів із зовнішньоекономічних угод або купівлю матеріальних цінностей. Податківці трактуватимуть ці витрати як використання валюти на особисті потреби.
Звертаємо увагу, що для правильного відображення розрахунків із співробітниками, відправленими у відрядження, перш за все потрібно враховувати мету відрядження. Адже витрати на невиробничі відрядження (наприклад, поїздки, пов'язані з лікуванням співробітників, обслуговуванням та передачею об'єктів невиробничого призначення) відносяться до інших і не враховуються при обчисленні податку на прибуток.